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高校集體戶口信息化管理的建設(shè)與深思
下面是一篇關(guān)于高校集體戶口信息化管理的建設(shè)與深思的論文,對正在寫有關(guān)于信息化管理論文的寫作者有一定的參考價值和指導(dǎo)作用!
摘 要：高校的集體戶口管理是高校管理及服務(wù)校內(nèi)師生員工的一個重要組成部分，其特點是一項繁雜瑣碎、專業(yè)性、政策性很強的基礎(chǔ)工作。近年來，傳統(tǒng)高校戶籍管理方式面對諸多挑戰(zhàn)，已經(jīng)滯后于國民經(jīng)濟的發(fā)展和改革的需要。實現(xiàn)集體戶口信息化管理，不但保證戶籍信息變動的準(zhǔn)確性、及時性，而且通過信息化手段，提高了管理工作效率和質(zhì)量，并輔助進(jìn)行管理決策，提高管理水平，推動管理的科學(xué)化。
關(guān)鍵詞：戶籍管理;集體戶口管理;高校;信息化
隨著改革開放不斷深入，高校傳統(tǒng)的集體戶口管理模式暴露出來越來越多的弊端[1]，近來要求進(jìn)行相應(yīng)戶籍制度進(jìn)行改革的呼聲越來越高。[2]在這種情況下，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，如何實現(xiàn)信息化戶籍管理，發(fā)揮計算機和信息技術(shù)的優(yōu)勢，推動管理和決策的科學(xué)化，是一個值得深入研究和深思的課題。[3]
清華大學(xué)自2007起，啟動建設(shè)集體戶口管理系統(tǒng)，相繼建設(shè)了戶籍基本信息管理、遷入、遷出、借用歸還、二代身份證管理、信息服務(wù)等多個模塊。經(jīng)過多年的建設(shè)，系統(tǒng)功能逐步完整，體系不斷完善，通過提供及時、準(zhǔn)確的信息服務(wù)使得該系統(tǒng)在戶籍管理和決策支持方面發(fā)揮了重大的作用。
一、信息系統(tǒng)建設(shè)
高校的戶籍管理既是一項繁雜瑣碎、專業(yè)性、政策性很強的基礎(chǔ)工作，也是高校管理及服務(wù)校內(nèi)師生員工的一個重要組成部分。當(dāng)前集體戶口的戶籍為雙重管理：行政管理權(quán)屬于轄區(qū)派出所，而戶口的相關(guān)紙質(zhì)資料，包括戶口卡、首頁等，其存放和日常使用及管理由學(xué)校戶籍管理部門進(jìn)行。
在傳統(tǒng)的戶籍管理模式下，戶口的遷入、遷出、借用、歸還等大部分工作通過手工進(jìn)行，或通過excel輔助工作。存在著手工操作工作量大、效率低、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性差、不能保證數(shù)據(jù)更新和傳遞的及時性等缺點。戶籍管理信息系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用，實現(xiàn)了信息的網(wǎng)絡(luò)化管理，克服了諸多缺點，推動了管理和服務(wù)水平的提高[4]。
1.系統(tǒng)功能設(shè)計
(1)戶口卡片網(wǎng)絡(luò)化：系統(tǒng)首先實現(xiàn)了對個人戶籍的完整信息的信息化管理，并將信息通過網(wǎng)絡(luò)，面向集體戶口個人開放戶口卡片的查詢和信息核對功能，個人在網(wǎng)頁上可以查詢到與戶口卡信息及版式相同的頁面，這樣，通過信息技術(shù)建立管理部門與個人的信息反饋機制，避開個人信息的錯誤狀態(tài)長期存在，給相關(guān)管理帶來損失。網(wǎng)上戶口卡片信息如圖1所示。
另外，集體戶口人群中很大一部分為高校集體戶口管理信息化的建設(shè)與深思本校教職工，他們在住房、教育、社會保障等過程中，很多時候要用到集體戶口卡的首頁。以清華大學(xué)為例，一般為多個部門、幾百人共用一張戶口卡首頁，在相關(guān)業(yè)務(wù)辦理的集中階段，容易出現(xiàn)首頁借用沖突的情況。為此，戶口管理辦公室將首頁掃描到系統(tǒng)中，個人可以網(wǎng)上查看、打印首頁，持打印件到戶口辦公室蓋章。這樣，既避開了使用沖突，也大大減輕了工作人員查找、登記的工作量。
