數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)與檔案管理論文

　　【摘要】由于我國(guó)的信息技術(shù)迅速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理的技術(shù)已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代的信息需求，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理工作效率的提升帶來(lái)便利。本文通過(guò)說(shuō)明數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的有關(guān)內(nèi)容，闡明數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的相關(guān)知識(shí)，并對(duì)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理工作中的實(shí)際運(yùn)用來(lái)進(jìn)行舉例分析。

　　【關(guān)鍵詞】數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)；檔案管理；分析運(yùn)用

　　由于信息技術(shù)的迅速發(fā)展，現(xiàn)代的檔案管理模式與過(guò)去相比，也有了很大的變化，也讓如今的檔案管理模式有了新的挑戰(zhàn)。讓人們對(duì)信息即時(shí)、大量地獲取是目前檔案管理工作和檔案管理系統(tǒng)急切需要解決的問(wèn)題。

　　一、數(shù)據(jù)挖掘概述

　�。ㄒ唬�數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)。數(shù)據(jù)挖掘是指從大量的、不規(guī)則、亂序的數(shù)據(jù)中，進(jìn)行分析歸納，得到隱藏的，未知的，但同時(shí)又含有較大價(jià)值的信息和知識(shí)。它主要對(duì)確定目標(biāo)的有關(guān)信息，使用自動(dòng)化和統(tǒng)計(jì)學(xué)等方法對(duì)信息進(jìn)行預(yù)測(cè)、偏差分析和關(guān)聯(lián)分析等，從而得到合理的結(jié)論。在檔案管理中使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，能夠充分地發(fā)揮檔案管理的作用，從而達(dá)到良好的檔案管理工作效果。（二）數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)分析。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)分析的方法是多種多樣的，其主要方法有以下幾種：1.關(guān)聯(lián)分析。指從已經(jīng)知道的信息數(shù)據(jù)中，找到多次展現(xiàn)的信息數(shù)據(jù)，由信息的說(shuō)明特征，從而得到具有相同屬性的事物特征。2.分類分析。利用信息數(shù)據(jù)的特征，歸納總結(jié)相關(guān)信息數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫(kù)，建立所需要的數(shù)據(jù)模型，從而來(lái)識(shí)別一些未知的信息數(shù)據(jù)。3.聚類分析。通過(guò)在確定的數(shù)據(jù)中，找尋信息的價(jià)值聯(lián)系，得到相應(yīng)的管理方案。4.序列分析。通過(guò)分析信息的前后因果關(guān)系，從而判斷信息之間可能出現(xiàn)的聯(lián)系。

　　二、數(shù)據(jù)挖掘的重要性

　　在進(jìn)行現(xiàn)代檔案信息處理時(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足其管理的要求，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在這方面確有著顯著的優(yōu)勢(shì)。首先，檔案是較為重要的信息記錄，甚至有些檔案的重要性大到無(wú)價(jià)，因此對(duì)于此類的珍貴檔案，相關(guān)的檔案管理人員也是希望檔案本身及其價(jià)值一直保持下去。不過(guò)越是珍貴的檔案，其使用率自然也就越高，所以其安全性就很難得到保障，在檔案管理中運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可以讓檔案的信息數(shù)據(jù)得到分析統(tǒng)計(jì)，歸納總結(jié)，不必次次實(shí)物查閱，這樣就極大地提升了檔案相關(guān)內(nèi)容的安全性，降低檔案的磨損率。并且可以對(duì)私密檔案進(jìn)行加密，進(jìn)行授權(quán)查閱，進(jìn)一步提高檔案信息的安全性。其次，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定與甄別，這也是檔案工作中較困難的過(guò)程，過(guò)去做好這方面的工作主要依靠管理檔案管理員自己的能力和水平，主觀上的因素影響很大，但是數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行編碼和收集，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理和規(guī)劃，解放人力資源，提升檔案利用的服務(wù)水平。第三，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以減少檔案的收集和保管成本，根據(jù)檔案的特點(diǎn)和規(guī)律建立的數(shù)據(jù)模型能為之后的工作人員建立一種標(biāo)準(zhǔn)，提升了檔案的鑒定效率。

