人事檔案管理之中的困境與出路

時(shí)間：2022-10-01 05:15:16 人力資源管理畢業(yè)論文我要投稿

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人事檔案管理之中的困境與出路

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人事檔案管理之中的困境與出路

　　摘要：人事檔案管理具有重要的價(jià)值，但現(xiàn)行的人事檔案管理在思想認(rèn)識、制度建設(shè)、業(yè)務(wù)管理、信息化程度等方面還存在諸多問題，影響人事檔案功能的發(fā)揮，亟待改進(jìn)。提高認(rèn)識，健全制度，規(guī)范管理，推進(jìn)人事檔案管理的信息化和社會(huì)化，是必由之路。

　　關(guān)鍵詞：人事檔案;問題;對策;信息化;社會(huì)化

　　一、人事檔案管理的價(jià)值

　　人事檔案是“機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記錄相關(guān)人員個(gè)人的自然情況、思想品德、社會(huì)經(jīng)歷、專業(yè)水平、業(yè)務(wù)能力、歷史和現(xiàn)實(shí)的表現(xiàn)以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰情況的，由有關(guān)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一整理、保存起來用以備查的原始材料。”[1]人事檔案管理對社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展與個(gè)人利益的促進(jìn)具有重要的價(jià)值。其價(jià)值主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

　　(一)人事檔案全面反映相關(guān)個(gè)人的思想政治表現(xiàn)、愛好特長、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷以及獎(jiǎng)懲情況。其中的“登記表、自我鑒定、履歷表等等，充分反映了有關(guān)人員的經(jīng)歷、家庭和社會(huì)關(guān)系;而年度考核，則記載著個(gè)人不同時(shí)期的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)和組織的評價(jià);入黨、入團(tuán)、提職、晉級等原始材料，則是個(gè)人在組織教育培養(yǎng)下成長的佐證;工作情況的考核、獎(jiǎng)懲與科研成果的登記，是個(gè)人工作能力、成績貢獻(xiàn)、技術(shù)專長的充分展現(xiàn)。”[2]

　　(二)人事檔案也就是人事文件材料，它是依照一定的程序保存起來以備查。在人事管理活動(dòng)中，出于管理需要，反映個(gè)人情況的文件材料需要特別保存，這就形成檔案。“人事檔案以個(gè)人姓名為特征組成的專卷或?qū)�，這是由人事檔案的形成特點(diǎn)與作用決定的。人事檔案管理所具有的現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、機(jī)密性的特點(diǎn)，使之成為各級組織考察、了解和正確使用人員的重要依據(jù)。”[3]因此，管好用好人事檔案，對人才資源的優(yōu)化配置起著非常重要的作用。

　　(三)人事檔案信息是一種重要的公共信息資源。它記載了個(gè)人學(xué)習(xí)工作的歷史發(fā)展與現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)等各方面情況，使得全面了解和正確選拔人才得以實(shí)現(xiàn)。加強(qiáng)人事檔案管理顯然有助于提高人事工作效率和質(zhì)量，有助于全社會(huì)的人才調(diào)配，對社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展起著積極的推動(dòng)作用。

　　二、人事檔案管理中存在的問題

　　我國現(xiàn)行的人事檔案制度是我國計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制和干部制度的產(chǎn)物。它作為一種公共管理工具，對干部管理和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展等方面作出了歷史性的特別重要的貢獻(xiàn)。但是，隨著改革開放和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不斷加快，人事檔案管理的一些弊端也逐漸顯現(xiàn)。當(dāng)前存在的主要問題是：

　　(一)對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不到位。長期以來，一些工作人員甚至單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案管理只是保管檔案的事務(wù)性工作，只要能應(yīng)付查檔和外調(diào)就可以了，沒有充分認(rèn)識到人事檔案管理的重要價(jià)值。這種觀念嚴(yán)重制約了人事檔案管理工作效率和質(zhì)量的提高。有些單位，就連人員、經(jīng)費(fèi)、場所都沒有保障，更談不上檔案管理工作的創(chuàng)新提高。“目前，由于很多用人單位根本不用調(diào)檔，相關(guān)人員認(rèn)為只要有工作素質(zhì)和創(chuàng)新能力，有施展才華的舞臺(tái)就可以，人事檔案可有可無。還有一些單位采用重新建檔的做法引進(jìn)人才，使得一些求職者根本不管自己的人事檔案。此外，檔案管理投入偏低，經(jīng)費(fèi)投入不足，檔案室設(shè)施不夠，且多數(shù)檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，保管條件比較差，柜架配備不到位，庫房條件簡陋。”[4]迄今為止，全國還有一些管檔單位沒有配備專用庫房，相關(guān)設(shè)備陳舊，管理手段落后，檔案檢索主要靠傳統(tǒng)的手工操作。