(2) 優(yōu)化管理流程[5]：戶口管理包括戶口的遷入、遷出、借用、歸還等多個業(yè)務(wù)階段，每階段有相應(yīng)的管理流程。戶籍管理信息系統(tǒng)
的建設(shè)，不是將管理流程簡單的計算機化，而是通過分析，對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，通過流程的整合、重組、再造，實現(xiàn)業(yè)務(wù)的更合理分工，推動科學(xué)化管理。[6]比如在戶口遷入方面，系統(tǒng)實現(xiàn)與清華數(shù)字迎新系統(tǒng)的實時業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)接口;在戶口遷出方面，與就業(yè)中心分工合作，與將遷移證的發(fā)放與派遣證合并，減輕了部門的工作量，去繁就簡，也減少了畢業(yè)生手續(xù)辦理的環(huán)節(jié)，提供了優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，管理也更為科學(xué);在戶口借用業(yè)務(wù)上，實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)預(yù)約，學(xué)生可以不必到院系開介紹信，受到了學(xué)生的歡迎和好評。
(3)建設(shè)管理平臺：建設(shè)了綜合的戶籍管理平臺，實現(xiàn)戶籍管理全過程的信息化，包括戶口和身份證管理兩個部分。相關(guān)各項主要業(yè)務(wù)均通過系統(tǒng)進(jìn)行，功能主要包括戶口遷入、日常管理、身份證管理、戶口遷出、查詢統(tǒng)計、信息服務(wù)等多個模塊，并根據(jù)戶籍管理的特點，支持戶口的批量遷入遷出、日常遷入遷出、戶口異動、戶口借出歸還、日常辦公等業(yè)務(wù)。不但保證了這些業(yè)務(wù)的有序辦理，而且在學(xué)校范圍實現(xiàn)了與教職工、學(xué)生等信息的共享。系統(tǒng)還與中關(guān)村派出所相關(guān)戶籍管理系統(tǒng)實現(xiàn)了數(shù)據(jù)交換接口，從源頭上保證了戶籍信息的準(zhǔn)確性、完整性和更新及時性。
2.系統(tǒng)數(shù)據(jù)模型
在系統(tǒng)在功能模塊逐步完整、完善的同時，系統(tǒng)更加注重于為各類用戶提供服務(wù)。集體戶口管理系統(tǒng)與清華大學(xué)人事系統(tǒng)、學(xué)生系統(tǒng)、迎新系統(tǒng)、離校系統(tǒng)、收費系統(tǒng)實現(xiàn)了數(shù)據(jù)實時共享。在外延方面，實現(xiàn)與公安戶籍管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口。從而支持各項業(yè)務(wù)管理過程。集體戶口管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)模型如圖2所示。
3.系統(tǒng)建設(shè)成果
清華大學(xué)戶籍管理系統(tǒng)的建設(shè)，體現(xiàn)了管理公開和以人為本的理念，實現(xiàn)管理流程透明化，使教職工和學(xué)生可以充分了解了集體戶口管理的手續(xù)辦理過程，減少了工作過程中不必要的誤解和矛盾，集體戶口人員可以對管理進(jìn)行有效的監(jiān)督。加強了面向教職工和學(xué)生個人的服務(wù)，深化服務(wù)內(nèi)容，提高服務(wù)水平。
