關(guān)于會議方案范文合集7篇
為了確保事情或工作安全順利進(jìn)行，時(shí)常需要預(yù)先制定方案，方案是綜合考量事情或問題相關(guān)的因素后所制定的書面計(jì)劃。方案要怎么制定呢？以下是小編為大家整理的會議方案7篇，歡迎閱讀與收藏。
會議方案 篇1
主持人： 黃健康
參加人員：各街鎮(zhèn)鄉(xiāng)主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)，區(qū)安監(jiān)委成員單
位分管領(lǐng)導(dǎo)，部分重點(diǎn)企業(yè)負(fù)責(zé)人、先進(jìn)企業(yè)負(fù)責(zé)人、先進(jìn)個(gè)人代表計(jì)120人左右。
出席領(lǐng)導(dǎo)：市安監(jiān)局領(lǐng)導(dǎo)，區(qū)政府主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)，區(qū)
委分管安全的副書記，區(qū)人大、區(qū)政協(xié)聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)開區(qū)分管領(lǐng)導(dǎo)。
會議地點(diǎn)：區(qū)政府五樓會議室
會務(wù)準(zhǔn)備：區(qū)政府辦、區(qū)安監(jiān)局共同負(fù)責(zé)。
會議議程：
一、 請區(qū)長助理李忠友同志通報(bào)近期安全生產(chǎn)事故情況；
二、 請副區(qū)長王仕彬總結(jié)20xx年安全生產(chǎn)工作，安排20xx年安全生產(chǎn)工作；
三、 請瑞金副書記宣讀表彰決定，并請受獎單位代表上臺領(lǐng)獎；
四、 請區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)與建設(shè)局、龍泉街辦簽訂20xx年安全生產(chǎn)目標(biāo)責(zé)任書（其余單位會后簽訂）；
五、 請市安監(jiān)局領(lǐng)導(dǎo)講話；
六、 請仁松區(qū)長講話。
會務(wù)費(fèi)用：見附件《20xx年安全生產(chǎn)先進(jìn)單位和個(gè)人表彰建議方案》
其它事項(xiàng)：請《龍泉開發(fā)》期刊社、龍泉電視臺派記者到會報(bào)道，請區(qū)檔案局派員到會采集資料。
會議方案 篇2
一、會議的主要任務(wù)及目的
傳達(dá)市20xx年“雙創(chuàng)雙建”工作推進(jìn)大會精神，總結(jié)水城縣20xx年“雙創(chuàng)雙建”工作，進(jìn)一步動員并安排部署20xx年全縣“雙創(chuàng)雙建”工作。
二、會議時(shí)間、地點(diǎn)
1、會議時(shí)間：20xx年3月15日
2、會議地點(diǎn)：宣傳文化中心一樓大會議室
三、參會人員
1、縣四大班子領(lǐng)導(dǎo)（邀請市“雙創(chuàng)雙建”領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)參會）
2、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府一名主要領(lǐng)導(dǎo)，分管“雙創(chuàng)雙建”工作的'領(lǐng)導(dǎo)，“雙創(chuàng)雙建”辦主任；
3、縣委各部委、縣級國家機(jī)關(guān)各部門、縣人武部、各人民團(tuán)體、省市駐縣有關(guān)企事業(yè)單位主要負(fù)責(zé)人、副股級以上干部；
