秘書的述職報(bào)告
各位領(lǐng)導(dǎo)、老師:
大家好,我叫,現(xiàn)為文學(xué)院研究生兼科研秘書,負(fù)責(zé)歷史系科研的一些具體工作。非常高興參加今天的會(huì)議,對(duì)我來說,這既是一次交流的機(jī)會(huì),更是一次學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。下面我把這幾年來做科研秘書工作的一些心得體會(huì)和不成熟的看法向大家匯報(bào)一下,希望得到大家的指正。
首先,我認(rèn)為科研秘書工作的核心就是服務(wù)和管理。服務(wù)是管理的基礎(chǔ),管理是服務(wù)的目標(biāo),服務(wù)與管理互相滲透,密不可分。只有為教師做好服務(wù)工作,才能提高管理質(zhì)量。我在樹立了管理就是服務(wù)的思想基礎(chǔ)上,工作中開始了從簡單協(xié)作向積極參與轉(zhuǎn)變。
我是年從吉林大學(xué)歷史系歷史學(xué)專業(yè)本科畢業(yè)后,留系從事研究生兼科研秘書工作的。當(dāng)時(shí)對(duì)自己所要從事的工作,并不十分清楚,院系科研秘書具體都做些什么,怎樣才能做好,心里沒譜,工作壓力比較大。
幸運(yùn)的是,我一參加工作就遇到了許多的良師益友。有學(xué)校社科處及相關(guān)職能部門的領(lǐng)導(dǎo)和老師、本單位的師生,還有兄弟院系的同仁。他們善意友好地指導(dǎo)我開展工作,從科研政策,到一般工作技術(shù)。每當(dāng)我取得些微進(jìn)步時(shí),他們就表揚(yáng)鼓勵(lì)我,對(duì)我出現(xiàn)的一些失誤,他們就會(huì)及時(shí)指出,幫我分析出現(xiàn)錯(cuò)誤的原因,教我如何避免類似情況的再次發(fā)生,幫助我改正,正是通過他們的言傳身教,使我很快適應(yīng)并進(jìn)入了工作角色,也正是他們踏踏實(shí)實(shí)的工作作風(fēng)使我認(rèn)識(shí)到科研工作的中心就是為教師服務(wù)。
工作初期,我認(rèn)為科研專業(yè)化強(qiáng),是業(yè)務(wù)教師自己的事,不像研究生工作,涉及到學(xué)生的政治思想教育,科研秘書就是把學(xué)校社科處的相關(guān)信息傳達(dá)下去,做好組織工作就可以。但隨著工作的深入,時(shí)間的推移,從每份科研文件中,從每件科研成果的統(tǒng)計(jì)中,從每次科研項(xiàng)目的申報(bào)中,我開始思考一些問題,意識(shí)到科研秘書的服務(wù)工作并非只是上傳下達(dá),打表畫格,收發(fā)材料,當(dāng)然這些基礎(chǔ)性工作是重要的,也是必不可少的,但僅停留在這一層面上,卻是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,我們要在服務(wù)中增強(qiáng)認(rèn)識(shí),提高管理水平?蒲泄ぷ骶秃帽纫惠v手推車,業(yè)務(wù)教師就像推運(yùn)工,他們?cè)谕苿?dòng)科研水平的提高,但這時(shí)如果我們這些管理人員上去幫忙推一把的話,那車子就會(huì)前進(jìn)得更快。同樣,正確的科研管理方法就會(huì)給教師的科研工作創(chuàng)造一個(gè)很好的客觀環(huán)境。在這方面,許多同仁為我做出了榜樣。比如社科處自身的日常工作就很重要,可當(dāng)我們遇到實(shí)際困難向他們求助時(shí),他們都會(huì)毫不推辭。濾布像邊鐵曾到我們?cè)豪镛k公室現(xiàn)場教我們?nèi)绾尾僮餍碌墓芾碥浖,房華不厭其煩地向我們解釋一些軟件的應(yīng)用,幫助刻錄光盤,小霍看到我們工作忙,一些事情就會(huì)直接找教師本人處理,不增加我們工作負(fù)擔(dān)。正是他們這種為院系服務(wù)的實(shí)際行動(dòng)讓我們體會(huì)到服務(wù)與被服務(wù)的關(guān)系,深刻地感受到被服務(wù)的溫暖。院系主管科研工作的領(lǐng)導(dǎo)都由業(yè)務(wù)教師兼任,他們本身教學(xué)與科研壓力就非常重,可他們?yōu)榱巳w教師的利益犧牲了個(gè)人時(shí)間。其它單位的同行們?yōu)榧皶r(shí)溝通學(xué)校同老師的聯(lián)系,不辭辛苦地將一些材料給相關(guān)教師送到家。他們這種奉獻(xiàn)精神時(shí)刻激勵(lì)著我,我開始意識(shí)到服務(wù)是根本,服務(wù)要周到。
在認(rèn)識(shí)到服務(wù)和管理的關(guān)系后,我開始在具體的工作中落實(shí)服務(wù)與管理。