(1)面向管理部門工作人員：提供業(yè)務(wù)工作平臺，通過戶口管理業(yè)務(wù)流程的規(guī)范和優(yōu)化，使工作人員從繁重的日常重復(fù)性工作中解放出來，實現(xiàn)了合理的分工;通過與校內(nèi)外其他部門的系統(tǒng)接口和信息共享，工作人員只需要在系統(tǒng)中維護(hù)戶籍的必須信息，而人員的基本信息、戶籍的大部分信息，都可以從其他部門獲得，在業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的一次采集，重復(fù)使用，避開了數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入，既減輕了工作人員的工作量，也減少錯誤的產(chǎn)生，提高了管理效率;通過數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析，工作人員可以預(yù)見性的對主要業(yè)務(wù)的工作量進(jìn)行預(yù)估，對容易發(fā)生工作失誤的環(huán)節(jié)，做到心中有數(shù)，提前預(yù)警，提高了個人的工作效率。[7]
(2)面向全校師生：通過流程優(yōu)化，減輕個人辦理業(yè)務(wù)的強度。在戶口的遷入時，系統(tǒng)與迎新系統(tǒng)向結(jié)合，使不需要遷移戶口的學(xué)生直接通過此項手續(xù);在戶口的遷出時，與派遣證的發(fā)放相結(jié)合，使兩個手續(xù)集中辦理，學(xué)生不需要跑腿的手續(xù)不跑，減少排隊;在戶口借用時，通過網(wǎng)上預(yù)約，避開學(xué)生需要先到院系開介紹信的麻煩。另外，對于常見理由，如集體戶口的管理辦法、戶口遷入、遷出過程等，系統(tǒng)通過信息發(fā)布，個人可以隨時進(jìn)行網(wǎng)上查詢，避開學(xué)生辦理手續(xù)的盲目性。圖3是戶籍業(yè)務(wù)手續(xù)辦理說明示意圖。(3)面向各級領(lǐng)導(dǎo)：系統(tǒng)不但涵蓋了個人戶籍的各項信息，也從人事處、教務(wù)處等其他的業(yè)務(wù)部門系統(tǒng)中共享信息，實現(xiàn)跨部門的信息整合和利用;另外，在時間上，系統(tǒng)存儲了歷年來戶籍相關(guān)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)從以上兩個維度，為相關(guān)各級領(lǐng)導(dǎo)提供信息的綜合查詢和統(tǒng)計報表，通過數(shù)據(jù)的趨勢分析和對比，協(xié)助管理人員深思、發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)的工作規(guī)律，輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策。
二、系統(tǒng)應(yīng)用情況
通過系統(tǒng)的應(yīng)用，支持了清華大學(xué)每年約1.1萬人次的戶籍變動，直接和輔助支持了每的日常查詢、借用、開具各類證明、辦理身份證等服務(wù)達(dá)3.5萬人次。信息的網(wǎng)上發(fā)布、核對、業(yè)務(wù)辦理功能的開通，還大大緩解了日益嚴(yán)重的學(xué)生集體戶口積壓現(xiàn)象。[8]業(yè)務(wù)辦理的速度也大大提高，如以往新生落戶一般需要4-5個月的時間，而在系統(tǒng)應(yīng)用后，時間縮短至兩個月，顯著提高了工作效率。
三、展望
雖然集體戶口管理系統(tǒng)在清華大學(xué)的應(yīng)用取得了良好的效果，但是在高校擴招、人戶分離、多樣化的用工形式等現(xiàn)象不斷涌現(xiàn)的背景下，[9]管理在不斷改革和深入，相應(yīng)的，也需要現(xiàn)有信息化集體戶口管理進(jìn)行必要的改善和完善，尤其是公安系統(tǒng)常住人口的網(wǎng)上戶籍遷移等工作的逐步落實，實現(xiàn)在全國范圍內(nèi)的公安戶籍聯(lián)網(wǎng)工程任重道遠(yuǎn)。[10]總之，高校集體戶口信息系統(tǒng)建設(shè)面對很多新的需求和挑戰(zhàn)，只有與時俱進(jìn)，不斷完善，才能保障和推動學(xué)校管理和服務(wù)水平的進(jìn)一步提升。
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