4、駐雙水城區(qū)各衛(wèi)生責(zé)任主體主要負(fù)責(zé)人；
5、縣“雙創(chuàng)雙建”領(lǐng)導(dǎo)小組主要成員單位全體人員。
四、會議議程
�。ㄗⅲ捍髸煽h人大主任趙慶周主持）
（一）、縣“雙創(chuàng)雙建”領(lǐng)導(dǎo)小組副組長祿袆傳達(dá)市“雙創(chuàng)雙建”工作推進(jìn)大會精神；
�。ǘ┛h“雙創(chuàng)雙建”領(lǐng)導(dǎo)小組副組長陳依良通報(bào)20xx年“雙創(chuàng)雙建”工作開展情況；
（三）縣“雙創(chuàng)雙建”領(lǐng)導(dǎo)小組副組長劉純宣讀對20xx年“雙創(chuàng)雙建”工作先進(jìn)集體和先進(jìn)個(gè)人表彰決定；（縣領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)頒獎）
（四）縣“雙創(chuàng)雙建”領(lǐng)導(dǎo)小組副組長王亞軍宣讀對20xx年“雙創(chuàng)雙建”工作滯后單位給予黃牌警告的決定；（縣領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)授牌）
�。ㄎ澹┛h委縣政府主要領(lǐng)導(dǎo)與各責(zé)任主體簽訂20xx年“雙創(chuàng)雙建”工作目標(biāo)責(zé)任狀；
�。┐髸涣靼l(fā)言
1、玉舍鄉(xiāng)黨委政府
2、順場鄉(xiāng)黨委政府
3、縣政協(xié)辦
4、縣人民法院
�。ㄆ撸┐髸響B(tài)發(fā)言
1、野鐘鄉(xiāng)黨委政府
2、化樂鄉(xiāng)黨委政府
3、市一中
4、煙草局
�。ò耍┎糠种饕蓡T單位匯報(bào)工作
1、濫壩鎮(zhèn)黨委政府
2、縣執(zhí)法監(jiān)督管理局
3、縣衛(wèi)生和食藥監(jiān)局
4、縣公安局
5、縣交通運(yùn)輸局
6、縣工商行政管理局
7、縣教育局
8、雙水新區(qū)辦
9、縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局
�。ň牛┛h委副書記、縣人民政府縣長付國祥宣讀《水城縣20xx年“雙創(chuàng)雙建”工作意見》；
�。ㄊ┦腥舜蟾敝魅�、縣委書記楊龍政同志講話。
五、會議準(zhǔn)備
1、領(lǐng)導(dǎo)講話由縣委辦負(fù)責(zé)
2、會務(wù)由縣政府辦負(fù)責(zé)
3、會議通知由縣委辦、政府辦、雙創(chuàng)辦分別通知
六、會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算
1、會標(biāo)費(fèi)用200元
2、鮮花費(fèi)用20xx元
3、獎牌費(fèi)用800元
4、先進(jìn)個(gè)人證書費(fèi)用100人1000元
5、資金先進(jìn)單位50000X4=200000元
6、先進(jìn)個(gè)人資金100X1000=100000元
7、禮儀費(fèi)20xx元
8、資料費(fèi)5000元
合計(jì)：312000元
會議方案 篇3
一、目的:
20xx年是公司的觀念提升年，在即將過去的一年里，公司提出了“對標(biāo)先進(jìn)找差距，轉(zhuǎn)變觀念謀發(fā)展”的先進(jìn)文化理念，極力推行員工關(guān)懷制度，大力培養(yǎng)后續(xù)人才梯隊(duì)，積極學(xué)習(xí)和踐行新版企業(yè)文化，在公司領(lǐng)導(dǎo)和員工上下一心，積極配合和努力下，大家在思想觀念、管理方法、團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)上都有了很大的進(jìn)步和提升，在這辭舊迎新之際，為了讓企業(yè)文化真正在員工心中落地生根，繼續(xù)加強(qiáng)員工凝聚力，表彰先進(jìn)樹立楷模，激勵(lì)員工奮發(fā)上進(jìn)，使員工在長城地產(chǎn)這個(gè)溫暖的家庭里能夠快樂的工作，幸福的生活，特舉辦此聯(lián)歡會。
