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檔案管理工作中的不足及解決方法分析論文
檔案管理工作在各種工作中，是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性比較強(qiáng)的工作，當(dāng)今時(shí)代，由于我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)正逐步發(fā)展，在檔案管理工作中，有很大的飛躍。但是若是要使得檔案工作的持續(xù)發(fā)展，便需要不斷的創(chuàng)新，和時(shí)代同步�！稒n案法》自頒布實(shí)施以來，檔案行政主管部門在依法管理檔案與發(fā)展檔案的事業(yè)中，發(fā)揮了比較重要的作用，同時(shí)結(jié)合實(shí)際，出臺(tái)了檔案工作的相關(guān)條例、辦法、規(guī)定等法律法規(guī)和各種規(guī)范性文件，督促指導(dǎo)各單位做好不同門類的檔案工作，從而依法治檔得到廣泛宣傳，檔案事業(yè)逐步走向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道，對(duì)于檔案事業(yè)能夠順利發(fā)展，打下了比較好的基礎(chǔ)。
一、檔案管理工作中存在的問題
(一)檔案工作意識(shí)淡薄，檔案法制觀念不強(qiáng)。
近年來，檔案部門充分利用“三月法制宣傳月”活動(dòng)、標(biāo)語、網(wǎng)站、知識(shí)競賽等各種形式，加強(qiáng)《檔案法》及其配套的檔案相關(guān)法律法規(guī)宣傳，同時(shí)與部門聯(lián)動(dòng)，開展檔案行政執(zhí)法檢查。盡管如此，部分單位的領(lǐng)導(dǎo)覺得《檔案法》是一部制約力不強(qiáng)的軟法，而且和本單位的職能不符，只是檔案行政部門的事，對(duì)檔案和檔案工作一知半解或全然不知《檔案法》，因此對(duì)檔案工作的重視度與支持力不足。
(二)檔案管理的利用率低、質(zhì)量差、檢索效率不高。
近年來的官方調(diào)查中，檔案的管理質(zhì)量與利用率上存在著差距，其顯示為:1、一些單位的檔案分類明顯合理性不足，在期限上的保管劃分不夠準(zhǔn)確;有的注重文件的歸檔，對(duì)材料的歸檔重視性不夠，還有個(gè)別的單位有著應(yīng)歸檔的材料沒有及時(shí)歸檔的現(xiàn)象。2,檔案的信息化程度不高，目前全市沒有統(tǒng)一的檔案管理軟件，且檔案檢索工具單一，嚴(yán)重影響了檔案管理質(zhì)量尤其是提高檔案利用效率。3、檔案有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索兩種檢索方式。而在現(xiàn)如今，占有很大比重的是傳統(tǒng)的手工檢索。在手工檢索的途徑上，各個(gè)檔案部門編制了不同形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了多卻不精的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。
(三)經(jīng)費(fèi)不足故投入的檔案硬件不能滿足需要，缺少檔案工作記錄。
近年來，伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在管理中計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到較為廣泛的使用，管理方式也在不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的單位較少。檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。檔案工作記錄主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)狀況:第一，檔案工作的計(jì)劃、總結(jié)缺乏。比較少的列入機(jī)關(guān)或主管部門的工作規(guī)劃與總結(jié)中，專職檔案員檔案工作少有正式的年度規(guī)劃與總結(jié)。第二，檔案交接手續(xù)缺乏;第二種手續(xù)明顯短缺，甚至不正規(guī)。第三，檔案室平常的管理工作，缺少具體的記錄。第四，檔案宣傳工作記錄缺少。
(四)檔案管理制度不健全，檔案專業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高檔案管理規(guī)范性不足。
檔案管理不規(guī)范問題在一些大的企事業(yè)單位和專業(yè)的檔案館中都普遍存在，主要體現(xiàn)在以下幾方面:1、檔案編號(hào)不規(guī)范。2、案卷標(biāo)題不嚴(yán)謹(jǐn)。3、部分案卷缺少目錄。4、組卷比較混亂。雖然目前國家建立了一些檔案管理制度，但是在執(zhí)行過程中卻流于形式。在檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱、保密、方面制度也不完善。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊也限制了檔案管理方式的完善。
二、對(duì)于檔案的管理應(yīng)對(duì)措施如下:
(一)建立并創(chuàng)新知識(shí)資源管理的體系。
