商務(wù)公函使用規(guī)范

　　商務(wù)公函使用規(guī)范

　　第一部分 公務(wù)類傳真規(guī)范

　　一、發(fā)送傳真

　　1. 每一份傳真，都要標明一個主題，主題要明確;

　　2. 對于正式的、需存檔的信息，必須使用傳真而非電話進行溝通;

　　3. 傳真內(nèi)容應(yīng)簡明扼要，但不要因為信息的過于簡短或表達不夠清楚，而造成不必要的誤解或行動;

　　4. 由于發(fā)出的傳真將會被永久留存，甚至成為商業(yè)糾紛的證據(jù)，因此，在發(fā)出傳真應(yīng)謹慎地評閱所撰寫的每個字句，傳真格式和版面應(yīng)標準統(tǒng)一;

　　5. 對于要求對方回復(fù)的傳真，應(yīng)在傳真中注明“請回復(fù)”。

　　二、注意事項

　　1. 收到傳真后，如需回復(fù)的，應(yīng)盡快回復(fù);

　　2. 收到的傳真應(yīng)分類妥善保存或處理;

　　3. 對于特別重要的傳真，應(yīng)在收到或發(fā)出后給對方打電話確認;

　　4. 涉及公司機密的傳真，發(fā)出或收到后均應(yīng)及時銷毀或妥善保管，不得泄露。

　　三、傳真格式及模板

　　1. 頁眉為公司名稱或標志，頁角為公司地址、電話、傳真等;

　　2. 上方為收件人姓名、單位、傳真號碼、電話號碼、發(fā)件人姓名、頁數(shù)、主題等;

　　3. 正下方為正文;

　　4. 正文應(yīng)有標題，表明本傳真的主題;

　　5. 應(yīng)有收件人尊稱和問候語;

　　6. 正文結(jié)束后應(yīng)有問候語;

　　7. 落款應(yīng)包括完整的發(fā)件人姓名、日期、所屬部門等;

　　8. 傳真模板

　　第二部分 公函規(guī)范

　　一、發(fā)送公函

　　1. 作為公司對外聯(lián)系事務(wù)、發(fā)表聲明的公函，都應(yīng)標明一個主題，主題要明確;

　　2. 公函內(nèi)容應(yīng)簡明扼要，觀點清晰，但不要因為信息的過于簡短或表達不夠清楚，而造成不必要的誤解或行動;

　　3. 公函措詞應(yīng)充分斟酌，做到有理有據(jù)，有禮有節(jié);

　　4. 由于發(fā)出的公函將會被永久留存，甚至成為商業(yè)糾紛的證據(jù)，因此，在發(fā)出公函應(yīng)謹慎地評閱所撰寫的每個字句;

　　5. 公函發(fā)出前應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核，經(jīng)批準并加蓋公章后方可發(fā)出;

　　6. 公函可用傳真或信件發(fā)出，發(fā)出后應(yīng)給對方打電話確認;

　　7. 公函應(yīng)妥善保管，一般應(yīng)交專人負責(zé)公函存檔，不得隨意遺棄或向外人泄漏公函內(nèi)容。

　　二、接收公函

　　1. 接收到對方公函，應(yīng)根據(jù)事情原由向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，對于要求回復(fù)的公函，應(yīng)及時做出回復(fù);

　　2. 接收到的公函，應(yīng)分類安排存檔，不得隨意遺棄或向外人泄漏公函內(nèi)容。

　　三、公函格式及模板

　　1. 頁眉為公司標志，頁角為公司地址、電話、傳真等;

　　2. 標題為公函主題，標題下需注明往來函號;

　　3. 左上角為收件單位、收件人姓名等;

　　4. 正下方為正文;

　　5. 應(yīng)有收件人尊稱和問候語;

　　6. 正文結(jié)束后應(yīng)有問候語;

　　7. 落款應(yīng)包括完整的公司名稱、日期等;

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