學(xué)校的中心工作就是教學(xué)與科研,而科研水平的提高直接影響教學(xué)質(zhì)量的提高,因此科研管理工作十分重要?蒲泄芾砉ぷ髦饕浅晒芾砗晚(xiàng)目管理兩大塊。
成果管理主要是教師科研成果的統(tǒng)計(jì),這是學(xué)校掌握教師整體學(xué)術(shù)水平的依據(jù)?蒲谐晒慕y(tǒng)計(jì)工作本身并不難,但需要我們做到細(xì)心全面。學(xué)校以往的社科成果統(tǒng)計(jì)是在每年的年底,所以我除了平時(shí)向老師了解他們發(fā)表論文和出版著作情況外,在年終之前都會(huì)提前提醒教師做好整理個(gè)人材料,等到學(xué)校正式布置下來時(shí),就不會(huì)太倉促。
在社科成果統(tǒng)計(jì)過程中,我就要將成果統(tǒng)計(jì)的信息傳達(dá)給每位老師,使他們了解到通過這項(xiàng)工作,學(xué)校將會(huì)對(duì)每位教師的科研水平和科研方向有一個(gè)大體的認(rèn)識(shí),改變?cè)瓉碚J(rèn)為自己科研水平如何由學(xué)術(shù)界來判定,與學(xué)校管理部門沒有多大關(guān)系的觀念。對(duì)待中老年教師,我會(huì)提醒他們不要漏報(bào);對(duì)年青教師,尤其是剛參加工作的教師,我就會(huì)向他們解釋學(xué)校組織成果統(tǒng)計(jì)的原因和對(duì)他們個(gè)人發(fā)展的重要性。
項(xiàng)目申報(bào)是科研管理工作的另一個(gè)重點(diǎn)。項(xiàng)目對(duì)教師個(gè)人的影響十分大,它會(huì)促進(jìn)教師科研領(lǐng)域的拓展、延伸或轉(zhuǎn)變,為教師提供一定的科研經(jīng)費(fèi),支持教師進(jìn)行對(duì)外學(xué)術(shù)交流和最終科研成果的出版,壓濾機(jī)濾布擴(kuò)大學(xué)校、專業(yè)及教師個(gè)人在學(xué)術(shù)界的影響,提高學(xué)科整體進(jìn)步。因此每到項(xiàng)目申報(bào)時(shí),我都會(huì)倍加仔細(xì)。
項(xiàng)目申報(bào)的過程十分繁瑣,材料組織也很復(fù)雜,一些項(xiàng)目如國家社科基金等項(xiàng)目的立項(xiàng)十分困難,教師往往在投入很大精力后遇到申報(bào)失敗的結(jié)果,有時(shí)就會(huì)使教師產(chǎn)生厭倦心理,導(dǎo)致在這些重要的項(xiàng)目申報(bào)時(shí)并不十分熱心。我就針對(duì)不同年齡段的老師采取不同的辦法。
老教師:動(dòng)員他們積極申報(bào)各級(jí)各類項(xiàng)目,幫助他們進(jìn)行表格的打印工作,并對(duì)其中一些技術(shù)性問題如經(jīng)費(fèi)預(yù)算、時(shí)間安排等提出自己的見解,并建議教師將自身科研方向同研究生培養(yǎng)的課程體系結(jié)合起來,將有一定科研能力的研究生吸納到項(xiàng)目組中,這樣既鍛煉了研究生的科研能力,也使項(xiàng)目的梯隊(duì)年輕化。
年青教師:我會(huì)向他們講述項(xiàng)目對(duì)科研的促進(jìn)作用,及時(shí)將各類項(xiàng)目信息轉(zhuǎn)告他們,向他們介紹各類項(xiàng)目的特點(diǎn),評(píng)審方式。相對(duì)他們來講較難立項(xiàng)的項(xiàng)目,比如國家項(xiàng)目的申報(bào),就會(huì)勸說他們從申報(bào)過程中學(xué)習(xí)一些申報(bào)技巧,積累經(jīng)驗(yàn),了解國家、學(xué)術(shù)界關(guān)注的熱點(diǎn)問題,使自己的科研工作能夠同學(xué)術(shù)界研究接軌。等到申報(bào)教育部、省和學(xué)校項(xiàng)目時(shí),我會(huì)動(dòng)員他們認(rèn)真組織項(xiàng)目論證,做好項(xiàng)目申報(bào)工作的前期準(zhǔn)備工作。如果申報(bào)失敗,就會(huì)鼓勵(lì)他們從中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),有意識(shí)地在自己的科研優(yōu)勢方向多發(fā)論文,積累科研成果,為下一次的申報(bào)做好準(zhǔn)備。
