人事檔案管理
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人事檔案管理【1】
摘要:人事檔案是人才信息的重要載體,是人才的主要信息源,是知人善任、選賢舉能的重要工具。
管好用好人事檔案,對人才資源開發(fā)起著重要作用。
本文著重探討人事檔案管理工作中存在的問題與建議。
關(guān)鍵詞:人事檔案;管理;建議
引言
人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分,通過人事檔案可以證實個人的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會關(guān)系、獎懲等情況。
從人力資源開發(fā)、管理的角度來看,人事檔案可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態(tài)、真實有效的原始資料和數(shù)據(jù)。
因此管好用好人事檔案,對人才資源開發(fā)起著重要作用。
1.當(dāng)前人事檔案管理中存在的不足
1.1 普遍對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不夠。
長期以來,相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的認(rèn)識都存在著一些誤區(qū),認(rèn)為人事檔案工作就是保管的事務(wù)性工作,不是單位的主要工作,只要不丟失,不泄密,能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。
甚至有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作只是檔案部門的事,對檔案工作不聞不問,自已不想管也不愿管。
因此,往往容易忽視人事檔案管理工作,未把人事檔案管理工作納入到議事日程,檔案工作不研究沒安排,檔案問題得不到解決,場所、經(jīng)費、人員沒有保障,檔案工作自然就做不好。
1.2 硬件設(shè)施解決落實差。
檔案室建設(shè)簡陋,經(jīng)費投入不足。
大部分檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范。
個別單位沒有專用檔案室,有的單位檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套,引起檔案材料霉變、蟲蛀,影響檔案的美觀整潔、完整。
1.3 檔案管理人員管理水平不高,管理手段落后。
由于檔案管理人員大多數(shù)是兼職,因此導(dǎo)致了管檔人員工作變動頻繁,新手占70%,加之各級管檔部門沒有組織專業(yè)知識培訓(xùn),業(yè)務(wù)不熟,對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解,難以適應(yīng)干部檔案管理工作。
2.對目前人事檔案管理的幾點建議
2.1 提高認(rèn)識,進一步加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。
領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。
單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視人事檔案管理工作,將其納入到議事日程。
要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組,定期對檔案管理工作進行檢查、指導(dǎo)、督促,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
同時單位領(lǐng)導(dǎo)要加強對檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí),進一步明確檔案工作是各級黨委、政府義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。
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2.2 加大投入,進一步夯實檔案工作基礎(chǔ)。
各單位財政在檔案工作上要舍得投入,檔案工作經(jīng)費做到年初有預(yù)算安排,特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設(shè)等方面所需費用要予以重點保障,要有專項預(yù)算;各單位要按標(biāo)準(zhǔn)按要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室,購置必備的檔案柜,搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施,有條件的單位還可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備,進一步提高檔案管理信息化水平,確保檔案利用安全,檔案資料不丟失、不損壞,又保證檔案信息不失密、不泄密。
2.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)。
《干部檔案工作條例》三十八條規(guī)定,各級組織人事部門要注意加強干部檔案工作隊伍建設(shè),選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作,注意對他們的教育培養(yǎng),關(guān)心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。
建議:①主管部門應(yīng)定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識,讓他們掌握新的知識和先進的管理技術(shù),進一步了解管理檔案的重要性,增強責(zé)任心,提高檔案管理的技術(shù)水平。
②配置專(兼)職人事檔案管理人員,落實管檔人員待遇。
2.4 注重人事檔案材料收集。
提高人事檔案管理質(zhì)量。
收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ),隨著政治經(jīng)濟體制改革的不斷深化,干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多,給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。
對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理,手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦,確保材料齊全完整、手續(xù)完備,保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實性。
2.5 加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。
人事檔案是人才信息資源庫,合理利用各種資源,使其最大限度地發(fā)揮作用,必須把先進的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理,以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。
實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化,是人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要,是我國整個社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個具體組成部分,也是適應(yīng)社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。
這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率,準(zhǔn)確、及時地傳輸人事信息,提高人事信息管理的時效性。
同時要充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行人事檔案管理創(chuàng)新,通過網(wǎng)絡(luò),可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享,向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù),以實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。