二、晚會宗旨:
本次聯(lián)歡會將是一場歡樂祥和的開心盛宴，整臺晚會以“激情大闖關(guān)”為主線，分為文化、勇氣、邏輯、制度、常識等幾個(gè)版塊，通過一些積極向上的游戲和互動類節(jié)目弘揚(yáng)和體會長城企業(yè)文化，感知公司領(lǐng)導(dǎo)對員工的關(guān)懷，總結(jié)過去，展望未來，使員工在寓教于樂中度過一個(gè)美好的下午。
三、時(shí)間:20xx年1月18日下午1:30-4:30
四、地點(diǎn):xx公司六樓娛樂室
五、與會人員:xx公司全體員工
六、聯(lián)歡會人員安排及職責(zé):整臺晚會以“激情大闖關(guān)”為主線，通過四個(gè)職場隊(duì)之間的游戲和互動來達(dá)到晚會的目的和效果，人員安排如下:
1、總負(fù)責(zé)人:職場隊(duì)總秘書長
職責(zé):負(fù)責(zé)整臺晚會的前期策劃和人員分工，節(jié)目審核確定，晚會所需資源的準(zhǔn)備和協(xié)調(diào)以及資金的審核和申請等。
2、籌委會人員:各職場隊(duì)隊(duì)長及職場隊(duì)秘書
職責(zé):負(fù)責(zé)節(jié)目的搜集和整理，與隊(duì)員的協(xié)調(diào)和聯(lián)絡(luò)，節(jié)目所需道具和物品的制作和準(zhǔn)備，晚會安排和精神的傳達(dá)，晚會開展過程中的秩序維護(hù)及幻燈片制作等工作。
3、總導(dǎo)演:xx
職責(zé):負(fù)責(zé)整場聯(lián)歡會的節(jié)目安排、節(jié)目審核確定、節(jié)目效果制作以及晚會進(jìn)行中的.指揮工作。
4、主持人:
職責(zé):負(fù)責(zé)晚會臺詞的撰寫和晚會進(jìn)行中的主持工作。
七、聯(lián)歡會前期準(zhǔn)備工作:
1、12月25日，總負(fù)責(zé)人及導(dǎo)演向各職場隊(duì)長分配任務(wù)，由各職場隊(duì)隊(duì)長負(fù)責(zé)晚會素材的搜集。(已完成)
2、12月25日至27日，各職場隊(duì)長將搜集的素材交給總負(fù)責(zé)人及導(dǎo)演審閱。(已完成)3、12月28日至12月30日，總負(fù)責(zé)人及導(dǎo)演確定最終的節(jié)目內(nèi)容，，確定最終節(jié)目名單及其所需道具，并開始進(jìn)入準(zhǔn)備階段。
4、20xx年1月10日前，籌委會將所需道具、獎品等需采購物品列清單，并總經(jīng)理審批，并于1月15日前采購到位。
5、所有人員穿工作服佩帶上崗證入場，晚會時(shí)間安排及注意事項(xiàng)于1月13日前成文，報(bào)總經(jīng)理審批，通知各公司。
6、聯(lián)歡會過程中所需的背景音樂、燈光、場景道具評分表單等由籌委會于1月17日前準(zhǔn)備妥當(dāng)，并于17日進(jìn)行現(xiàn)場調(diào)試，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)改進(jìn)。
7、籌委會于1月17日前完成聯(lián)歡會現(xiàn)場的會場布置工作.
