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會(huì)議方案的種類及其特點(diǎn)
會(huì)議方案是召開大中型會(huì)議之前，對(duì)會(huì)議如何召開所作的預(yù)想性方案，是一種書面文字材料。會(huì)議方案定得好，對(duì)會(huì)議的成功有很大幫助。并非任何會(huì)議都要寫會(huì)議方案的，只是對(duì)那些較重要的、規(guī)模較大的、時(shí)間較長的大中型會(huì)議才寫會(huì)議方案。例如：黨大會(huì)、人代會(huì)等都要寫會(huì)議方案。一般小型的會(huì)議，到會(huì)人數(shù)不多、時(shí)間不長，用不著寫會(huì)議方案。
會(huì)議方案的種類
(1)代表會(huì)議方案。代表會(huì)議一般參加人數(shù)較多，召開時(shí)間較長，會(huì)議程序嚴(yán)格，而且不同級(jí)別的代表會(huì)，有不同要求，其方案也比較復(fù)雜。
(2)工作會(huì)議方案。工作會(huì)議，雖然不象代表會(huì)議在程序和規(guī)格上要求那樣嚴(yán)格，但在材料的準(zhǔn)備工作上有自己突出的特點(diǎn)。
(3)表彰獎(jiǎng)勵(lì)性會(huì)議方案。表彰獎(jiǎng)勵(lì)性會(huì)議除會(huì)議本身之外，因涉及到獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)品之類，在財(cái)務(wù)和物資方面需要做好準(zhǔn)備，其會(huì)議方案比較復(fù)雜。
會(huì)議方案的特點(diǎn)
(1)預(yù)想性。會(huì)議方案是在會(huì)議召開之前制定的。對(duì)為什么召開這次會(huì)議，怎樣召開這次會(huì)議，會(huì)議將達(dá)到什么效果，都要事先做出設(shè)想和安排。這種設(shè)想和安排，一方面要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行，另一方面要憑以往經(jīng)驗(yàn)。對(duì)如何開好會(huì)議預(yù)想得越周到、越細(xì)致越好。
(2)程序性。凡召開會(huì)議必有一定程序，有些會(huì)議其程序大體都是固定的，因此在制定會(huì)議方案時(shí)，不能不根據(jù)某種會(huì)議的特點(diǎn)和要求，確定其基本程序，以保證會(huì)議進(jìn)然有序地召開。
(3)請(qǐng)示性。寫會(huì)議方案還有一個(gè)目的，那就是請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門批準(zhǔn)召開這次會(huì)議，如這次會(huì)議的規(guī)模、程序、開法、經(jīng)費(fèi)使用等是否合適，請(qǐng)示審查批準(zhǔn)。
接待會(huì)議方案
一、會(huì)前準(zhǔn)備工作
1、組織會(huì)務(wù)班子、明確工作職責(zé)。大型會(huì)議還要制定詳細(xì)的會(huì)務(wù)工作方案。
2、發(fā)出會(huì)議通知。包括會(huì)議名稱、內(nèi)容、會(huì)期、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員范圍。
3、印刷會(huì)議日程，編排好會(huì)議程序，制定注意事項(xiàng)。
4、大型會(huì)議要編組并提出小組召集人、討論地點(diǎn)。
5、大型會(huì)議要印制會(huì)議憑證。如出席證、列席證、工作證、請(qǐng)柬等。
6、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)場(chǎng)布置要充分體現(xiàn)會(huì)議氣氛。
�。�1）懸掛會(huì)標(biāo)、徽記、旗幟登。
（2）設(shè)置主席臺(tái)，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)，安排座次，設(shè)置發(fā)言席，拜訪席簽、話筒，并保證音響效果。
�。�3）確定會(huì)議桌擺放形式，明確劃分分會(huì)場(chǎng)區(qū)域，并使與會(huì)者明確。
�。�4）保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。
�。�5）擺放適宜花卉。
7、后期服務(wù)工作。大型會(huì)議要對(duì)與會(huì)人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細(xì)致安排。
8、做好會(huì)議發(fā)言、投票、發(fā)獎(jiǎng)、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作。
9、進(jìn)行會(huì)前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)準(zhǔn)備工作情況。
二、會(huì)務(wù)組織與服務(wù)工作
1、會(huì)務(wù)人員提前1小時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)，反復(fù)檢查會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備情況。
2、搞好會(huì)議簽到、材料分發(fā)。
3、落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。
4、按預(yù)訂方案組織與會(huì)人員由前向后以此就座。
5、維持好會(huì)場(chǎng)秩序。會(huì)議開始前5分鐘，關(guān)閉會(huì)場(chǎng)大門，與會(huì)人員入座就緒，無關(guān)人員離開會(huì)場(chǎng)；開會(huì)期間關(guān)閉手機(jī)，一般不允許找人，無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。
6、做好會(huì)議紀(jì)錄，寫好會(huì)議簡報(bào)。
7、組織照相。
8、為與會(huì)人員預(yù)訂車、船、機(jī)票等。
三、會(huì)議善后工作
1、會(huì)議結(jié)束后，要檢查會(huì)場(chǎng)，帶回剩余材料、席簽等。
2、組織送站。根據(jù)與會(huì)人員離會(huì)時(shí)間，提前安排車輛、送站人員等。
3、做好會(huì)議文件的清退、收集、歸檔工作。
4、做好會(huì)議報(bào)道工作。
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