既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量,并大大提高檔案的利用效率。
通過檔案管理工作的不斷完善,檔案管理必將更有效,檔案管理工作必將上一個新臺階。
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人事檔案管理【2】
[摘 要] 人事檔案的真實性、動態(tài)性、機密性要求檔案管理員要嚴(yán)格遵守人事檔案保管制度，具有較高的檔案意識，并不斷提高自身素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，以保證人事檔案的全面性和現(xiàn)實性，實現(xiàn)“檔案為人人，人人重檔案”的美好目標(biāo)。
[關(guān)鍵詞] 人事檔案; 性質(zhì); 管理
人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。
目前出境、計算工齡、工作流動、考研、考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理各種社會保險以及升學(xué)等都需要個人檔案，特別是在國有企業(yè)和事業(yè)單位。
因此對人事檔案進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的人事檔案管理工作尤為重要。
本文將從人事檔案的性質(zhì)著手，論述檔案管理工作對檔案管理員的要求。
1 人事檔案的性質(zhì)
1.1 全面性
人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定(考評)、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料，因此，它能記錄員工個人成長、思想發(fā)展的歷史，能展現(xiàn)員工家庭情況、專業(yè)情況、個人自然情況等各個方面的內(nèi)容，是員工個人信息的儲存庫，它概括地反映員工個人全貌。
1.2 現(xiàn)實性
由于員工仍在工作，其人事檔案成為人事(勞動)部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個重要依據(jù)。
直接為現(xiàn)實工作服務(wù)是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志。
1.3 真實性
這是人事檔案現(xiàn)實性的基礎(chǔ)和前提。
人事檔案必須做到整體內(nèi)容完整齊全，個體材料客觀真實，才能為用人部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
1.4 動態(tài)性
人事檔案建立后，其內(nèi)容不是一成不變的，隨著當(dāng)事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。
因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補充新材料。
1.5 流動性
人事檔案要發(fā)揮應(yīng)用的作用，必須堅持“檔隨人走”，在員工調(diào)走后的一周以內(nèi)，必須將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門。
“有檔無人”，這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。
1.6 機密性
人事檔案的內(nèi)容涉及個人功、過等諸多方面情況，有的從側(cè)面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織匯報而不能向他人(包括家庭成員)言及的內(nèi)心隱秘等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務(wù)。
即使是處于檔案管理機構(gòu)的個人也不能查閱自己的人事檔案。
人事檔案的六大性質(zhì)要求檔案管理人員在進行檔案管理時，必須本著認(rèn)真、負(fù)責(zé)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度并采用科學(xué)的手段，保守檔案機密，維護人事檔案材料的完整，以便檔案材料的高效利用。
因此檔案管理人員的素質(zhì)對檔案管理工作有著極大的影響。
2 檔案管理工作對檔案管理員的要求
2.1 嚴(yán)格遵守人事檔案保管制度
檔案管理人員在工作中，要嚴(yán)格遵守材料歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、檢查核對制度、統(tǒng)計制度和保衛(wèi)保密制度。
歸檔材料時，對材料進行鑒別，保證其真實性，將符合歸檔要求的材料按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置。
如有新的檔案材料應(yīng)及時歸檔，在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”;出現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)移情況時，須填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》，密封包裝檔案資料，通過機要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。
收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回，并及時在檔案底賬上注銷，做到“檔隨人走”，避免“有檔無人”;定期對檔案進行檢查核對和統(tǒng)計，確保檔案材料無霉?fàn)�、蟲蛀等損害。
統(tǒng)計人事檔案材料收集補充、整理、保管、利用以及庫房設(shè)備等情況，檢查檔案保管環(huán)境的安全性;檔案應(yīng)由專人保管，庫房、檔案柜保持清潔，不存放無關(guān)物品。
任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
無關(guān)人員不得進入庫房。
2.2 具有檔案意識
檔案意識，是指人們對檔案的性質(zhì)和價值的認(rèn)識，對檔案工作的性質(zhì)、地位和作用的認(rèn)識。
檔案管理人員要有檔案意識，要認(rèn)識到檔案工作是管理檔案和提供檔案信息為社會實踐服務(wù)的一項業(yè)務(wù)系統(tǒng)。
作為服務(wù)“窗口”，檔案部門及檔案管理人員應(yīng)堅持“以人為本”的服務(wù)理念，提供周到、細(xì)致、全面的服務(wù)，積極為利用者解決檔案利用過程中出現(xiàn)的一些難題，滿足使用人、使用部門的利用需求。
由于人事檔案具有記載人生軌跡的真實性和全面性，因此，人事檔案的收集、整理、開發(fā)、利用十分重要。
這就要求檔案管理人員要有較強的責(zé)任心，做到口勤、手勤、腳勤，認(rèn)真、及時地到各部門、科室收集應(yīng)該歸檔的檔案材料，并對檔案材料內(nèi)容認(rèn)真審核之后將材料進行鑒別歸檔。
此外，檔案管理人員還應(yīng)督促職工將相關(guān)材料交給檔案部門。
使人事檔案的收集和歸檔工作做到不丟失、不積壓，客觀地反映事實，保證人事檔案工作制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見證歷史”的作用。
2.3 具有一定的信息處理能力
如何利用計算機技術(shù)對人事檔案進行信息存儲、檢索，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，已經(jīng)成為人事檔案管理工作的重要議題，計算機替代傳統(tǒng)的手工操作指日可待。
檔案部門提供給利用者的將不再只是紙質(zhì)檔案，而是大量的電子文件。
檔案管理人員不再整天忙于收集、整理、進庫取卷等繁瑣低效的工作，而是負(fù)責(zé)將豐富的檔案信息數(shù)字化，通過專用網(wǎng)絡(luò)向社會傳播，使檔案成為重要的信息資源。
這一趨勢要求檔案管理人員要具有一定的學(xué)習(xí)能力，掌握計算機相關(guān)知識，不斷提高自身業(yè)務(wù)能力，以科學(xué)高效的手段進行人事檔案管理，從而提高人事檔案信息資源的開發(fā)和利用程度。
綜上所述， 檔案管理人員作為檔案與利用者之間的媒介與紐帶，要具有高度的責(zé)任感、較強的業(yè)務(wù)能力和計算機應(yīng)用能力，愛崗敬業(yè)，勤勤懇懇，不計名利，堅持以人為本的服務(wù)理念，實現(xiàn)“檔案為人人，人人重檔案”的美好目標(biāo)。
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