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OA系統(tǒng)運行情況報告
一、 OA概述
在OA剛剛出現(xiàn)的時候，政府和事業(yè)單位的確是OA的主要用戶，OA還沒有進入企業(yè)。所以人們認為OA并不能解決企業(yè)管理層關(guān)心和控制企業(yè)運營過程中關(guān)鍵業(yè)務過程的作用，也沒有幫助員工有效的輔助到他們的日常辦公。但是伴隨著OA 的逐步發(fā)展，企業(yè)成為OA應用的廣泛對象，OA也不再停留在傳統(tǒng)的收發(fā)文系統(tǒng)或行政辦公系統(tǒng)，OA發(fā)生了質(zhì)的變化。它需要結(jié)合不同的部門和崗位、人員，成為他們的個性化的辦公系統(tǒng)才有生命力。對于管理層來說，辦公審批(不僅指公文，更多的管理流程和業(yè)務流程的審批)以及員工輸入的數(shù)據(jù)匯總為不同權(quán)限的報表就是他們的辦公系統(tǒng)。對于其他部門來說，他們除日常行政辦公支持外，更需要他們的日常的業(yè)務流程的審批(如采購流程，合同審批，出差，借款，資金的審批)，這些資源與信息的協(xié)同運作，才能構(gòu)建適合現(xiàn)代企業(yè)運作和應用的協(xié)同辦公OA產(chǎn)品。
二、 系統(tǒng)上線
總裁辦在2010年9月份展開了集團OA系統(tǒng)的上線準備工作，完成了包括服務器的安裝配置、網(wǎng)絡機房的選址、人員信息的收集及整理、各功能模塊的應用設(shè)定、郵件系統(tǒng)配置及切換、OA系統(tǒng)運行測試等主要工作，集團OA辦公系統(tǒng)在2010年9月底正式上線運行，總裁辦并在系統(tǒng)上線后及時安排了在總部和項目公司的操作培訓，方便集團員工及時熟悉及使用OA系統(tǒng)。
集團OA系統(tǒng)上線使用后，總體運行情況穩(wěn)定，未出現(xiàn)過嚴重的問題或故障。
三、 OA系統(tǒng)的使用意義
1. 建立集團信息發(fā)布平臺：在集團內(nèi)部建立了一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如：公告、論壇、規(guī)章制度、新聞，促使技術(shù)交流、公告事項等能夠在集團內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠及時了解公司的發(fā)展動態(tài)；
2. 實現(xiàn)工作流程的自動化：工作申請及審批流程的使用，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效率的協(xié)作。各個單位都存在著大量流程化的工作，例如各種申請、審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現(xiàn)工作流程的自動化，就可以規(guī)范各項工作，提高各單位及部門之間協(xié)同工作的效率；
3. 實現(xiàn)知識管理的自動化：傳統(tǒng)的手工辦公模式下，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。辦公自動化使各種文檔實現(xiàn)電子化，通過電子文件的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進行使用和共享；
4. 輔助辦公：像圖書管理、檔案管理、考勤管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞招缘霓k公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實現(xiàn)了這些輔助辦公的自動化；
5. 協(xié)同辦公：就是要支持多分支機構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動辦公。隨著集團的業(yè)務發(fā)展及考慮到新的地區(qū)公司的地域分布，移動辦公和協(xié)同辦公成為很迫切的一種需求。通過協(xié)同辦公使相關(guān)信息能夠獲得有效的整合，提高集團總部領(lǐng)導層整體的反應速度和決策能力。
隨著集團信息化的建設(shè)與發(fā)展，OA（辦公自動化系統(tǒng)）的應用也越來越廣泛，它將從單純的電子文檔審批和信息發(fā)布轉(zhuǎn)變?yōu)橐惶淄暾男畔⒒芾硐到y(tǒng)，更重要的是透過先進的管理思想和方法實現(xiàn)管理的提升、業(yè)務的改善，促進企業(yè)制度與文化的發(fā)展。
四、 已上線的OA功能應用
1. 工作流程：
1.1 上線流程數(shù)：共57個，其中公文類1個，人資類34個，行政類11個，運營類1個，信息類4個，系統(tǒng)流程6個；
1.2 流程使用情況：上線流程已審批結(jié)束的3337筆，正在審批的流程266筆。
2. 電子郵件：已全員開通了郵件系統(tǒng)，極大方便了內(nèi)部和外部的信息數(shù)據(jù)交流
傳遞。之前是租用的公網(wǎng)郵件系統(tǒng)，用戶數(shù)及容量均無法滿足集團快速發(fā)展的需要，集團自己搭建郵件系統(tǒng)后解決了這些問題，也極大提高了我們郵箱數(shù)據(jù)的安全性。
五、 模塊應用開發(fā)計劃
OA系統(tǒng)本身包含了很多功能模塊，但在實際工作環(huán)境中，有些功能無法滿足我們的實際使用需求，這就需要我們在原來的基礎(chǔ)上進行系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口開發(fā)及相關(guān)功能完善。目前有需求意向的主要是以下幾方面：
1. 行政資產(chǎn)管理；
2. 檔案查詢系統(tǒng)；
3. 即時通訊功能升級；
4. 人資及考勤管理；
5. 相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能；
6. 其它系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口開發(fā)；
六、 OA系統(tǒng)推進問題及改進措施：
1. 流程上線數(shù)量偏少：流程上線需要總裁辦和各單位、各中心的進一步溝通，更需要相關(guān)單位的配合。OA作為管理軟件，最終應用到企業(yè)，軟件只是一個工具，關(guān)鍵靠人去用，企業(yè)應用深度與否取決于各單位及各中心領(lǐng)導的重視程度，以及配套的管理制度保證。
2. 流程審批不及時：一部分管理人員尚未養(yǎng)成及時登錄OA系統(tǒng)進行審批工作的習慣，造成有些工作的審批不及時�？偛棉k信息部考慮采用流程審批統(tǒng)計功能，分析審批過程，及考慮增加手機短信提醒和開發(fā)手機移動辦公（即智能手機審批流程）模塊，進一步提高流程審批的運行效率。
3. 模塊功能未充分發(fā)掘：集團OA系統(tǒng)上線時間較短，有些功能模塊還沒有充分利用，例如圖書管理、考勤管理等，接下來總裁辦信息管理部將通過培訓等方式進行模塊應用的推進，充分發(fā)揮OA系統(tǒng)的整理功能。我們的策略是先把企業(yè)目前最迫切，最關(guān)鍵，見效最快的需求提煉出來，在此基礎(chǔ)上逐漸加深應用，然后擴展新的需求。
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