　　三、檔案管理的數(shù)據(jù)挖掘運(yùn)用

　�。ㄒ唬�檔案信息的收集。在實(shí)施檔案管理工作時(shí)，首先需要對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的收集。可以運(yùn)用相關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)資料，進(jìn)行科學(xué)的分析，制定科學(xué)的說(shuō)明方案，對(duì)確定的數(shù)據(jù)集合類型和一些相關(guān)概念的模型進(jìn)行科學(xué)說(shuō)明，利用這些數(shù)據(jù)說(shuō)明，建立準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)模型，并以此數(shù)據(jù)模型作為標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息的快速分類以及整合奠定基礎(chǔ)。例如，在體育局的相關(guān)網(wǎng)站上提供問(wèn)卷，利用問(wèn)卷來(lái)得到的所需要的信息數(shù)據(jù)，導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)中，讓數(shù)據(jù)庫(kù)模型中保有使用者的相關(guān)個(gè)人信息，通過(guò)對(duì)使用者的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行說(shuō)明，從而判斷使用者可能的類型，提升服務(wù)的準(zhǔn)確性。因此，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)為檔案信息的迅速有效收集，為檔案分類以及后續(xù)工作的順利展開(kāi)，提供了有利條件，為個(gè)性化服務(wù)的實(shí)現(xiàn)提供了保證。（二）檔案信息的分類。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)具有的屬性分析能力，可以將數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息進(jìn)行分門別類，將信息的對(duì)象通過(guò)不同的特征，規(guī)劃為不同的分類。將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中時(shí)，可以簡(jiǎn)單快速地找到想要的檔案數(shù)據(jù)，能根據(jù)數(shù)據(jù)中使用者的相關(guān)數(shù)據(jù)，找尋使用者在數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息，使用數(shù)據(jù)模型的分析能力，分析出使用者的相關(guān)特征。利如，在使用者上網(wǎng)使用網(wǎng)址時(shí)，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以充分利用使用者的搜索數(shù)據(jù)以及網(wǎng)站的訪問(wèn)記錄，自動(dòng)保存用戶的搜索信息、搜索內(nèi)容、下載次數(shù)、時(shí)間等，得到用戶的偏好和特征，對(duì)用戶可能存在的需求進(jìn)行預(yù)測(cè)和分類，更加迅速和準(zhǔn)確的，為用戶提供個(gè)性化的服務(wù)。（三）檔案信息的整合。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以對(duì)新舊檔案的信息進(jìn)行整合處理，可以較為簡(jiǎn)單地將“死檔案”整合形成為“活檔案”，提供良好的檔案信息和有效的檔案管理。例如，對(duì)于企事業(yè)單位而言，培訓(xùn)新員工的成本往往比聘請(qǐng)老員工的成本要高出很多。對(duì)老員工的檔案信息情況進(jìn)行全體整合，使檔案資源充分發(fā)揮作用，將檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行總結(jié)和規(guī)劃，根據(jù)數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系確定老員工流失的原因，然后建立清晰、明白的數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣可以防止人才流失，也能大大提高檔案管理的效率。

　　四、結(jié)語(yǔ)

　　綜上所述，在這個(gè)信息技術(shù)迅速跳躍發(fā)展的時(shí)代，將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中是時(shí)代發(fā)展的需求與必然結(jié)果。利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可以使檔案管理工作的效率大大提升，不僅減少了搜索檔案信息的時(shí)間，節(jié)省人力物力，避免資源的浪費(fèi)，還能幫助用戶在海量的信息數(shù)據(jù)中，快速找到所需的檔案數(shù)據(jù)信息。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的運(yùn)用，使靜態(tài)的檔案信息變成了可以“主動(dòng)”為企事業(yè)單位的發(fā)展，提供有效的個(gè)性化服務(wù)的檔案管家，推動(dòng)了社會(huì)的快速發(fā)展。

　　【參考文獻(xiàn)】

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　　[2]宇然,數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)研究以及在檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中的應(yīng)用[D].沈陽(yáng)工業(yè)大學(xué),2002.

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