檔案實(shí)體收集、鑒定、管理等都是傳統(tǒng)的檔案管理方式，時(shí)空可限制檔案信息的流動(dòng)，對(duì)于信息的共享與增值有著不利的影響。檔案信息管理機(jī)構(gòu)運(yùn)作方式是效率低的，管理形式比較落后，相比于呆板的服務(wù)機(jī)制，封閉式的管理型職能信息化與當(dāng)下社會(huì)的現(xiàn)狀相違背，不符合知識(shí)經(jīng)濟(jì)形態(tài)社會(huì)中的充分利用與開發(fā)檔案信息資源的原則，對(duì)于開放式的知識(shí)型檔案管理職能的轉(zhuǎn)化不利，在關(guān)注檔案實(shí)體管理的同時(shí)，檔案管理會(huì)更注重檔案信息的管理，把檔案信息的流動(dòng)及發(fā)揮檔案信息作為知識(shí)資源的影響力充分發(fā)揮出來，為了形成一個(gè)完整的知識(shí)管理體系，著重于把知識(shí)在來源、生產(chǎn)、存儲(chǔ)，到流動(dòng)、傳播、交流，直至學(xué)習(xí)、共享等的一系列過程整合。
(二)促進(jìn)檔案管理方式的創(chuàng)新。
檔案庫有著豐富的信息資源，但是相對(duì)于使用者的多樣化要求，人們?nèi)匀粫?huì)感到庫藏資源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理方式落后導(dǎo)致的利用效率不高。所以，必須在充實(shí)庫藏內(nèi)容，提高庫藏質(zhì)量的基礎(chǔ)上，有目的地采集用戶的需要的檔案資源，并對(duì)檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化，及時(shí)準(zhǔn)確地為用戶提供服務(wù)。
(三)增強(qiáng)檔案管理人員的素養(yǎng)。
在社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)中，檔案工作是不可缺少的重要組成部分，它影響社會(huì)的昨日。今日與明日的發(fā)展。在發(fā)展中持續(xù)提高對(duì)于檔案的管理效率，使得檔案的作用充分發(fā)揮，對(duì)社會(huì)有深刻的意義。然而，在檔案管理工作中的大量繁雜與枯燥的工作里，體現(xiàn)著工作者的責(zé)任，不單單是從服務(wù)中收獲到直觀的物質(zhì)財(cái)富和經(jīng)濟(jì)效益，這樣就要求工作人員自身需要有責(zé)任意識(shí)和積極向上的能量以及樂于奉獻(xiàn)的好品質(zhì)。在服務(wù)中需要主動(dòng)與熱情;在服務(wù)語氣上需要禮貌周到;在服務(wù)方式需要積極地主動(dòng)服務(wù)方式。從而讓使用者滿意，這是對(duì)于檔案人員職業(yè)道德素養(yǎng)的基本準(zhǔn)則。
(四)檔案管理者要拓寬視野，加強(qiáng)現(xiàn)有資源的綜合利用。
由于改革逐步深入，檔案管理出現(xiàn)了一些待解決的問題，比如說，越來越多的檔案數(shù)量，在保管方面帶來了困難，也不利于提取與利用。落后的管理方法手段對(duì)于檔案的質(zhì)量有著直接影響。只有實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，才能有效地解決新形勢下出現(xiàn)的問題。因此檔案管理人員需要做到:第一，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，提高管理能力。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作。因此，檔案管理工作者需要學(xué)習(xí)廣泛的專業(yè)知識(shí)，增強(qiáng)閱歷，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì);第二，不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高學(xué)習(xí)能力，增強(qiáng)自身的管理能力。如今社會(huì)，檔案管理趨于數(shù)字化、信息化發(fā)展，這也是檔案工作未來的發(fā)展方向。因此，檔案工作者需要結(jié)合崗位，在工作中多注意學(xué)習(xí)，提高專業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)注重對(duì)計(jì)算機(jī)操作的熟練以及對(duì)信息化發(fā)展的認(rèn)識(shí)，努力發(fā)展成綜合型檔案管理人才;第三，在現(xiàn)有資源的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案加以整理。檔案是信息記錄的載體，因此是一種豐富的資源。但是檔案過于繁多，分類繁雜，不利于整理，在整理中勞動(dòng)量過大，因此利用計(jì)算機(jī)等手段整理檔案，則會(huì)提高工作效率，增強(qiáng)信息整理的規(guī)范化。在人工立卷時(shí)，對(duì)文件的分類一般是靠管理者自身對(duì)文件的理解，雖然按照的標(biāo)準(zhǔn)是統(tǒng)一的，但每個(gè)人的理解不同，因此會(huì)造成分類不統(tǒng)一的情況出現(xiàn)，這樣會(huì)對(duì)案卷文件的質(zhì)量造成影響，對(duì)于利用和整理也帶來了不便。故此，需要發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少手工操作，這樣才能提高工作效率。
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