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研究生秘書招生管理工作分析論文
隨著社會對高級人才的需求不斷擴(kuò)大，各類研究生招生規(guī)模日漸增長。二級學(xué)院作為研究生招生管理工作最直接的責(zé)任單位，每年都承擔(dān)著繁重的招生任務(wù)。研究生秘書是二級學(xué)院研究生管理工作的直接參與人，在招生管理工作中扮演著不可或缺的角色。
一、二級學(xué)院招生管理工作內(nèi)容
研究生招生一般分為初試和復(fù)試兩個環(huán)節(jié)，在學(xué)校的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，二級學(xué)院主要承擔(dān)著本院研究生的復(fù)試錄取工作。研究生主要包含全日制碩士研究生、非全日制碩士研究生以及博士研究生，根據(jù)的不同，學(xué)院每年要開展三到四次復(fù)試錄取工作，工作量非常之大。具體工作內(nèi)容包含：復(fù)試錄取辦法的制定、復(fù)試考生的確定(包含一志愿考生和調(diào)劑生的確定)、復(fù)試工作的開展、復(fù)試成績的統(tǒng)計、錄取名單的確定以及調(diào)檔等其他后續(xù)工作。
二、研究生秘書在招生管理工作中的角色定位
在招生管理工作中，研究生秘書受學(xué)校研究生招生辦公室和學(xué)院招生領(lǐng)導(dǎo)小組雙重領(lǐng)導(dǎo)，扮演著獨(dú)特而重要的工作角色。
學(xué)校招生政策的傳達(dá)者。二級學(xué)院的招生管理工作必須在學(xué)校的統(tǒng)籌安排下進(jìn)行，學(xué)校的招生政策是二級學(xué)院開展本院復(fù)試錄取工作的依據(jù)。研究生秘書受學(xué)校研究生招生辦公室領(lǐng)導(dǎo)，承擔(dān)著傳達(dá)學(xué)校招生政策的任務(wù)，在協(xié)助學(xué)院招生領(lǐng)導(dǎo)小組制定本院復(fù)試錄取方案時，必須以學(xué)校招生政策文件為依據(jù)，確保學(xué)院的招生方案與學(xué)校的招生政策不沖突。出現(xiàn)問題時及時溝通解決，在學(xué)校和學(xué)院間發(fā)揮上傳下達(dá)的橋梁作用。
學(xué)院招生領(lǐng)導(dǎo)小組的得力助手。充分發(fā)揮二級學(xué)院的招生自主權(quán)，是招收優(yōu)質(zhì)生源的必要條件，也是院校二級管理體制改革的趨勢。在學(xué)校大政方針的指導(dǎo)下，學(xué)院應(yīng)根據(jù)自身的學(xué)科特點(diǎn)制定科學(xué)合理的復(fù)試錄取辦法，開展復(fù)試錄取工作。研究生秘書是學(xué)院招生領(lǐng)導(dǎo)小組的得力助手，從學(xué)院復(fù)試錄取方案的制定到公布、從復(fù)試材料的準(zhǔn)備到分發(fā)、從復(fù)試人員場地的安排到具體考試的開展、從復(fù)試成績的統(tǒng)計到錄取結(jié)果的公布，研究生秘書都參與其中，是學(xué)院招生管理工作最直接的執(zhí)行人。
考生的咨詢員和聯(lián)絡(luò)員。招生期間考生的咨詢量巨大，雖然網(wǎng)絡(luò)使得信息交流更加快速和全面，給招生管理工作帶來極大便利，但是研究生秘書作為考生與學(xué)院直接溝通的窗口，扮演著咨詢員的角色。通過電話、郵箱、QQ等通訊工具，研究生秘書每天都要處理大量來自考生的問題咨詢，尤其是調(diào)劑階段，咨詢量達(dá)到最高峰。同時，在學(xué)院與考生的溝通中，研究生秘書又扮演著聯(lián)絡(luò)員的角色，考試事宜的傳達(dá)、相關(guān)材料的遞交等事項(xiàng)都是由研究生秘書進(jìn)行聯(lián)絡(luò)溝通。
三、研究生秘書如何做好招生管理工作
基于角色定位上的工作分析可以有效提升研究生秘書招生管理工作效率，促進(jìn)工作順利進(jìn)行。
1.熟悉招生政策文件，嚴(yán)格按照程序開展工作
招生政策是招生工作開展的依據(jù)，上到教育部招生文件，下至高校招生文件、二級學(xué)院復(fù)試錄取辦法，研究生秘書都要非常熟悉，這是開展招生工作的基礎(chǔ)。同時，招生是個敏感的話題，隨著學(xué)生維權(quán)意識的增強(qiáng)，任何工作上的不規(guī)范都有可能引起考生的質(zhì)疑，招致考生的投訴、舉報，研究生秘書在執(zhí)行招生工作任務(wù)時，必須嚴(yán)格按照程序開展工作，確保招生工作的公開、公平、公正，獲得考生的信任。
2.理清工作思路，有計劃地開展招生工作
招生階段，研究生秘書面對的是巨大的工作量，在有限的時間內(nèi)確保招生工作順利完成，首先需要的是清晰的思路和合理的規(guī)劃。在招生工作正式展開之前，不妨多花些時間理清工作思路，做好工作計劃，即使面對巨大的工作量也能輕松應(yīng)對，游刃有余。
3.耐心細(xì)致，謹(jǐn)慎處理招生事務(wù)
招生工作對于學(xué)院和考生的影響是巨大的，研究生秘書在執(zhí)行招生任務(wù)中的任何一個失誤都可能造成難以估量的后果，因此研究生秘書在處理招生事務(wù)時必須耐心細(xì)致、慎之又慎，任何一項(xiàng)工作都要反復(fù)核對避免疏漏，確保零失誤。
4.嚴(yán)謹(jǐn)親和回應(yīng)考生咨詢，保持與考生的聯(lián)絡(luò)溝通
在回應(yīng)考生的咨詢時態(tài)度要親和，因?yàn)樽鳛閷W(xué)院與考生溝通的窗口，研究生秘書的態(tài)度代表著學(xué)院的態(tài)度，應(yīng)讓考生充分感受到學(xué)院的溫暖和招生的誠意。在回答考生提出的問題時要始終保持嚴(yán)謹(jǐn)，任何答案都要有理有據(jù)，切忌信口開河，勿對考生作出任何承諾。另外，作為學(xué)院與考生的聯(lián)絡(luò)員，研究生秘書要多與考生溝通，尤其是出現(xiàn)問題時，應(yīng)第一時間與考生進(jìn)行溝通。
5.提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，積極疏導(dǎo)心理壓力
招生管理工作給研究生秘書帶來的不僅是巨大的工作量，還帶來了巨大的心理壓力。研究生秘書必須強(qiáng)化理論學(xué)習(xí)與實(shí)踐，鞏固專業(yè)技能，多與其他院系的研究生秘書交流工作經(jīng)驗(yàn)，不斷提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時也要積極地進(jìn)行心理疏導(dǎo)，適當(dāng)放松，釋放心理壓力。
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