8、1月18日，聯(lián)歡會準(zhǔn)時(shí)進(jìn)行。
9、會后總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，尋找差距和不足，再接再勵(lì)，繼續(xù)努力。
八、聯(lián)歡會流程:
12:30籌委會人員到場，開始聯(lián)歡會前的準(zhǔn)備工作。
1:20與會人員陸續(xù)到場，籌委會人員為到場人員安排落座。
1:30與會人員各就各位，全場燈光亮起，主持人宣布聯(lián)歡會開幕。
1:35安排領(lǐng)導(dǎo)講話，致新年祝福。
2:00為優(yōu)秀員工頒獎，員工代表發(fā)言。
2:30激情大闖關(guān)
4:25聯(lián)歡會結(jié)束，主持人致閉幕詞。
4:30除留下清理場地人員外，其余人散場。
九、聯(lián)歡會費(fèi)用預(yù)算:
1、會場布置用汽球等100元。
2、聯(lián)歡會條幅50元。
3、獎品150元。
4、其他100元
注:優(yōu)秀員工獎金另做準(zhǔn)備
合計(jì):400元整
十、注意事項(xiàng):
一、資金預(yù)算及晚會時(shí)間安排等報(bào)總經(jīng)理審批。
二、聯(lián)歡會準(zhǔn)備及安排不能影響正常工作。
三、領(lǐng)導(dǎo)講話及蒞臨提前發(fā)出邀請，以便領(lǐng)導(dǎo)做好時(shí)間安排。
四、提倡大眾參與、注重會場氣氛，互動節(jié)目及獎品的發(fā)放盡量兼顧到場的每一位員工。
五、做好晚會前期的動員和宣傳工作，充分調(diào)動每位隊(duì)員的積極性，鼓勵(lì)全員參與。
會議方案 篇4
在云南省全面推進(jìn)高中新課程改革背景下，為促進(jìn)全市教學(xué)科研工作發(fā)展，為進(jìn)一步優(yōu)化規(guī)范保山市教育科學(xué)研究工作，交流各縣區(qū)、各完中在教科研課改及課堂教學(xué)模式選擇實(shí)施方面的研究成果和研究經(jīng)驗(yàn)，研討在教研教改實(shí)施中的有關(guān)問題，全面提升教研教改工作的水平，保山市教育教學(xué)研究所決定召開保山市20xx年教科研工作會議。會議方案初擬如下：
一、會議擬出席人員：
1.各縣區(qū)教育局分管教研領(lǐng)導(dǎo);
2.各縣區(qū)教研室主任、副主任;
3.全市各完中教科室(教務(wù)處)主任。
4.市教研所教研員。
(以上合計(jì)參會人員約60人)
二、會議主要內(nèi)容
1.市教育局分管教研工作的李存升調(diào)研員作全市教科研工作的指導(dǎo)性講話。
2.各縣區(qū)根據(jù)之前上報(bào)的'20xx年教研工作和20xx年教研工作(要點(diǎn))做有針對性的交流發(fā)言(時(shí)間建議在20分鐘內(nèi))。
3.暫擬兩所在教研教改工作開展有活力、有特色的完中做經(jīng)驗(yàn)交流發(fā)言(時(shí)間建議在20分鐘內(nèi))。
4.擬請省教科院有關(guān)專家做新課改背景下的教科研工作輔導(dǎo)講座。
三、會議時(shí)間、地點(diǎn)及其它事項(xiàng)
1.會議時(shí)間：待定，會期一天
2.會議地點(diǎn)：待定
3.所需經(jīng)費(fèi)：
四、會議相關(guān)要求
1.各縣區(qū)教研室應(yīng)按要求做好與會人員的組織工作，并在會議開始前一周內(nèi)將本縣市區(qū)出席會議的人員名單(注明性別職務(wù)、帶隊(duì)領(lǐng)導(dǎo))報(bào)市教研所。
2.各縣區(qū)和參與交流發(fā)言的完中與會時(shí)需指定交流發(fā)言人，做好發(fā)言準(zhǔn)備，并提前提交發(fā)言材料(紙質(zhì)和電子文檔)。
3.各縣區(qū)帶隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)要負(fù)責(zé)好參會人員的往返和會議期間的安全，遵守會議紀(jì)律。
會議方案 篇5
為了做好20xx屆畢業(yè)生中考百日沖刺宣誓大會的組織工作，特制訂以下工作方案，望各部門各司其職，確保大會的成功。
時(shí)間：20xx年3月9日下午第二節(jié)課后（3：50開始）
地點(diǎn)：學(xué)校運(yùn)動場
一、大會流程：
