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檔案室建設(shè)方案
檔案室建設(shè)方案【1】
為進(jìn)一步推進(jìn)我局檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化建設(shè)，爭創(chuàng)省二級綜合檔案室，根據(jù)《省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理省級認(rèn)定辦法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我局檔案目標(biāo)管理實(shí)際情況和爭創(chuàng)活動(dòng)的要求，我局決定2011年開展檔案升級達(dá)標(biāo)工作，特制定如下實(shí)施方案：
一、指導(dǎo)思想
以鄧小平理論、“三個(gè)代表”重要思想和科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，以檔案管理省二級標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，本著“對歷史負(fù)責(zé)，對現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想”的原則，進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范我局檔案工作。通過爭創(chuàng)活動(dòng)，全面加強(qiáng)機(jī)關(guān)管理，提升工作效能。
二、工作目標(biāo)
高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量地完成我局檔案爭創(chuàng)省二級管理水平的目標(biāo)，促進(jìn)我局各項(xiàng)工作規(guī)范化建設(shè)，從而更好的服務(wù)于我市交通事業(yè)。
三、組織領(lǐng)導(dǎo)
我局檔案目標(biāo)認(rèn)定工作是一項(xiàng)綜合性、系統(tǒng)性工程，必須凝全局之力、聚全局之智，統(tǒng)一部署，分工協(xié)作。為加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，搞好協(xié)調(diào)，努力實(shí)現(xiàn)檔案目標(biāo)管理升級，我局決定對原檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員進(jìn)行充實(shí)調(diào)整，領(lǐng)導(dǎo)小組由沈培興任組長，趙文松任副組長，我局相關(guān)科室負(fù)責(zé)人及檔案員為成員，全面負(fù)責(zé)檔案升級工作。
四、實(shí)施步驟
為確保我局檔案目標(biāo)管理升級工作如期完成，將整個(gè)工作分為四個(gè)階段：動(dòng)員準(zhǔn)備階段、收集整理階段、自檢補(bǔ)差階段和整改驗(yàn)收階段。
第一階段(2月上旬～5月底)：動(dòng)員準(zhǔn)備階段。
制定我局檔案工作爭創(chuàng)省二級目標(biāo)管理實(shí)施方案;調(diào)整充實(shí)我局檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組;召開有關(guān)人員會(huì)議，部署檔案目標(biāo)管理認(rèn)定工作。組織小組成員認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》等文件，組織到兄弟單位參觀學(xué)習(xí)，提高對檔案管理升級工作重要性的認(rèn)識(shí)。
同時(shí)邀請市檔案局指導(dǎo)科老師來我局講授有關(guān)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，對我局檔案達(dá)標(biāo)工作進(jìn)行指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)不足和需要改進(jìn)的地方，及早準(zhǔn)備，制定整改完善措施。
第二階段(6月上旬～9月底)：收集整理階段。
根據(jù)檔案類別，實(shí)行分塊操作。
1.文書檔案。由局綜合檔案室負(fù)責(zé)，各部門按照要求將本科室業(yè)務(wù)工作中形成的材料收集整理移交局綜合檔案室，移交時(shí)間不得超過2011年5月底。
2.綜合材料。大事記、全宗介紹、機(jī)構(gòu)沿革、專題材料的編寫，制度匯編等由交編辦負(fù)責(zé)，各科室和熟悉本局工作情況的相關(guān)同志配合完成，2011年9月上旬交稿。
3.會(huì)計(jì)檔案。由局財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)，截止2009年的財(cái)務(wù)檔案及各年年報(bào)電子版，2011年9月底前整理完畢，編制電子案卷目錄交檔案室。
4.科技類檔案。由工程科、檔案室負(fù)責(zé)工程檔案的歸檔和數(shù)字化備份。2011年9月底前交檔案室。
5.聲像、實(shí)物檔案。由各科室、檔案室共同負(fù)責(zé)，各科室負(fù)責(zé)整理好本科室的聲像檔案，編目，填寫說明。實(shí)物檔案統(tǒng)一移交檔案室，2011年9月底前完成收集整理。
因檔案工作繁瑣，信息錄入量較大，決定采取集中整理和分散錄入相結(jié)合的方式，各科室要盡力配合，工作分配量化到人，保證按時(shí)保質(zhì)保量地完成工作任務(wù)。
第三階段(10月上旬～10月底)：自檢補(bǔ)差階段。
我局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)《省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理審計(jì)認(rèn)定自檢評分表》進(jìn)行自檢打分，對自檢中存在的問題進(jìn)行認(rèn)真補(bǔ)課。邀請市檔案局到我局指導(dǎo)檔案工作，進(jìn)行預(yù)檢，并根據(jù)提出的意見及時(shí)落實(shí)整改。辦公室負(fù)責(zé)自檢工作安排及有關(guān)材料的準(zhǔn)備。
第四階段(11月上旬)：申報(bào)驗(yàn)收階段。
1.申報(bào)。按照省二級標(biāo)準(zhǔn)，組織撰寫申報(bào)省二級檔案管理的申請報(bào)告、自檢報(bào)告(主要包括我局概況，開展檔案工作目標(biāo)管理的措施及自我評價(jià)等)、我局檔案工作基本情況登記表、自我檢查評分表。
