打電話的禮儀

時(shí)間：2022-10-01 00:19:31 禮儀我要投稿

打電話的禮儀

　　大家知道打電話有哪些禮儀嗎?下面小編整理相關(guān)打電話禮儀的內(nèi)容，希望對(duì)大家有所幫助!

打電話的禮儀

　　打電話的禮儀【1】

　　1 .時(shí)間適宜

　　打電話應(yīng)盡量避開(kāi)上午7點(diǎn)前、晚上22點(diǎn)以后及午休、吃飯等時(shí)間。通話的時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，一般以3至5分鐘為好。

　　因?yàn)橐紤]到其他電話的進(jìn)出，不可過(guò)久地占線。尤其不可將公用電話作為聊天工具煲“電話粥”。

　　假如通話時(shí)間較長(zhǎng)，也事先征求一下對(duì)方意見(jiàn)，并在結(jié)束通話時(shí)略表歉意。如果在萬(wàn)不得已的情況下，在他人節(jié)假日、用餐、睡覺(jué)時(shí)打電話影響了他人，應(yīng)該說(shuō)明原因，并說(shuō)一聲：“對(duì)不起。”給國(guó)外通話事先要了解一下時(shí)差，不要不明對(duì)方晝夜，造成騷擾。

　　2. 事先準(zhǔn)備

　　每次通話前，最好做好充分的準(zhǔn)備工作，如事先核對(duì)對(duì)方的電話號(hào)碼、單位名稱、人名;寫出通話的要點(diǎn)或詢問(wèn)的事項(xiàng)，斟酌一下用詞;準(zhǔn)備好在應(yīng)答中需要記錄用的備忘紙和筆,以及必要的資料和文件，這樣通話時(shí)就不會(huì)臨時(shí)抓瞎，丟三落四。

　　有時(shí)需要估計(jì)一下對(duì)方的情況，決定通話的時(shí)間。通話中說(shuō)話應(yīng)該務(wù)實(shí)，簡(jiǎn)明扼要，多為他人著想，長(zhǎng)話短說(shuō)。

　　3. 注意禮節(jié)

　　具體要求做到以下三點(diǎn)：

　　(1) 主動(dòng)問(wèn)候

　　接通電話，應(yīng)主動(dòng)友好、恭敬地以“您好!”為開(kāi)頭問(wèn)候，然后再言及其他，切忌一上來(lái)就“喂”對(duì)方，或者開(kāi)口便道自己的事情。

　　(2) 自報(bào)家門

　　問(wèn)候完畢后，接下來(lái)必須自報(bào)家門和證實(shí)一下對(duì)方的身份�？梢韵日f(shuō)自己是誰(shuí)，或者報(bào)出自己的單位、部門名稱。態(tài)度要溫文爾雅。如果你找的人不在，可以請(qǐng)求接電話者幫助轉(zhuǎn)告。如說(shuō)：“對(duì)不起，麻煩您轉(zhuǎn)告……”如果對(duì)方允諾，轉(zhuǎn)告后勿忘向?qū)Ψ降乐x，并問(wèn)清對(duì)方的姓名。

　　(3) 道別語(yǔ)

　　終止通話前，預(yù)備放下話筒前，應(yīng)說(shuō)“再見(jiàn)”或道謝的話語(yǔ)，因?yàn)檫@些一般是通話結(jié)束的信號(hào)，也是對(duì)對(duì)方的尊重。要注意聲音給人愉快的感覺(jué)。

　　除了以上三點(diǎn)外，打電話還需注意下面這些禮節(jié)：

　　(1) 通話完畢聽(tīng)筒置放要輕。

　　一般講，應(yīng)該是打電話者先擱下，接電話者后擱話筒。但假如是與上級(jí)、長(zhǎng)輩、客戶等通話，無(wú)論你是發(fā)話人還是受話人，最好是讓對(duì)方先掛斷。