1、集合：初一、二學(xué)生在操場兩側(cè)站立，中間留下空位給初三。初三級以班為單位成四路縱隊(duì)在100米起點(diǎn)處集結(jié)。
2、開始：初三入場，入場時(shí)各班外側(cè)的同學(xué)舉起自己班的橫幅，行進(jìn)到主席臺時(shí)統(tǒng)一呼出自己班的口號（橫幅上書寫的文字）。然后快速到達(dá)自己的位置。
3、大會第一項(xiàng)：奏國歌
4、大會進(jìn)行第二項(xiàng)：請校長宣讀獎勵(lì)決定和授獎學(xué)生名單。
5、大會進(jìn)行第三項(xiàng)：初三年級迎考學(xué)生領(lǐng)誓。
6、大會進(jìn)行第四項(xiàng)：請校長講話
7、大會進(jìn)行第五項(xiàng)：教師代表講話。
8、大會進(jìn)行第六項(xiàng)：家長代表講話。
9、大會進(jìn)行第七項(xiàng)：學(xué)生代表發(fā)言。
10、學(xué)生在橫幅上簽名。
二、工作分工
1、大會主持：
學(xué)生領(lǐng)誓人學(xué)生代表發(fā)言由主任負(fù)責(zé)
2、總務(wù)：A：主席臺準(zhǔn)備兩個(gè)豎麥，三十個(gè)座位，擺成兩排，前排需要擺放桌子。主席臺后面及兩側(cè)像往常一樣插上彩旗。
B：主席臺上懸掛上顏樂天紀(jì)念中學(xué)20xx屆畢業(yè)生中考百日沖刺宣誓大會。
C：主席臺下面要擺放若干桌子，在桌子上鋪放簽字橫幅并準(zhǔn)備二十五支簽字筆。
D：本周五前要把各班上交的'標(biāo)語印好，下周一早上用竹竿綁好；
E：準(zhǔn)備好十份學(xué)生獎品，并做好影相工作；
3、各班班主任本周內(nèi)完成以下工作：
A：選定一名授獎學(xué)生名單
B：發(fā)動全班同學(xué)選好標(biāo)語，文字不超過十二個(gè)。
C：準(zhǔn)備好解說詞，文字不超過五十字。
D：選派一名同學(xué)到主席臺朗讀自己班的解說詞；
5、德育處負(fù)責(zé)大會紀(jì)律；
6、體育科負(fù)責(zé)大會的秩序。
會議方案 篇6
一、 會前準(zhǔn)備
1、確定會議是否必要。能否通過其他方式使會議準(zhǔn)備解決的問題更有效地獲得解決？
2、確定會議的目的。試圖達(dá)成什么樣的結(jié)果？會議準(zhǔn)備做出什么樣的決定？準(zhǔn)備取得什么的行動方案？
3、準(zhǔn)備議事日程。列出與會議目的有關(guān)的項(xiàng)目。依重要程度進(jìn)行項(xiàng)目排序。把有關(guān)項(xiàng)目歸并為一組。 限定每個(gè)項(xiàng)目的`商議時(shí)間。
4、收集所有與會議所議項(xiàng)目有關(guān)的信息。如果太長、太多，將其要點(diǎn)摘錄出來。
5、會前將會議議事日程和整理好的文件在與會人中間傳閱。
6、根據(jù)要討論的問題限定與會人員。
7、在正式開會之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡要告訴大家。
二、會議期間控制
1、敘述會議的目的。
2、核對并記錄與會者。
3、根據(jù)議事日程順序提出每個(gè)項(xiàng)目，然后進(jìn)行討論，征求有關(guān)與會者的意見。
4、給每一個(gè)人表述自己意見的機(jī)會。
5、控制討論過程。如果發(fā)生與論題無關(guān)或深入到不必要的細(xì)節(jié)上，應(yīng)及時(shí)引導(dǎo)到議題本身。
6、如果討論變得復(fù)雜，出現(xiàn)各種不同的見解時(shí)，你要根據(jù)自己的理解將各種觀點(diǎn)加以概括。
7、堅(jiān)持預(yù)定的時(shí)間，不要拖延。
8、在每個(gè)項(xiàng)目討論結(jié)束后加以概括，以便決策或達(dá)成結(jié)論。
9、在會議結(jié)束時(shí)，對已取得的結(jié)果進(jìn)行概括。如確有必要進(jìn)一步討論，可以推遲到下一次會議。
10、確定下次會議的議題和時(shí)間。
三、會后工作
1、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確。會議中所形成的決策要突出承擔(dān)行動的責(zé)任人姓名、時(shí)間及標(biāo)準(zhǔn)。表明下次會議的日期和時(shí)間。