　　(二)人事檔案的相關(guān)制度不健全，管理分散，隸屬混亂。就我國總體而言，人事檔案大多是由用人單位來保管。隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，流動(dòng)人口增多，再加上對人事檔案的認(rèn)識不到位，“分散多頭”現(xiàn)象在人事檔案管理中屢見不鮮。有的由過去的單位保存，有的由現(xiàn)在的單位保存，還有的由人才交流中心保存，處于一種“分散”的管理狀態(tài)。而人事檔案管理牽涉到多個(gè)主管部門，職能交叉，權(quán)責(zé)不明，管理分散，隸屬混亂。有些基層單位檔案材料收集不齊，采集不科學(xué)，立卷不規(guī)范，案卷質(zhì)量不高。“目前不少單位的人事檔案掛靠勞動(dòng)人事部門，大都沒有專職人員分管人事檔案工作，人事檔案長期無人整理，根本做不到‘鑒別認(rèn)真、分類準(zhǔn)確、歸檔齊全完整、目錄清楚、編排有序、裝訂整齊’的要求，存在零亂無序、死檔棄檔、虛假檔案、人檔脫節(jié)、檔案克隆等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了人事檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性。”[5]

　　(三)人事檔案管理人員業(yè)務(wù)能力偏低，管理手段落后。人事檔案管理具有較高的專業(yè)性，而多數(shù)檔案管理員對業(yè)務(wù)不熟，專業(yè)知識缺乏，責(zé)任心有待提高，敬業(yè)精神有待加強(qiáng)，加上管檔人員更換頻繁，后續(xù)培訓(xùn)跟不上，致使管檔人員的工作狀態(tài)差，分類混亂，數(shù)據(jù)不準(zhǔn)。[6]而且，人事檔案的管理手段也陳舊落后，目前，調(diào)閱檔案時(shí)大多采用手工操作，反復(fù)使用原件，經(jīng)常造成紙張揉皺破損和字跡褪色現(xiàn)象，檔案的完整與安全缺乏保障。

　　(四)人事檔案管理的信息化程度不高，資源利用率低。人事檔案的利用大多是被動(dòng)性的，缺乏主動(dòng)精神，只是等待查閱和調(diào)動(dòng)。“利用材料主要是黨團(tuán)材料和工資調(diào)資方面的，真正用于人才選拔，培養(yǎng)開發(fā)及預(yù)算等方面的較少，沒有發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的作用。另外，人事檔案查找方式落后，檢索工具單一，嚴(yán)重限制了其信息服務(wù)和交流功能的發(fā)揮，人事檔案信息資源開發(fā)利用的廣度和深度受到制約。”[7]近年來，雖然科技手段在更新，計(jì)算機(jī)水平在提高，但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有廣泛應(yīng)用于人事檔案管理，資源浪費(fèi)嚴(yán)重，工作效率亟待提高。

　　(五)現(xiàn)行的人事檔案管理限制了人才的合理流動(dòng)。人才資源也是社會(huì)生產(chǎn)力，社會(huì)迅猛發(fā)展的重要基礎(chǔ)就是最大限度地開發(fā)人力資源。如果人才不流動(dòng)，甚至被擱淺埋沒，就會(huì)造成資源浪費(fèi)，進(jìn)而影響整個(gè)社會(huì)的發(fā)展。現(xiàn)行人事檔案管理隨意性大，有關(guān)個(gè)人的品行和工作鑒定全憑主管領(lǐng)導(dǎo)的偏好而定，當(dāng)事人卻全不知情。這樣，容易產(chǎn)生單位負(fù)責(zé)人借此壓人、整人的情況。還有基于私人利益的考量，千方百計(jì)篡改檔案。

　　三、人事檔案管理的完善

　　(一)提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增加投入，進(jìn)一步夯實(shí)人事檔案管理工作基礎(chǔ)。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的重要保證，應(yīng)將檔案管理工作擺到重要位置，定期或不定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決�；谀壳叭耸聶n案意識普遍不強(qiáng)的狀況，當(dāng)務(wù)之急是加強(qiáng)檔案宣傳，增強(qiáng)檔案意識。檔案工作要有專門的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，以保障人事檔案的維護(hù)、搶救及信息化建設(shè);要搞好綜合檔案室的規(guī)范化建設(shè)，“注重通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等設(shè)施配套，添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，”[8]努力提高檔案管理的信息化程度，保障檔案利用的安全與高效。

