探析企業(yè)檔案管理中的保密問題

　　【摘要】隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，檔案保密管理工作十分重要，本文從強(qiáng)化檔案保密意識， 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)， 明確規(guī)定檔案管理人員的工作職責(zé)， 建立健全檔案管理管理制度，加強(qiáng)檔案庫房的安全建設(shè)，準(zhǔn)確確定檔案的保管期限， 做好檔案密級的調(diào)整工作， 加強(qiáng)絕密檔案的管理和保密八個(gè)方面提出了如何做好檔案管理中的保密工作。

　　【關(guān)鍵詞】企業(yè);檔案管理;保密工作

　　隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，企業(yè)間合作的日益增進(jìn)，企業(yè)檔案承載著企業(yè)的安全、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等諸多方面的商業(yè)秘密。所以，檔案保密工作管理是檔案管理中的重中之重。

　　所謂檔案管理中的保密工作，是指檔案管理過程中對涉密檔案的管理，主要包括涉密檔案存放的硬件建設(shè)要求、涉密檔案管理制度的健全、檔案管理人員的保密責(zé)任、檔案保密管理與利用的關(guān)系等。如果檔案管理工作中某些不規(guī)范的行為會對企業(yè)商業(yè)秘密和安全構(gòu)成威脅，能否做好企業(yè)檔案管理過程中的保密工作，直接關(guān)系到企業(yè)的安全和利益，誰的保密工作做得好，誰就能在競爭中掌握主動(dòng)，取得優(yōu)勢。因此檔案保密工作正面臨著一系列新問題，作為檔案管理人員，必須強(qiáng)化檔案安全意識，加強(qiáng)檔案保密管理，做好檔案密級調(diào)整、檔案利用監(jiān)督、檔案開放中的保密等工作， 以及嚴(yán)格落實(shí)檔案保管人員職責(zé)，確保檔案保密管理工作規(guī)范有序。那么如何做好檔案管理中的保密工作，在具體實(shí)踐工作中，就以下八個(gè)方面闡述自己的幾點(diǎn)粗淺認(rèn)識。

　　1、強(qiáng)化檔案保密意識

　　企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理部門要不斷增強(qiáng)做好檔案保密工作的責(zé)任感和使命感， 切實(shí)重視和不斷強(qiáng)化檔案保密工作，要加強(qiáng)檔案保密、宣傳工作的力度，經(jīng)常開展對《檔案法》、《保密法》的宣傳教育，組織觀看泄密案例教育等形式，多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作，提高員工的保密觀念、保密工作的自覺性和責(zé)任感，自覺履行保守國家秘密的義務(wù)。要認(rèn)真貫徹“預(yù)防為主”的方針政策， 防止和克服麻痹大意的的思想和僥幸心理，要經(jīng)常開展安全教育工作，講明、講清檔案安全工作的重要性，講足、講透檔案泄密的危害和后果，讓檔案安全意識真正深入人心，對涉密檔案的借閱、保管、銷毀等環(huán)節(jié)要嚴(yán)格遵守檔案保密制度，把安全責(zé)任意識貫穿于檔案工作的始終，牢固樹立“保密工作無小事”的責(zé)任意識，提高保密工作的自覺性和責(zé)任感。

　　2、提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

　　檔案管理工作是一項(xiàng)政策性和業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，檔案管理需要各種高素質(zhì)的人才，由于對檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，一方面檔案管理人員要具備較高的政治思想品德和職業(yè)道德，認(rèn)真客觀地、辯證地、全面地研究和分析工作中存在的問題，要熱愛檔案工作。發(fā)揚(yáng)不求索取的無私奉獻(xiàn)精神，做好檔案管理每個(gè)環(huán)節(jié)的工作，一絲不茍，精益求精;同時(shí)要解放思想勇于創(chuàng)新，創(chuàng)造性地開展工作，及時(shí)提出工作新思路，使工作取得新突破。另一方面檔案專業(yè)人員要有一定的檔案基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識。檔案工作是一門管理科學(xué)，要實(shí)行科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理檔案，必須努力學(xué)習(xí)和掌握好檔案學(xué)基礎(chǔ)理論基礎(chǔ)和專業(yè)知識，要懂得檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)等基礎(chǔ)理論，要熟悉和掌握管理學(xué)的一般原理和檔案管理學(xué)知識及其在管理工作中的應(yīng)用，檔案管理人員還要熟悉本單位及其業(yè)務(wù)各部門的職能范圍、業(yè)務(wù)分工和業(yè)務(wù)知識，熟悉和掌握自己所管檔案的內(nèi)容及與內(nèi)容相關(guān)的文史等方面知識。

　　3、明確規(guī)定檔案管理人員的工作職責(zé)

　　檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作中要做到“四不”，即不壞、不丟、不散、不亂。“不壞”.就是使檔案保管礙完好無損.不致因各種不利因素而使檔案毀壞：“不丟”.就是使檔案絕對安全.不致因工作疏忽而使檔案遺失或被盜。不僅保證檔案實(shí)體安全.也要保證檔案內(nèi)容的安全：“不散”.就是要求檔案的管理相對集中.不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便：“不亂”.就是要求檔案保管工作有條不紊.整齊規(guī)范.有規(guī)可循.有目可查。