　　(2)如果撥錯(cuò)電話號(hào)碼，應(yīng)向接聽(tīng)者表示歉意，不要一言不發(fā)，掛斷了事。

　　(3)打電話時(shí)還需注意舉止文明，不要將電話筒夾在脖子下，或抱著電話隨意走動(dòng)、或趴或仰、邊吃邊打。

　　打電話的禮儀【2】

　　撥打電話時(shí)須注意的問(wèn)題

　　>>>>擇時(shí)通話。通話時(shí)機(jī)的選擇看似平常，實(shí)際上很重要。有的人只以自己的情況為判斷標(biāo)準(zhǔn)，選擇自己方便的時(shí)候撥打電話，這實(shí)際上是對(duì)通話對(duì)象不夠重視、尊重的表現(xiàn)。設(shè)身處地地考慮對(duì)方的情況，是選擇通話時(shí)機(jī)的基本原則。

　　撥打電話要選擇通話效率高的時(shí)間，換句話來(lái)講，就是人家不會(huì)厭煩的時(shí)間。比如休息時(shí)間盡量不要給他人打電話，除非萬(wàn)不得已。嚴(yán)格地講，晚上10點(diǎn)之后，早上7點(diǎn)之前，沒(méi)有什么特別的急事不要打電話。萬(wàn)一有急事打電話，要先說(shuō)一句“抱歉，事關(guān)緊急，打攪你了!”

　　否則的話對(duì)方很可能會(huì)厭煩。再者，就餐時(shí)別打電話�，F(xiàn)代人工作繁忙，通常中午只有一個(gè)小時(shí)的吃飯時(shí)間，如遇電話，豈不影響食欲?另外，倘若不是重大事情，節(jié)假日不要打電話。在現(xiàn)代社會(huì)里，盡量不打擾他人的節(jié)假日休息應(yīng)該成為常識(shí)。如果是撥打國(guó)際長(zhǎng)途電話，

　　尤其是像美國(guó)等距離較遠(yuǎn)的國(guó)家，還要考慮到時(shí)差的問(wèn)題。當(dāng)然，秘書在工作中遇到緊急情況，可隨時(shí)與有關(guān)部門和人員電話聯(lián)絡(luò)，雖然也要注意把握分寸。

　　撥打電話除了要注意時(shí)間的選擇，還要注意空間的選擇。一般來(lái)講，私人電話是在家里打的，公務(wù)電話是在辦公室打的。在工作場(chǎng)合，撥打私人電話應(yīng)該盡量用自己的手機(jī)。此外，除非工作之需，一般是不應(yīng)在公眾場(chǎng)所撥打電話的，秘書人員更應(yīng)注意這一問(wèn)題，切不可不管有無(wú)必要，

　　總是旁若無(wú)人地大聲吆喝，令他人厭煩。

　　>>>>簡(jiǎn)短通話。電話打多長(zhǎng)好呢?在日常生活中撥打電話，有多少事就說(shuō)多長(zhǎng)時(shí)間，說(shuō)清楚為止。但是，在秘書工作中，通話時(shí)間是宜短不宜長(zhǎng)，要遵守電話禮儀中的“3分鐘原則”，即每次通話的時(shí)間應(yīng)該有效地控制在3分鐘之內(nèi)。當(dāng)然，這里的“3分鐘”并非是絕對(duì)的只能通話3分鐘，

　　而是指要長(zhǎng)話短說(shuō)，廢話少說(shuō)，沒(méi)話不說(shuō)。撥打電話不是為了排遣寂寞，不可拿著話筒捉迷藏，一定要有時(shí)間觀念。

　　>>>>通話內(nèi)容精練有序。秘書人員正確把握通話內(nèi)容的一個(gè)有效方法就是要養(yǎng)成重要電話列提綱的習(xí)慣。首先，要知道通話對(duì)方有幾個(gè)電話號(hào)碼，第一個(gè)打不通就撥第二個(gè)。接通后要先做自我介紹。其次，要列出通話的事項(xiàng)，先講重要的事情，后講次要的事情。

