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企業(yè)檔案室建設(shè)方案
企業(yè)檔案室建設(shè)方案【1】
一、指導(dǎo)思想
加強(qiáng)檔案的集中統(tǒng)一管理，保證公司檔案的完整、準(zhǔn)確;確保檔案的安全和有效利用，提升整體服務(wù)功能。
二、檔案管理工作
(一)檔案材料的收集
建立健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限;對(duì)遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全;及時(shí)催辦整理完成的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔，并做好臺(tái)帳管理。
(二)檔案的歸檔、立卷與管理
依據(jù)檔案來(lái)源、時(shí)間、題目、內(nèi)容順序分成若干層次和類別進(jìn)行分類。立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件、請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄，對(duì)所有公司檔案系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制檔案目錄(卡片)，按一定次序排列和存放。
每年對(duì)檔案進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料;對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
(三)檔案的保管
防止檔案的損壞，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全;公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ脦?kù)房或?qū)Ｓ梦募䦷?kù)保存檔案;做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀等工作。
(四)檔案的鑒定分類
從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、名稱等方面鑒別檔案的價(jià)值，以鑒定量分重點(diǎn)保管和一般保管。重點(diǎn)保管檔案應(yīng)設(shè)立專人專柜保管， 并按檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種以確保檔案的價(jià)值。
(五)檔案借閱、利用工作
凡需使用檔案者，均須填寫文件調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。
案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。借閱期限不得超過(guò)三個(gè)星期，到期歸還;如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。
借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。
本公司內(nèi)檔案管理的利用方式有：
1、提供檔案原件;
2、提供檔案復(fù)印件;
3、提供文獻(xiàn)索引資料。
4、檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)向各部門員工提供公司檔案編研信息服務(wù)。
三、檔案室工作職責(zé)：
1、完成文書檔案、聲像檔案、規(guī)劃?rùn)n案、基建檔案、
房產(chǎn)檔案，在每年的規(guī)定時(shí)間(即每半年)完成檔案的接收(收集)、整 理、分類、歸檔等工作。
2、做好室藏建設(shè)。一是整理檔案庫(kù)房，達(dá)到規(guī)定要求。二是將檔案管理的相關(guān)制度上墻，整理好的各類檔案上架入庫(kù)保管。
3、開展檔案開發(fā)利用工作，辦理借閱與咨詢;積極開發(fā)檔案信息資源，為本公司工作服務(wù)。
4、維護(hù)檔案的完整與安全，做好檔案的安全防范、修復(fù)、復(fù)制、保護(hù)工作，對(duì)損壞、偷竊、擅自銷毀、遺失檔案和泄密者，提請(qǐng)公司予以處理，對(duì)保護(hù)檔案有功者，提請(qǐng)公司給予表彰。
5、做好檔案信息編研工作。編寫全宗介紹、立卷、說(shuō)明、組織沿革、大事記、主要業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)數(shù)字匯編，整理專題匯集、發(fā)文匯集等參考資料，收集統(tǒng)計(jì)檔案工作基本情況，編制案卷目錄、案卷文件目錄等檢查工具。
企業(yè)檔案室建設(shè)方案【2】
一、硬件設(shè)施
1.庫(kù)房要求：庫(kù)房應(yīng)達(dá)到“八防”要求：防火、防盜、防光、防潮、防塵、防高溫、防有害氣體、防有害生物。
2.裝具：可選用封閉式箱柜、單柱式固定架、復(fù)柱式固定架、積層架、活動(dòng)式密集架、卷皮和卷盒等。
3.設(shè)備：檔案保管的技術(shù)設(shè)備：滅火器、溫濕度計(jì)、除濕器、裝訂機(jī)、防蟲藥、照相機(jī)、移動(dòng)硬盤。基礎(chǔ)設(shè)備：防光窗簾、鐵窗、鐵門、辦公桌椅。
4.辦公用具：電腦、鉛筆、橡皮擦、夾子、剪刀、美工刀、直尺、膠水、雙面膠、透明膠、儲(chǔ)物柜。
二、檔案管理方法
1.規(guī)劃出檔案分類方法：
(1)第一大類，項(xiàng)目檔案分為四類，①建設(shè)費(fèi)用類，將可形成固定資產(chǎn)的項(xiàng)目全部劃入此類;②生產(chǎn)材料采購(gòu)類，包括原材料、燃料、添加劑、化工品等可直接形成產(chǎn)品成本的合同;③銷售收入類;④其他類。
(2)第二大類，人事檔案分為六類，①招聘面試入職資料(含員工個(gè)人信息及相關(guān)證照);②每月考核資料;③培訓(xùn)資料(培訓(xùn)臺(tái)賬等);④薪資標(biāo)準(zhǔn)資料;⑤員工工作計(jì)劃及總結(jié)等;⑥勞動(dòng)合同、試用期合同、培訓(xùn)合同、其他與公司特殊簽訂的合同。
(3)第三大類，行政工商檔案分為四類，①工商資料(章程、執(zhí)照正副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證正副本、法人身份證復(fù)印件等);②財(cái)務(wù)資料(驗(yàn)資報(bào)告、稅務(wù)登記證正副本、每年審計(jì)資料等);③生產(chǎn)企業(yè)還會(huì)有生產(chǎn)許可、衛(wèi)生許可證、專利證書等等;④房地產(chǎn)公司就有施工許可證、預(yù)售許可證、國(guó)土證、產(chǎn)權(quán)證等等。
2.檔案的編號(hào)：根據(jù)年份類別自001開始連續(xù)編號(hào)，根據(jù)合同發(fā)生時(shí)間先后順序編排紙質(zhì)檔案和電子檔案。如2014-JS-001為20**年第一份建設(shè)合同。
3.公司下設(shè)董事長(zhǎng)、執(zhí)行董事、總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、生產(chǎn)總監(jiān)、財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部、行政人事部、業(yè)務(wù)部等部門，對(duì)各職能機(jī)構(gòu)檔案的數(shù)量以及更新速度有個(gè)初步的了解，根據(jù)具體情況，把檔案室合理劃分出若干個(gè)科室。
4.檔案的收集：公司各部門把非現(xiàn)行且具有價(jià)值的文件統(tǒng)一移交到檔案室，同時(shí)規(guī)定，以后各機(jī)構(gòu)應(yīng)隨時(shí)把需要?dú)w檔的文件移交到檔案室，并做好登記。
5.檔案使用過(guò)程中的維護(hù)和保護(hù)，首先做好“八防”，防火、防水、防霉、防蟲、防光(使用白熾燈)、防塵、防盜。然后是定期檢查，清點(diǎn)。
6.鑒定與銷毀，對(duì)檔案應(yīng)進(jìn)行定期的價(jià)值鑒定，依情況一年或者半年一次。
7.檔案利用，原則上只對(duì)公司內(nèi)部服務(wù)，檔案的進(jìn)出使用要有登記，以便備查。
8.條件允許的話，可將檔案進(jìn)行數(shù)字化，建立檔案庫(kù)。
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