學(xué)校近年設(shè)立了博士科研啟動(dòng)基金,這就為獲得博士學(xué)位的教師提供了一定的科研經(jīng)費(fèi),為教師的進(jìn)一步研究創(chuàng)造了條件。歷史系近兩年青年教師功讀博士學(xué)位的人很多,我就經(jīng)常向他們講解學(xué)校的這項(xiàng)政策,并注意有關(guān)立項(xiàng)的具體安排。
在項(xiàng)目批準(zhǔn)后,就是項(xiàng)目的中期管理和結(jié)項(xiàng)等事宜。在此過程中,我會(huì)積極配合社科處,時(shí)刻關(guān)注教師項(xiàng)目進(jìn)展情況,做好項(xiàng)目的中期檢查。在規(guī)定的結(jié)項(xiàng)時(shí)間之前,我會(huì)詢問教師能否按時(shí)結(jié)項(xiàng)。如果不能,就會(huì)根據(jù)具體情況提醒老師提交延期結(jié)項(xiàng)申請(qǐng)報(bào)告,如果教師因公在外,短期內(nèi)無法回來,就會(huì)同社科處溝通后辦理相應(yīng)的延期手續(xù)。確保項(xiàng)目管理工作的正常進(jìn)行。
在做好科研成果和項(xiàng)目管理的同時(shí),我還注意做好科研成果評(píng)獎(jiǎng)工作。在評(píng)獎(jiǎng)過程中,我會(huì)根據(jù)我所掌握的教師科研成果發(fā)表情況向他們提出建議,動(dòng)員他們積極申報(bào)。
平時(shí)工作中我注意不斷學(xué)習(xí),學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)和先進(jìn)的管理方法,提高自身的業(yè)務(wù)水平。
科研秘書工作需要一個(gè)熟悉的過程,業(yè)務(wù)水平的提高也需要時(shí)間的積累。在我剛參加工作那年,正趕上社科工作的幾件大事:國家項(xiàng)目申報(bào)、二一一工程驗(yàn)收、八五社科總結(jié)和九五社科規(guī)劃。面對(duì)這幾件大事,對(duì)于我這個(gè)剛從事這項(xiàng)工作的新秘書來講,無從下手,自己也感覺壓力很大。這時(shí)社科處和系各位領(lǐng)導(dǎo)以及其它院系的同事給了我很大幫助。社科處的領(lǐng)導(dǎo)和老師們將申報(bào)項(xiàng)目、成果統(tǒng)計(jì)以及各種評(píng)獎(jiǎng)中需要注意的細(xì)節(jié)和容易出現(xiàn)的問題耐心細(xì)致地告訴了我,系里主管科研工作的主任向我詳細(xì)地介紹了各專業(yè)、各個(gè)老師的特點(diǎn)和學(xué)術(shù)專長,同行們還教給我一些工作的竅門,這些對(duì)我盡快熟悉科研工作起到了積極的促進(jìn)作用,使我能夠順利地開始進(jìn)行科研管理工作。通過國家項(xiàng)目申報(bào)使我明白了項(xiàng)目申報(bào)在科研工作中的重要性,通過二一一工程驗(yàn)收使我對(duì)歷史系在職和離退休教師的科研成果有初步的了解,通過對(duì)八五社科總結(jié)和九五社科規(guī)劃使我進(jìn)一步明確了工作思路,認(rèn)識(shí)到成果是基礎(chǔ),項(xiàng)目是動(dòng)力。
由于我是歷史學(xué)專業(yè)畢業(yè)生,這使我從事本學(xué)科的科研管理工作有了一定的優(yōu)勢。工作空閑時(shí),我會(huì)到資料室翻閱一些專業(yè)期刊,了解史學(xué)科的科研動(dòng)態(tài)。老師來辦公室的時(shí)候同他們探討一些學(xué)術(shù)界的新趨勢,這些為科研管理工作打下專業(yè)基礎(chǔ)。
在熟悉本單位下各專業(yè)的研究特色和學(xué)術(shù)專長后,我就針對(duì)二級(jí)學(xué)科發(fā)展的各自特點(diǎn)和現(xiàn)狀,采取不同管理方法。比如中國古代史專業(yè)近年在各級(jí)項(xiàng)目的課題指南中立題較少,我就向教師建議在選擇申報(bào)項(xiàng)目類別時(shí)考慮自選課題和自籌經(jīng)費(fèi)兩種形式;專門史專業(yè)的研究重點(diǎn)在東北地方史研究方面,我就在平時(shí)注意東三省區(qū)域性的學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài);世界史專業(yè)的研究需要擴(kuò)大對(duì)外聯(lián)系,我就動(dòng)員年輕教師通過網(wǎng)絡(luò)等各種形式開展同國外的學(xué)術(shù)交流。在傳達(dá)和布置學(xué)校的各項(xiàng)工作中,我會(huì)嘗試將自己的理解和建議告訴他們,使老師們即時(shí)了解學(xué)校和國家有關(guān)科研的各種動(dòng)態(tài),這樣,我同各位老師建立了友誼,取得了教師們的信任,得到他們的大力支持,圓滿地完成了學(xué)校布置的各項(xiàng)工作。