　　現(xiàn)在企業(yè)檔案管理已進(jìn)入信息化時(shí)代，檔案管理人員作為涉密信息的保管者，要增強(qiáng)責(zé)任感和緊迫感，充分認(rèn)識到信息化條件下加強(qiáng)保密工作的重要意義。不準(zhǔn)將涉密計(jì)算機(jī)或存儲介質(zhì)接入互聯(lián)網(wǎng);不準(zhǔn)用非涉密計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)處置涉密信息。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，時(shí)刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

　　4、建立健全檔案管理管理制度

　　制度防線是維護(hù)檔案安全的根本保障，要建立健全和不斷修訂、充實(shí)、完善檔案實(shí)體安全與檔案信息安全的管理制度。在規(guī)章制度建設(shè)的基礎(chǔ)上，應(yīng)結(jié)合實(shí)際，建立一套規(guī)范、科學(xué)的規(guī)章制度，如檔案實(shí)體安全的保管、保密、利用、交接、銷毀制度、檔案信息安全的學(xué)習(xí)培訓(xùn)制度、電子文件與電子檔案的保管、利用制度和計(jì)算機(jī)檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)急預(yù)案及電子文件與電子檔案異地備份制度等。制度建立后，要狠抓落實(shí)，加強(qiáng)對執(zhí)行檔案安全制度情況的監(jiān)督檢查，層層落實(shí)檔案安全責(zé)任制，落實(shí)分管領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任人員，責(zé)任到人。

　　5、加強(qiáng)檔案庫房的安全建設(shè)

　　檔案庫房是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障，首先，檔案庫房應(yīng)配備防盜門、鐵欄窗、報(bào)警器、電子監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)施，并隨時(shí)做好各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備的檢修、維護(hù)工作。其次，檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，落實(shí)雙人雙鎖等嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。其三，涉及企業(yè)及國家秘密的檔案應(yīng)單獨(dú)保管，要設(shè)帶鎖的移動(dòng)密集檔案架、帶密碼鎖的保險(xiǎn)柜等，從保管條件上確保檔案的安全。其四，應(yīng)減少檔案的破損率，延長檔案的使用壽命。另外，要堅(jiān)持日常監(jiān)督與重點(diǎn)檢查相結(jié)合，不定期組織全面細(xì)致的安全檢查，在認(rèn)真清點(diǎn)核對檔案數(shù)目的同時(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除檔案庫房的安全隱患，做到及時(shí)檢查、及時(shí)清理，采取切實(shí)的有效措施，堵塞危及檔案安全的漏洞。

　　6、準(zhǔn)確確定檔案的保管期限

　　根據(jù)本單位工作的需要和為國家積累歷史文化財(cái)富的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國家秘密事項(xiàng)在一定時(shí)間內(nèi)如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi)，受國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù)，產(chǎn)生法律效力的時(shí)限�！秶�家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級事項(xiàng)不超過30 年，機(jī)密級事項(xiàng)不超過20 年，秘密級事項(xiàng)不超過10 年。

　　7、做好檔案密級的調(diào)整工作

　　對涉密檔案的變化調(diào)整，不僅要立足于當(dāng)前的實(shí)際工作，還要著眼于長遠(yuǎn)，為了適應(yīng)涉密檔案調(diào)密工作制度化、正規(guī)化的需要，應(yīng)建立以下三個(gè)制度，一是建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密;二是建立調(diào)密通知單制度，對保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級文件，要下發(fā)通知單告知檔案人員，以便銜接工作，及時(shí)掌握，適時(shí)變動(dòng);三是建立涉密檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度，加強(qiáng)涉密檔案的規(guī)范化建設(shè)。

　　8 加強(qiáng)絕密檔案的管理和保密

　　絕密檔案是黨和國家的核心秘密，它關(guān)系到黨和國家的安全，關(guān)系到國家的政治活動(dòng)、軍事活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成敗。因此為確保國家核心秘密的安全，必須管理好絕密檔案。首先，絕密檔案應(yīng)與非絕密檔案分別保管。要設(shè)帶鎖的移動(dòng)密集檔案架，帶密碼鎖的保險(xiǎn)柜等，從保管條件上確保絕密檔案的安全。其次，提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)。絕密檔案管理人員有知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)，因此，他們對保守黨和國家的秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任。

　　總之，當(dāng)代世紀(jì)已進(jìn)入一個(gè)信息時(shí)代，我們應(yīng)抓住機(jī)會，與時(shí)俱進(jìn)，建立更加高效的管理系統(tǒng)，更好地為單位的經(jīng)營管理服務(wù)，為我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展助力，保守企業(yè)機(jī)密是每個(gè)員工必須履行的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)，做好企業(yè)檔案保密工作，使檔案信息得到充分的利用，將檔案價(jià)值最大化，才能使企業(yè)利益最大化。

　　參考文獻(xiàn)：

　　張恒，雷志輝，丁曉等.一種改進(jìn)的中值濾波算法.中國圖象圖形學(xué)報(bào)，2004， 9(4) ： 408～411

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