　　>>>>禮貌掛機(jī)。結(jié)束通話后要禮貌地掛機(jī)。首先，要了解怎樣暗示對(duì)方終止通話。其標(biāo)準(zhǔn)化的做法就是重復(fù)要點(diǎn)，比如：“陳部長(zhǎng)，那我們這次就說(shuō)好了，請(qǐng)您下個(gè)星期一參加我們單位的專家論證會(huì)。如果沒(méi)有記錯(cuò)的話，我應(yīng)該讓司機(jī)于下周一早晨8點(diǎn)到您家樓下，接您過(guò)來(lái)。”

　　這就是重復(fù)要點(diǎn)的方法，以免對(duì)方記錯(cuò)了，或者忘記了，同時(shí)也說(shuō)明秘書人員訓(xùn)練有素，不說(shuō)廢話。

　　其次，要熟知掛機(jī)的順序。不少秘書人員以為通話完畢應(yīng)該由對(duì)方先掛斷電話，這雖然是出于禮貌，但實(shí)際上卻行不通。從禮儀角度來(lái)說(shuō)，通話完畢應(yīng)該由地位高者先掛斷電話。對(duì)秘書人員來(lái)說(shuō)，應(yīng)該由上級(jí)先掛，客人先掛。如遇特殊情況，即通話雙方地位一樣，都是秘書，性別相同，

　　年齡相仿，此時(shí)一般就是誰(shuí)先撥打誰(shuí)先掛斷。

　　接聽(tīng)電話時(shí)須注意的問(wèn)題

　　>>>>鈴響不過(guò)3聲。撥打電話要注意“通話3分鐘”原則，而接聽(tīng)電話則要遵循“鈴響不過(guò)3聲”原則，及時(shí)接聽(tīng)電話，尤其是有約在先的電話。約好通話而不接是嚴(yán)重的失禮行為。當(dāng)然，訓(xùn)練有素的秘書人員應(yīng)該在電話鈴聲響兩三聲后再接，如果鈴聲剛一響就接，很可能電話會(huì)掉線。

　　倘若電話鈴聲響到6聲以上才接，接電話的人應(yīng)該首先向?qū)Ψ街虑福?ldquo;抱歉!讓您久等了。”

　　>>>>要安排合理而有序的表達(dá)。作為秘書人員，要盡量親自接聽(tīng)電話，尤其是有約在先的電話，不要隨便讓別人代接電話。而且，對(duì)于秘書人員，更多的是要代領(lǐng)導(dǎo)接聽(tīng)電話。如果領(lǐng)導(dǎo)不在的話，秘書人員應(yīng)該首先告訴對(duì)方領(lǐng)導(dǎo)不在，然后才能問(wèn)對(duì)方的身份，來(lái)電為何事，

　　是否需要轉(zhuǎn)達(dá)等。千萬(wàn)不可先盤問(wèn)對(duì)方，再說(shuō)領(lǐng)導(dǎo)不在，以免對(duì)方誤以為領(lǐng)導(dǎo)有意回避。接聽(tīng)電話也要首先“自報(bào)家門”，自我介紹身份，其好處就是萬(wàn)一對(duì)方撥錯(cuò)了，不至于一錯(cuò)再錯(cuò)。

　　>>>>正確處理打錯(cuò)的電話。當(dāng)我們接聽(tīng)到對(duì)方撥錯(cuò)的電話，首先仍然要向?qū)Ψ絾?wèn)好，說(shuō)明電話撥錯(cuò)了。然后要將本單位的電話號(hào)碼重復(fù)一下，讓對(duì)方驗(yàn)證。

　　在日常工作中，電話中斷是經(jīng)常遇到的情況，尤其是手機(jī)，說(shuō)著說(shuō)著就斷了，可能是沒(méi)電了，也可能是掉線了。遇到這種情況，秘書人員有責(zé)任告訴對(duì)方，自己所在的位置可能網(wǎng)絡(luò)沒(méi)有覆蓋，并請(qǐng)對(duì)方指定一個(gè)時(shí)間，我們撥打過(guò)去。萬(wàn)一沒(méi)有一點(diǎn)先兆，電話“啪”地就斷了，

