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如何寫(xiě)好商務(wù)報(bào)告
商務(wù)概念的提出是改革的產(chǎn)物，有一個(gè)演變的過(guò)程：貿(mào)易部——商業(yè)部、外貿(mào)部——內(nèi)貿(mào)部——內(nèi)貿(mào)局——商務(wù)部。下面是小編為你帶來(lái)的如何寫(xiě)好商務(wù)報(bào)告 ，歡迎閱讀。
商務(wù)報(bào)告是指針對(duì)某種特殊的、有意義的商務(wù)目的，向一個(gè)人或多個(gè)人提供的公正、客觀和有計(jì)劃的事實(shí)陳述。報(bào)告中所陳述的事實(shí)必須與事件、條件、質(zhì)量、進(jìn)展、結(jié)果、問(wèn)題或提議的解決方案有關(guān)，幫助當(dāng)事人了解復(fù)雜的商業(yè)情況，計(jì)劃進(jìn)程，解決問(wèn)題，使上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)就一系列事件做出決策。
商務(wù)英語(yǔ)報(bào)告則是以英語(yǔ)語(yǔ)言撰寫(xiě)的商務(wù)報(bào)告。按種類(lèi)劃分，常見(jiàn)的有：事件調(diào)查報(bào)告（Investigative
Reports）、意見(jiàn)調(diào)查報(bào)告（Survey Reports）、周報(bào)告（Weekly Reports）、月度報(bào)告（Monthly
Reports）、進(jìn)展報(bào)告（Progress Reports）、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告（Market Research
Reports）、可行性研究報(bào)告（Feasibility
Reports）等。盡管這些報(bào)告都有自身的特點(diǎn)，但它們都遵循商務(wù)英語(yǔ)報(bào)告總體寫(xiě)作原則。本文不僅詳盡介紹了商務(wù)英語(yǔ)報(bào)告寫(xiě)作的總體原則，還就各種寫(xiě)作方法、寫(xiě)作語(yǔ)氣和寫(xiě)作構(gòu)成等做了闡述。
一、商務(wù)英語(yǔ)報(bào)告寫(xiě)作的總體原則
在撰寫(xiě)商務(wù)英語(yǔ)報(bào)告時(shí)，應(yīng)確保報(bào)告內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤（Accurate）、簡(jiǎn)明扼要（Brief），結(jié)構(gòu)清晰（Clear），建議明確果斷（Decisive），故簡(jiǎn)稱(chēng)ABCD原則。具體內(nèi)容如下：
·
內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤：報(bào)告的正確性不僅僅是指英語(yǔ)語(yǔ)法、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和拼寫(xiě)，更重要的是其內(nèi)容要敘述的正確。報(bào)告的事實(shí)陳述部分既不能因嘩眾取寵而夸大其詞，也不能因其涉及的令人不愉快的消息而低調(diào)陳述。實(shí)事求是、準(zhǔn)確無(wú)誤是報(bào)告寫(xiě)作的重要原則。
·
內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要：報(bào)告的長(zhǎng)短一般取決于報(bào)告的內(nèi)容及其正式程度。正式報(bào)告篇幅一般較長(zhǎng)，而非正式報(bào)告則較短。不論何種報(bào)告，報(bào)告的語(yǔ)言必須簡(jiǎn)潔、流暢，切忌陳詞濫調(diào)。一份拖沓冗長(zhǎng)的報(bào)告不僅寫(xiě)時(shí)費(fèi)力，對(duì)方閱讀更浪費(fèi)時(shí)間。撰寫(xiě)商務(wù)英語(yǔ)報(bào)告時(shí)要盡量避免羅嗦，用盡可能較少的文字，完整、清楚地表達(dá)需要表達(dá)的意。
· 結(jié)構(gòu)清晰明了：用數(shù)字、符號(hào)標(biāo)明段落、層次、要點(diǎn)等，加強(qiáng)邏輯性，使讀者一目了然。
· 建議明確果斷：多數(shù)報(bào)告都有結(jié)論和建議部分，是報(bào)告的核心。撰寫(xiě)時(shí)，應(yīng)確保報(bào)告的結(jié)論和建議是經(jīng)過(guò)充分論證而得出的，而且應(yīng)明確果斷，切忌模棱兩可。
二、商務(wù)英語(yǔ)報(bào)告的四步寫(xiě)作法
在撰寫(xiě)報(bào)告之前，應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備。因此，撰寫(xiě)者不妨應(yīng)先回答以下幾個(gè)問(wèn)題：
· 報(bào)告的目的：為什么寫(xiě)這份報(bào)告？
· 報(bào)告的讀者：誰(shuí)是報(bào)告的讀者？他（們）知道什么信息？他（們）需要什么信息？