　　(二)提高人事檔案管理人員的素質(zhì)。檔案人員的政治覺悟與業(yè)務(wù)水平的高低決定檔案工作質(zhì)量的好壞。因此，要配置專門的檔案管理人員，并對他們進(jìn)行及時(shí)培訓(xùn)，這非常重要。要配置政治素養(yǎng)和文化水平高、工作責(zé)任心強(qiáng)的人員擔(dān)任檔案管理人員，并注重培訓(xùn)。在新的歷史時(shí)期，人事檔案管理人員應(yīng)更加具有高度的政治責(zé)任心、嚴(yán)明的政治紀(jì)律和良好的職業(yè)道德，能夠擔(dān)當(dāng)起人事檔案管理的重任。人事檔案管理人員不但要有埋頭苦干的工作精神，還要全面學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，熟練掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段。

　　(三)健全制度，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理。人事檔案的規(guī)范化管理的可靠保證是相關(guān)制度的完善，因此，各單位要及時(shí)建立健全一套完整科學(xué)的人事檔案管理制度，以“保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案的作用。為了避免檔案的丟失、改動(dòng)，必須建立健全人事檔案工作目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格手續(xù)，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素。”[9]對檔案管理中出現(xiàn)的問題的，要及時(shí)解決，要嚴(yán)格追究相關(guān)人員的責(zé)任，以保證人事檔案管理的規(guī)范有序。

　　(四)加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)共享。而要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，人事檔案管理電子化則是第一步要實(shí)現(xiàn)的。即，要“把原先的紙質(zhì)型檔案轉(zhuǎn)換成電子型檔案，將人事檔案有關(guān)信息輸入計(jì)算機(jī)，通過電子手段建立個(gè)人信息體系，并建立準(zhǔn)確、完備的人事信息數(shù)據(jù)庫，通過辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立綜合信息，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公、無紙檔案與紙質(zhì)檔案相互結(jié)合。”[10]

　　(五)改革人事檔案的宏觀管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的社會(huì)化。國家要制定有關(guān)人事檔案管理的政策和制度，努力建設(shè)面向社會(huì)的開放型的人事檔案管理模式。這種模式實(shí)際上是一種社會(huì)化的管理模式。該模式建立了具有較強(qiáng)社會(huì)性的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，面向社會(huì)，可以為整個(gè)社會(huì)提供人事檔案服務(wù)，有利于人才的合理流動(dòng)。“傳統(tǒng)的人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內(nèi)部人事機(jī)構(gòu)行使，人事檔案來源僅限于本機(jī)構(gòu)人員，內(nèi)容也較簡單;而社會(huì)化的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，其來源要可以是社會(huì)各類人員，檔案內(nèi)容也豐富多樣。傳統(tǒng)干部檔案工作由組織、人事部門管理，工人檔案由勞動(dòng)部門管理，但新的用人制度打破了傳統(tǒng)干部、工人的身份界限。傳統(tǒng)的干部檔案、工人檔案正逐漸被以職業(yè)特點(diǎn)為標(biāo)志的國家公務(wù)員檔案、醫(yī)生檔案、教師檔案、職工檔案等所替代，”[11]當(dāng)前，我國各行各業(yè)的的人事檔案都在走向社會(huì)化，這種變化是順應(yīng)時(shí)勢的。

　　綜上所述，人事檔案管理是一項(xiàng)長期重要的工作，要在改革創(chuàng)新的過程中不斷發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)解決，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。

　　參考文獻(xiàn)：

　　[1] 王愛榮.關(guān)于我國人事檔案管理改革若干問題的探討[J].黑龍江檔案，2010(1).

　　[2] 王英瑋,張秋燕.關(guān)于改革我國人事檔案管理機(jī)制的幾點(diǎn)建議[J].檔案學(xué)通訊，2009(4).

　　[3] 王英瑋,陳曉,張秋燕.關(guān)于人事檔案管理改革指導(dǎo)思想的理性思考[J].北京檔案，2009(3).

　　[4] 王愛榮.關(guān)于我國人事檔案管理改革若干問題的探討[J].黑龍江檔案，2010(1).

　　[5] 昌韜.對人事檔案管理工作改進(jìn)策略的思考[J].桂林師范高等�？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2010(1).

　　[6] 李海燕.當(dāng)前人事檔案管理存在的問題及對策[J].蘭臺(tái)世界，2010(增刊).

　　[7] 戴春波.現(xiàn)代化管理―――人事檔案管理的必然出路v黑龍江檔案，2009 (3).

　　[8] 王愛榮.關(guān)于我國人事檔案管理改革若干問題的探討[J].黑龍江檔案，2010(1).

　　[9] 王英瑋,陳曉,張秋燕.關(guān)于人事檔案管理改革指導(dǎo)思想的理性思考[J].北京檔案，2009(3).

　　[10] 王愛榮.關(guān)于我國人事檔案管理改革若干問題的探討[J].黑龍江檔案，2010(1).