2、根據(jù)會議，對執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督和檢查。
會前工作：
1、與會議主辦者洽談。
2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報(bào)價(jià)。
3、邀請會議主辦者實(shí)地考察會議舉辦場所。
4、與會議主辦者確認(rèn)會議接待方案。
5、與會議主辦者簽訂會議接待標(biāo)準(zhǔn)合同。
6、確認(rèn)會議主辦者預(yù)付會議訂金事宜。
7、在會議舉辦前制定會議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條例及會議接待手冊。
8、準(zhǔn)備會議資料。（含代邀請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。）
會中工作：
9、機(jī)場、碼頭、車站：專人、專車分批分時(shí)段按要求接站。
10、會議酒店現(xiàn)場：會議秘書分發(fā)會議資料，來客接待。
11、會議秘書協(xié)助會場布置及會場的會務(wù)服務(wù)。
12、會議秘書在會議接待（報(bào)到）處協(xié)助會務(wù)組確認(rèn)和分發(fā)房間，確認(rèn)VIP用房及整理記錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務(wù)工作。
13、確認(rèn)用餐時(shí)間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。
14、提前確認(rèn)會議代表（客戶）的娛樂項(xiàng)目、娛樂場所及消費(fèi)和付費(fèi)的方式。
15、確認(rèn)旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜（日程安排、房餐車導(dǎo)游等安排）。
16、確認(rèn)并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財(cái)、物等安全工作。
17、確認(rèn)特殊客人（含領(lǐng)導(dǎo)、少數(shù)民族代表、VIP、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。
18、協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。
19、代辦會議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。
會后工作：
20、會務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。
21、會議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報(bào)道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。
22、與會議主辦者的費(fèi)用結(jié)算工作。
會議方案 篇7
(一)安排方式：這里有幾種方法來處理會議的團(tuán)體住宿，最簡單的方法是由參會者自己安排住宿，但是更有效和考慮經(jīng)濟(jì)利益來說最好是由主辦單位預(yù)定房間，如果不事先保留房間，會產(chǎn)生下列問題:
1.遇到旺季，飯店可能將房間賣出，這樣會迫使參會者住在距離會場較遠(yuǎn)的地方。
2.參會者可能拿不到優(yōu)惠價(jià)格，因?yàn)閭�(gè)人無法有講價(jià)的能力。
3.會場租金可能較高(如會場也在飯店)，通常飯店以預(yù)訂房間數(shù)多寡來考慮場租可否講價(jià)。
因?yàn)闀h公司經(jīng)常與酒店合作，酒店都有協(xié)議價(jià)給到會議服務(wù)公司，所以客房和會場預(yù)訂最好選擇會議公司合作，善達(dá)公關(guān)就是您理想選擇之一。
(二)住宿程序：一旦預(yù)訂的房間決定后，決定用哪4種基本住宿程序是你需要的：
1.告訴飯店所有參會者住宿經(jīng)由團(tuán)體(主辦單位)訂房卡或申請表為憑。
2.告訴飯店所有訂房以主辦單位的住宿表為憑證。
3.經(jīng)由專業(yè)會議服務(wù)公司代為處理。
4.經(jīng)由主辦單位的住宿組人員負(fù)責(zé)。