2.驗(yàn)收。根據(jù)預(yù)檢中發(fā)現(xiàn)的不足，限期落實(shí)整改，在各項(xiàng)工作準(zhǔn)備就緒后，最終接受市檔案局的考核驗(yàn)收。力爭在20**年11月底前達(dá)標(biāo)。
五、工作要求
(一)檔案目標(biāo)管理認(rèn)定工作涉及到我局各科室，僅靠個(gè)別科室和檔案員是難以完成的，各科室必須充分認(rèn)識(shí)這次檔案升級工作的重要性，充分發(fā)揚(yáng)團(tuán)結(jié)協(xié)作的精神，在人員安排、時(shí)間安排、經(jīng)費(fèi)投入全力支持下，做到互幫互助，爭取高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量地完成我局檔案爭創(chuàng)省二級目標(biāo)任務(wù)。
(二)解決檔案庫房防磁柜、閱覽室等硬件問題，確保檔案庫房安全牢固，庫房嚴(yán)格按照“九防”要求，切實(shí)做好防光、防潮、防滋、防蛀、防塵、防水、防盜、防高溫、防污染工作，配齊防磁柜、溫濕度自動(dòng)記錄儀等必要硬件設(shè)備，確保檔案安全無損。
根據(jù)我局檔案整理進(jìn)度，對所需要硬件設(shè)施的配置及費(fèi)用支出，由檔案室提出意見報(bào)我局領(lǐng)導(dǎo)審定予以安排，為檔案升級達(dá)標(biāo)工作如期完成提供后勤保障。
(三)我局檔案目標(biāo)管理爭創(chuàng)省二級標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施，工作任務(wù)重，時(shí)間緊，要求高，標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)，同時(shí)也為我們提供了一個(gè)迎接挑戰(zhàn)、提高進(jìn)步的難得機(jī)遇。各科室人員都要積極參與，充分發(fā)揮各自潛能，盡心竭力協(xié)助檔案員做好檔案升級工作，確保順利實(shí)現(xiàn)創(chuàng)建任務(wù)。
檔案室實(shí)施方案【2】
一、指導(dǎo)思想
加強(qiáng)檔案的集中統(tǒng)一管理，保證公司檔案的完整、準(zhǔn)確;確保檔案的安全和有效利用，提升整體服務(wù)功能。
二、檔案管理工作
(一)檔案材料的收集
建立健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限;對遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全;及時(shí)催辦整理完成的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔，并做好臺(tái)帳管理。
(二)檔案的歸檔、立卷與管理
依據(jù)檔案來源、時(shí)間、題目、內(nèi)容順序分成若干層次和類別進(jìn)行分類。立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件、請示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄，對所有公司檔案系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制檔案目錄(卡片)，按一定次序排列和存放。
每年對檔案進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料;對破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
(三)檔案的保管
防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全;公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ脦旆炕驅(qū)Ｓ梦募䦷毂４鏅n案;做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀等工作。
(四)檔案的鑒定分類
從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、名稱等方面鑒別檔案的價(jià)值，以鑒定量分重點(diǎn)保管和一般保管。重點(diǎn)保管檔案應(yīng)設(shè)立專人專柜保管， 并按檔案保管期限分永久、長期、短期三種以確保檔案的價(jià)值。
(五)檔案借閱、利用工作
凡需使用檔案者，均須填寫文件調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。
案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。借閱期限不得超過三個(gè)星期，到期歸還;如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。
借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。
本公司內(nèi)檔案管理的利用方式有：
1、提供檔案原件;
2、提供檔案復(fù)印件;
3、提供文獻(xiàn)索引資料。
4、檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)向各部門員工提供公司檔案編研信息服務(wù)。
三、檔案室工作職責(zé)：
1、完成文書檔案、聲像檔案、規(guī)劃檔案、基建檔案、
房產(chǎn)檔案，在每年的規(guī)定時(shí)間(即每半年)完成檔案的接收(收集)、整 理、分類、歸檔等工作。
2、做好室藏建設(shè)。一是整理檔案庫房，達(dá)到規(guī)定要求。二是將檔案管理的相關(guān)制度上墻，整理好的各類檔案上架入庫保管。
3、開展檔案開發(fā)利用工作，辦理借閱與咨詢;積極開發(fā)檔案信息資源，為本公司工作服務(wù)。
4、維護(hù)檔案的完整與安全，做好檔案的安全防范、修復(fù)、復(fù)制、保護(hù)工作，對損壞、偷竊、擅自銷毀、遺失檔案和泄密者，提請公司予以處理，對保護(hù)檔案有功者，提請公司給予表彰。
5、做好檔案信息編研工作。編寫全宗介紹、立卷、說明、組織沿革、大事記、主要業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)數(shù)字匯編，整理專題匯集、發(fā)文匯集等參考資料，收集統(tǒng)計(jì)檔案工作基本情況，編制案卷目錄、案卷文件目錄等檢查工具。
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