學(xué)習(xí)先進(jìn)管理方法對(duì)我們來講十分重要。我在大學(xué)期間學(xué)過有關(guān)微機(jī)操作的一些基本知識(shí),工作后,我意識(shí)到現(xiàn)代化的科研管理將給日后的工作帶來很大改變,于是利用業(yè)余時(shí)間開始有意識(shí)地學(xué)習(xí)一些先進(jìn)的管理手段,著手整理八五期間教師的科研成果,并找老師進(jìn)行重新核對(duì),建立起成果管理庫。應(yīng)當(dāng)提到的是系里對(duì)我此項(xiàng)工作給予了很大支持,在教學(xué)經(jīng)費(fèi)十分緊張的情況下,給我配備了最好的微機(jī)以便工作。同時(shí)社科處的同志也反復(fù)教我管理軟件的操作。這為我對(duì)科研進(jìn)行現(xiàn)代化管理打下了技術(shù)基礎(chǔ)。隨著學(xué)校建立區(qū)域網(wǎng),教師家中微機(jī)得到普及的發(fā)展,我開始在日常辦公時(shí)對(duì)每位教師反復(fù)宣傳網(wǎng)絡(luò)在科研工作中的優(yōu)勢,幫助他們建立電子郵件信箱,教他們學(xué)習(xí)一些網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和操作技巧,將學(xué)校的一些文件和表格通過郵件的形式發(fā)給他們,鼓勵(lì)他們進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳送的嘗試,這樣幾次下來,老師們逐漸意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)所具有的快速、準(zhǔn)確的特點(diǎn),開始采用這種辦法進(jìn)行科研工作。這樣,既提高了工作效率,又減少了我個(gè)人的工作強(qiáng)度。社科處的辦公主頁公布后,教師又通過它對(duì)學(xué)校整體的科研工作有了整體了解。幾年來,我的科研管理經(jīng)歷了手抄本到打印件到無紙辦公的轉(zhuǎn)變。
我在擔(dān)任科研秘書的同時(shí)又兼任了歷史系的研究生秘書。隨著科研管理的深入,研究生的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)管理也有了很大的改進(jìn),從最初的簡單的教學(xué)和科研管理向引導(dǎo)轉(zhuǎn)變。研究生在學(xué)期間主要側(cè)重專業(yè)的學(xué)習(xí)和科研能力的培養(yǎng)和提高。針對(duì)學(xué)生不同的實(shí)際情況,我采用不同的思想教育。歷史學(xué)是冷僻學(xué)科,研究生畢業(yè)后的就業(yè)不如熱門專業(yè),這就使一部份學(xué)生產(chǎn)生了畢業(yè)后不愿從事專業(yè)研究的念頭,對(duì)他們,我會(huì)鼓勵(lì)他們?cè)趯W(xué)好本專業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上,努力拓展其它領(lǐng)域的學(xué)習(xí)。對(duì)于有志于從事教學(xué)和科研工作的同學(xué),我會(huì)向他們介紹本單位的優(yōu)勢學(xué)科和每位教師的科研長處,提醒他們注意在學(xué)期間同各位老師多加聯(lián)系,參與老師科研項(xiàng)目的研究工作,努力發(fā)表科研成果,為將來的工作創(chuàng)造一個(gè)良好的開端。
總之,我覺得我在科研管理工作中主要是做到熱心為教師服務(wù)、改善科研管理手段、提高自身工作能力、協(xié)調(diào)好科研工作和研究生工作這幾項(xiàng)。
最后我再次向社科處的領(lǐng)導(dǎo)和同志、院里的領(lǐng)導(dǎo)和老師、其它單位的同仁們表示感謝,我的每一次進(jìn)步、取得的每一點(diǎn)成績都是你們關(guān)心、幫助和支持的結(jié)果,我在今后的工作中一定會(huì)更加努力,我也真心希望在今后的工作中能夠得到大家繼續(xù)的支持和幫助,對(duì)我工作中出現(xiàn)的失誤和不足及時(shí)提出批評(píng)指正。
謝謝大家
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