怎樣策劃會(huì)議流程及方案

時(shí)間：2024-09-20 08:50:21 會(huì)議方案我要投稿

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怎樣策劃會(huì)議流程及方案

　會(huì)議策劃不是簡單的PPT的堆砌，而必須是根據(jù)會(huì)議的目的借助一定的科學(xué)方法和藝術(shù)，為決策、計(jì)劃而構(gòu)思、會(huì)議策劃設(shè)計(jì)、制作策劃方案以達(dá)到最終的會(huì)議效果，好的會(huì)議策劃，一定是對具體的執(zhí)行方案有深入的思考，具有可行性;一定是在某些方面有突破，有新意、有創(chuàng)意才行。

怎樣策劃會(huì)議流程及方案

　　步驟/方法

　　一、會(huì)前籌劃

　　▲確定會(huì)議主題→確定議事日程→確定參會(huì)人選

　　▲會(huì)前通知：通知參會(huì)人員

　　方式：電話通知或書面通知

　　內(nèi)容：時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員范圍、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)期、報(bào)到地點(diǎn)、要求(筆記等)

　　注意：通知后需落實(shí)有關(guān)負(fù)責(zé)人是否收到，并及時(shí)記錄

　　→確定最后參會(huì)人員

　　統(tǒng)計(jì)制作參會(huì)人員名單，包括參會(huì)人員所屬區(qū)域、姓名、性別、職務(wù)，并最后按照其職務(wù)統(tǒng)計(jì)分類;

　　統(tǒng)計(jì)交通路線，到達(dá)時(shí)間，飛機(jī)或火車，安排接送，詳細(xì)寫清楚參會(huì)人員所屬區(qū)域、姓名、性別、職務(wù)、電話;

　　▲聯(lián)系酒店：聯(lián)系房間

　　預(yù)定房間(數(shù)量、類型、時(shí)間、價(jià)格)

　　→聯(lián)系會(huì)議室

　　會(huì)議廳(容量、時(shí)間、設(shè)備、價(jià)格)

　　→餐飲安排

　　是否需要在會(huì)議時(shí)準(zhǔn)備茶點(diǎn)，是否需要在會(huì)后安排一個(gè)宴會(huì)，是否需要提供飲用水，正餐有多少人安排多少桌

　　▲會(huì)議準(zhǔn)備材料：

　　1、領(lǐng)導(dǎo)講話稿;

　　2、發(fā)放資料：會(huì)議日程安排表、鉛筆和紙、講演稿(不做保密的可以為與會(huì)代表每人一份)、其他文件、房卡等;

　　3、會(huì)議設(shè)備：電腦、投影儀、激光筆、話筒、錄音錄像設(shè)備;

　　▲場地布置：

　　1、會(huì)議橫幅

　　2、主席臺(tái)的安排：誰?幾個(gè)人?怎樣安排?是否需要銘牌?位置如何安排、會(huì)場的衛(wèi)生、椅子、凳子、是否夠用?怎樣安排?是多個(gè)分店(部門)的來的，除主管和中層外，其他要分區(qū)坐(座)，一個(gè)團(tuán)隊(duì)一個(gè)區(qū)域。

　　3、燈光、音響、話筒、空調(diào)、現(xiàn)場調(diào)試的人員，會(huì)場都要作好安排!(設(shè)備最好準(zhǔn)備2套以上)

　　4、如果發(fā)放獎(jiǎng)品：要提前準(zhǔn)備好，先發(fā)的放在上面，后發(fā)的放在下面(但要注意不要混淆、怕壓的物品要注意單放)。準(zhǔn)備的禮儀人員是否設(shè)置好上臺(tái)的時(shí)間、路線、方式?穿戴是否整齊、符合要求?會(huì)前是否進(jìn)行過演練?

　　5、非常重要的會(huì)議，請速記員。

　　6、國際性會(huì)議，準(zhǔn)備同音翻譯。

　　▲支出預(yù)算：文件資料、路費(fèi)、房間、餐飲、會(huì)議場地租借、相關(guān)設(shè)備及現(xiàn)場布置都需要花錢，大概多少費(fèi)用也要在方案結(jié)尾概算一下。

　　▲部門分工

　　二、會(huì)中安排

　　設(shè)立簽到處：參會(huì)人員統(tǒng)一簽到，領(lǐng)取房卡，發(fā)放資料袋，說明注意事項(xiàng)(比如手機(jī)、著裝)，咨詢返程時(shí)間及交通路線，統(tǒng)計(jì)并通知安排;

　　餐飲問題：選擇對應(yīng)的主管交流、座談，要注意事先安排：那些人去?吃什么?不吃什么?在哪里?

　　注意事項(xiàng)：

　　1、空調(diào)的溫度問題(作為主導(dǎo)會(huì)議方必須全程關(guān)注，溫度是否過高、過低)，會(huì)場的空調(diào)在冬天合適，是否在夏季可以?(如果在高樓層，因?yàn)闇囟葧?huì)往上走，導(dǎo)致原空調(diào)失效)，這些必須在會(huì)議前進(jìn)行安排，可以提前進(jìn)行降溫或升溫!

　　2、燈光音響效果：

　　2、沖水：沖水不能沖著對方，要拿起杯子，不要對著領(lǐng)導(dǎo)沖水，不要擋住領(lǐng)導(dǎo)形象，不能直接在桌面上沖等。(1、整個(gè)會(huì)議的過程中要保證有飲用水。2、要保證每一個(gè)人都有水喝，但不要試圖在沖水時(shí)每一個(gè)都去沖。3、對領(lǐng)導(dǎo)、主席臺(tái)、主持人、特殊人物一定要保證有水，參會(huì)者不一定照顧到。)

　　3、會(huì)議中途休息：放音樂，1、播放時(shí)要注意選擇歌曲，要選擇輕音樂，膾炙人口的歌曲，避免流行歌曲、搖滾等不適合場景的歌曲2、聲音一定不能太吵，因?yàn)殚_會(huì)大腦都容易類，在下一節(jié)會(huì)議時(shí)會(huì)產(chǎn)生疲勞感3、在快開始前1-2分鐘關(guān)掉音樂，一般這是大家入座的通知，這時(shí)主持人要上臺(tái)組織大家入座。

　　4、確保條幅、話筒、投影儀、電腦、桌簽、咖啡杯、茶水等正常

　　5、確定會(huì)議記錄人員、話筒接遞員、會(huì)議攝像者等;

　　會(huì)后收尾

　　▲退房：結(jié)賬，收回房卡安置好不能及時(shí)離開的與會(huì)者。

　　▲送站：根據(jù)返程時(shí)間，統(tǒng)籌規(guī)劃，送參會(huì)人員

　　▲會(huì)議照片：如有人需要，抽時(shí)間拷給他們，會(huì)后郵件發(fā)送很不方便

　　▲收拾：會(huì)議物品，避免忙中出錯(cuò)，遺漏東西

　　▲整理會(huì)議記錄，總結(jié)為會(huì)議紀(jì)要

　　▲進(jìn)行會(huì)議總結(jié)，分析不足之處，保留不錯(cuò)環(huán)節(jié)

　　會(huì)議指南：一、會(huì)議背景及目的、會(huì)議主題及議題、參辦單位、大會(huì)主席、副主席、會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn);

　　二、參會(huì)嘉賓名單(姓名及職務(wù))

　　三、會(huì)議日程安排(時(shí)間、地點(diǎn)、)