　　要馬上把電話打回去，打回去的時(shí)候第一句話就要道歉，并告知對(duì)方電話掉線了，或者說(shuō)電池用完了。把電話首先打回去，這是對(duì)他人的尊重。如欲同對(duì)方另約其他時(shí)間通話，應(yīng)該說(shuō)好自己將按時(shí)主動(dòng)撥打?qū)Ψ降碾娫挕?/p>

　　使用手機(jī)時(shí)須注意的問(wèn)題

　　>>>>要安全使用。一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的秘書人員是不應(yīng)該用移動(dòng)電話來(lái)傳送重要信息的。尤其在國(guó)際交往中，有些非法組織和個(gè)人使用竊密的工具，竊取移動(dòng)電話中的信息資料。所以，從保密的要求來(lái)講，移動(dòng)電話是不適合傳遞重要信息的。秘書人員還要注意遵守安全規(guī)范，

　　比如開(kāi)車的時(shí)候不打手機(jī)，乘坐飛機(jī)時(shí)手機(jī)要關(guān)機(jī)，在加油站附近和病房之內(nèi)不使用手機(jī)等。

　　>>>>要文明使用。這一要求是指秘書人員在使用手機(jī)時(shí)要有尊重人、愛(ài)護(hù)人、關(guān)心人、體諒人的意識(shí)。在公眾場(chǎng)合，秘書人員要養(yǎng)成手機(jī)改成振動(dòng)或者靜音、甚至關(guān)機(jī)的習(xí)慣。不要讓手機(jī)在大庭廣眾之中頻頻響起，更不要在人多之處接聽(tīng)電話。另外，手機(jī)有一些特殊的附帶功能，

　　比如發(fā)短信、拍照等。在使用這些功能時(shí)就要注意，給別人拍照要先征得對(duì)方同意。發(fā)手機(jī)短信應(yīng)該發(fā)有效、有益的信息。

　　>>>> 要規(guī)范使用。首先，使用手機(jī)通話，跟使用座機(jī)是一樣的，禮貌用語(yǔ)要有，電話該誰(shuí)掛就是誰(shuí)掛，該道別就要道別。這些要按照一般座機(jī)的使用規(guī)則去遵守。其次，手機(jī)也同樣不宜相互借用，手機(jī)里儲(chǔ)存的電話號(hào)碼、短信以及通話記錄等，從某種意義上講都是個(gè)人隱私。

　　打電話的禮儀【3】

　　電話溝通形象三要素：時(shí)間、空間、和語(yǔ)言。

　　時(shí)間選擇：工作電話選擇時(shí)間，避開(kāi)休息、就餐及節(jié)假日的時(shí)間。

　　空間選擇：通過(guò)打電話可以判斷出對(duì)方所處環(huán)境：如電話里噪音很大一定在室外，或在路上，這時(shí)對(duì)方也沒(méi)有心情完整聽(tīng)你說(shuō)完，換個(gè)時(shí)間效率更高!

　　聲音也有表情：

　　表情：聽(tīng)得到的微笑，笑容會(huì)使聲音自然、輕快、悅耳，給對(duì)方留下好印象。

　　語(yǔ)氣：打電話的語(yǔ)氣、聲調(diào)會(huì)影響客戶，記得把好心情帶進(jìn)電話中。

　　語(yǔ)調(diào)：情緒通過(guò)電話傳遞，語(yǔ)調(diào)上揚(yáng)更顯熱情!聲音能給對(duì)方留下積極的印象。

　　敬語(yǔ)的使用：代表你個(gè)人的素養(yǎng)和形象，比如“方便留下你的名字和信息嗎?or說(shuō)下你的地址、名字，顯然感覺(jué)不一樣;使用敬語(yǔ)，讓對(duì)方感到倍受尊重!

　　掛電話有講究：勿忘道別，主動(dòng)打電話的一方先道別，禮貌說(shuō)再見(jiàn)或保持聯(lián)絡(luò)后，再掛電話。

　　代接電話如何處理：同事的手機(jī)響了，你會(huì)怎么做呢?

　　置之不理?