· 報(bào)告的素材：撰寫(xiě)這份報(bào)告需要收集哪些信息？到哪里去收集這些信息？
· 報(bào)告的結(jié)構(gòu)：如何構(gòu)思報(bào)告？如何做到報(bào)告結(jié)構(gòu)清晰，便于讀者閱讀？是否需要自己設(shè)計(jì)報(bào)告的格式還是公司有現(xiàn)成的格式可以參照？
· 報(bào)告的寫(xiě)作期限：報(bào)告何時(shí)須上交？
回答完以上問(wèn)題后，可以按照以下四個(gè)步驟進(jìn)行運(yùn)作：
1.收集信息（Collecting
Information）：收集信息可以采取口頭或書(shū)面形式。口頭形式包括面對(duì)面溝通或電話溝通獲取信息等；書(shū)面形式指的是用辦公室便函（Memos）、電子郵件（Emails）、問(wèn)卷調(diào)查（Questionnaires）等手段向公司內(nèi)部或外部索取信息。此外，查閱公司的相關(guān)材料（如產(chǎn)品目錄、價(jià)格單等）也屬于書(shū)面收集信息形式。
2.謀篇布局（Planning the
structure）：確定報(bào)告寫(xiě)作的目的，對(duì)收集到的信息進(jìn)行整理、分類(lèi)，刪除無(wú)關(guān)信息。然后按照信息的重要程度進(jìn)行合理排列，列成提綱。若需要擺放插圖或圖表，也應(yīng)在這一階段確定其在報(bào)告中的位置。
3.撰寫(xiě)草稿（Writing the draft）：撰寫(xiě)報(bào)告的各個(gè)部分，各部分的具體內(nèi)容在本文第四部分詳細(xì)講解。
4.校對(duì)編輯（Proofreading and
editing）：校對(duì)編輯報(bào)告寫(xiě)作的最后一個(gè)過(guò)程也是極其重要的一個(gè)過(guò)程，很遺憾這一過(guò)程往往被人忽視。撰寫(xiě)人寫(xiě)完草稿后應(yīng)對(duì)報(bào)告進(jìn)行全面檢查，檢查的具體內(nèi)容包括兩方面：一是語(yǔ)言，包括語(yǔ)法、拼寫(xiě)、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、語(yǔ)言風(fēng)格等；二是信息，包括數(shù)據(jù)、圖表、觀點(diǎn)等。檢查后，應(yīng)對(duì)報(bào)告進(jìn)行編輯，盡量做到報(bào)告便于讀者閱讀。
三、商務(wù)英語(yǔ)報(bào)告的寫(xiě)作語(yǔ)氣
一般而言，報(bào)告大多由下屬寫(xiě)給上司，使用的語(yǔ)言多為正式。此外，報(bào)告的內(nèi)容和篇幅也決定了其寫(xiě)作語(yǔ)氣比商務(wù)信函要正式的多。在撰寫(xiě)商務(wù)英語(yǔ)報(bào)告的過(guò)程中，可以適當(dāng)多使用一些能提高語(yǔ)言正式度英語(yǔ)語(yǔ)法結(jié)構(gòu)。具體而言如下：
· 使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)，如：The e-Source message will be delivered to the target audience
multiple times through multiple avenues.
· 使用復(fù)雜詞匯，如：The training system incorporates (includes) many visual aids.
· 使用長(zhǎng)句子，如：The content and message of the kit will be similar to that sent
to conventional outlets, but will be tailored to electronic media and will
either be e-mailed to the Webmaster or sent in hard copy and on a
diskette.
· 使用名詞短語(yǔ)，如：The rectification of this problem can be achieved by ion
of a wedge.
· 使用非人物主語(yǔ)，如：Putting a copy of this CD-ROM in the hands of editors of
targeted publications will allow them to see for themselves the features
of the State Computer Store.
· 使用分詞短語(yǔ)，如：Armed with this information, our customers will be able to
identify trends and make strategic decisions in accordance with their
agency’s goals.
· 使用動(dòng)詞不定式，如：To streamline the internal approval process, we can e-mail
our quote to our purchasing agent for budget approval.