(三)預(yù)定會議住宿的方式：會議期間可能需要大量的房間，這些都必須事先預(yù)訂，否則會造成住宿方面的問題，特別是遇到旺季，可能找不到房間可以住，在此針對會議住宿的方式分別作說明。
訂房卡：如果會議需要住宿的人數(shù)不多的話，可以直接向飯店或會議中心索取訂房卡，是免費(fèi)的。主辦單位隨同會議通知寄上訂房卡再由參會者直接向飯店訂房。
這份訂房卡或申請表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案請飯店核對房價(jià)、訂金等事項(xiàng)是否有誤，通常飯店會希望注明如果訂金沒有收到前無法確認(rèn)，另外也可以注明有任何稅金或服務(wù)費(fèi)。
另外還有一點(diǎn)也很重要，就是強(qiáng)調(diào)訂房截止日，以鼓勵(lì)參會者盡早預(yù)訂。截止日的訂定是與飯店在簽訂合約前同意的`。
住宿單：住宿單通常使用在小型會議，由主辦單位支付房間費(fèi)。將一份表格寄給你邀請的人，要求他填寫陪同人員名字，希望哪種房間，抵達(dá)與離開日期，將表格資料填在住宿單中給飯店，并告訴飯店收款方式，內(nèi)容包括：
1.注明房間服務(wù)費(fèi)和稅金由個(gè)人或是邀請單位支付。
2.注明雜費(fèi)由誰負(fù)責(zé)(如在飯店餐廳用餐、洗衣、電話費(fèi)等)。
3.房間只保留到抵達(dá)日的下午6時(shí)，還是由邀請單位全權(quán)負(fù)責(zé)。
4.要求飯店在寄上確認(rèn)信前，先由邀請單位核對后再分別寄給他們。
一旦房數(shù)被確定后，住宿局/觀光局會提供你一份飯店資料，讓你參考與選擇，然后再由主辦單位與飯店業(yè)務(wù)代表談房價(jià)。
如果可能，最好實(shí)際去看一下使用飯店房間的設(shè)備，這不但有助于你房價(jià)的講價(jià)，同時(shí)提出一些參會者可能會問的問題，請飯店人員答復(fù)，同時(shí)也可以了解飯店預(yù)訂作業(yè)和前臺服務(wù)情形。
特別預(yù)訂：有些會議籌辦人在所有預(yù)訂房間中保留數(shù)間給特定的人或團(tuán)體，并給予特別處理，例如：總計(jì)預(yù)訂400間，40間為VIPs(貴賓)使用，其余360間為參會代表，使用特別預(yù)訂是因?yàn)橛行┯浾吆蛥⒄股潭家貏e小心接待。
詳細(xì)與飯店業(yè)務(wù)代表討論細(xì)節(jié)，并訴諸文字，彼此要了解：
1.特別預(yù)訂多少房間，什么類別和房價(jià)。
2.預(yù)訂的作業(yè)程序。
3.什么時(shí)限內(nèi)未使用的房間轉(zhuǎn)到一般預(yù)約中。
在決定特別預(yù)訂前，可能需要不同表格，對參展廠商的表格可以用不同顏色或注明特別截止日，對于貴賓(VIPs)則注明不同身分并由你自己處理他們的住宿安排。
工作人員房間預(yù)訂和免費(fèi)房間：在一般參會者住宿安排開始前，先分派好工作人員住宿和免費(fèi)房間。
一般來說工作人員及免費(fèi)房間的住房表直接送給飯店業(yè)務(wù)人員，包括名字和地址、職稱或注明他(她)在會議中的工作角色、需要什么類型房間、抵達(dá)與離開日期、如果不是免費(fèi)房間，由誰支付房間費(fèi)和附帶費(fèi)用(如電話、洗衣等)。工作人員所住的房價(jià)通常會提供較優(yōu)惠價(jià)格，來降低主辦單位的成本。
最好注明他們的身分，因?yàn)轱埖杲?jīng)常根據(jù)你這份住房表提供貴賓(逮VIPs)特別禮遇(如送水果、小禮物等)，你可能也希望將確認(rèn)函直接給你，由你核對無誤后再寄給貴賓或工作人員。
(四)住宿表格的內(nèi)容：住宿表格通常由會議籌辦人草擬、由主辦單位印制，但準(zhǔn)備表格前先確認(rèn)
有關(guān)作業(yè)原則，例如截止收件日、確認(rèn)回函寄給主辦單位或飯店、是否接受電話詢問。
雖然有些住宿表格對某一特定團(tuán)體要求一些額外資料，一般標(biāo)準(zhǔn)表格包括下列內(nèi)容：
1.主辦單位名稱。
2.會議名稱。
3.會議日期。
4.會議地點(diǎn)。
5.收件截止日期。
6.確認(rèn)函回信地址。
7.各飯店的房價(jià)。
8.稅金明細(xì)。
9.飯店的地理位置圖。
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