· 使用介詞短語(yǔ)，如：With convenient access to Web Services in our online
Electronic Product and Pricing Catalog & Order Tracking and Status System,
customers can generate sales and service reports upon demand.
四、商務(wù)英語(yǔ)報(bào)告各構(gòu)成部分寫(xiě)作介紹
一般來(lái)說(shuō)，商務(wù)英語(yǔ)報(bào)告的常見(jiàn)構(gòu)成部分有：摘要（Executive Summary）、標(biāo)題（Title）、導(dǎo)言（Introduction/ Termsof Reference）、材料收集方法（Methodology/Proceedings）、調(diào)查結(jié)果（Findings）、結(jié)論（Conclusions）、建議（Recommendations）、附錄（Appendices）等。以下就各個(gè)部分的內(nèi)容及其寫(xiě)作方法分別講解。
（一）摘要（Executive Summary）
一份正式且篇幅較長(zhǎng)的報(bào)告通常在報(bào)告的前面加上摘要。摘要一般不超過(guò)一頁(yè)，是報(bào)告的導(dǎo)言、調(diào)查結(jié)果、結(jié)論和建議的內(nèi)容總結(jié)。這部分一般是在整篇報(bào)告寫(xiě)好以后再寫(xiě)。非正式或篇幅較短的報(bào)告則無(wú)需寫(xiě)報(bào)告摘要。寫(xiě)摘要時(shí)，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
· 盡量限制段落的數(shù)量，一般可用三段式：報(bào)告的目的、報(bào)告的調(diào)查結(jié)果和結(jié)論、報(bào)告的建議。
· 摘要寫(xiě)作的時(shí)態(tài)用一般現(xiàn)在時(shí)，因?yàn)閳?bào)告已經(jīng)存在。如“This report shows…”屬于正確表達(dá)，而“This report will
show…”則不妥。
· 報(bào)告摘要中無(wú)需引用具體數(shù)據(jù)�？捎谩癰y and large、the vast majority、only a
few”等語(yǔ)言表達(dá)大概的數(shù)據(jù)或趨勢(shì)。
（二）標(biāo)題（Title）
報(bào)告的標(biāo)題應(yīng)盡可能概括報(bào)告的內(nèi)容，因?yàn)樗钦獔?bào)告的信息濃縮，而且標(biāo)題應(yīng)該準(zhǔn)確、客觀，不應(yīng)像報(bào)刊文章標(biāo)題那樣為了吸引讀者的注意力而別出心裁。此外，標(biāo)題應(yīng)該是名詞短語(yǔ)或動(dòng)名詞短語(yǔ)。如以下幾例：“Report
on Improving the Training Methods of HDC、Report on the Proposed Incentive
Scheme、Report on the Adoption of Flex-time Working Systems”。
�。ㄈ⿲�(dǎo)言（Introduction/ Terms of Reference）
在導(dǎo)言部分，扼要地說(shuō)明一下報(bào)告的寫(xiě)作背景和主旨。此外，還應(yīng)該注明報(bào)告提交給何人、何時(shí)提交的。如果是事件調(diào)查報(bào)告應(yīng)首先說(shuō)明事件的經(jīng)過(guò)，包括事件發(fā)生的日期、時(shí)間、地點(diǎn)、情況敘述等。以下是導(dǎo)言部分寫(xiě)作的常見(jiàn)句型：
· The report examines/explains...
· The purpose of this report is to…investigate/evaluate/study…
· The objective of this report is to…recommend/analyze/give…
· The aim of this report is to…feedback/estimate/assess…
· Enclosed is a report about...
�。ㄋ模┎牧鲜占椒ǎ∕ethodology/Proceedings）
報(bào)告的這部分應(yīng)說(shuō)明收集信息或資料的方法和步驟。在報(bào)告中注明提供這一信息可以增強(qiáng)報(bào)告的真實(shí)性和客觀性，尤其是意見(jiàn)調(diào)查報(bào)告。當(dāng)然并不是所有的報(bào)告都需要收集資料，因此，并非每一種報(bào)告都需要提供這部分內(nèi)容。這部分內(nèi)容在整篇報(bào)告所占篇幅較短，可以寫(xiě)成一個(gè)段落。以下是該部分寫(xiě)作的常見(jiàn)句型：
· A sample of workers was individually asked for their opinions.
· A questionnaire was completed by those who were surveyed in this
project.
· The information was mainly achieved with a number of telephone calls to
manufacturers.
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