檔案鑒定工作

　　檔案鑒定工作【1】

　　[摘 要] 檔案鑒定，是檔案工作的一項重要內(nèi)容。

　　科學(xué)發(fā)展觀的本質(zhì)和核心是以人為本，只有堅持以人為本，努力培養(yǎng)和造就一批高素質(zhì)的檔案工作人員，才能有效推動檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。

　　[關(guān)鍵詞] 檔案; 鑒定; 管理; 對策

　　1 當(dāng)前檔案鑒定工作中存在的問題

　　檔案鑒定，是檔案工作的一項重要內(nèi)容，長期以來人們對檔案的價值鑒定存在一定誤區(qū)，具體表現(xiàn)在如下幾方面：

　　(1) 缺乏對檔案材料的完整性鑒定。

　　歸檔材料不完整，是長期存在的普遍問題，主要表現(xiàn)在：① 歸檔材料門類不全除文書檔案外，大多數(shù)的業(yè)務(wù)檔案沒有進(jìn)行收集歸檔，分散在部門人員手中，如聲像、電子文件材料等，這就使檔案不能全面反映本單位的職能活動和基本情況，不便于今后各項工作的利用。

　�、� 歸檔部門不全。

　　一個單位內(nèi)各部門的職能不同，產(chǎn)生的文件材料數(shù)量也不盡相同，平時不注重文件的收集，業(yè)務(wù)材料分散在部門人員手中，還有些單位只注重紅頭文件、上級文件的歸檔，忽略對賬外文件、各類統(tǒng)計年報、業(yè)務(wù)報表等進(jìn)行歸檔。

　　③ 歸檔的文件材料不完整。

　　編號文件本身連接不上，缺少附件、底稿等，尤其是科技檔案在這方面特別突出，如有的缺少合同書、協(xié)議書、開竣工報告等。

　　這就使檔案的憑證作用大打折扣。

　　(2) 檔案的規(guī)則不細(xì)。

　　2006年頒布的文書檔案保管期限表，條目條款 13 條，與我國文書檔案文件類型、內(nèi)容、數(shù)量繁多極不相稱，量少的條目與眾多的檔案內(nèi)容必然發(fā)生矛盾，給實際操作帶來困難。

　　條目過少，必然造成條目內(nèi)容過于抽象、概括性過大的問題，而概括性大、過于抽象的詞匯增多，如“重要”、“一般”的詞匯過多，在鑒定過程中，立卷人往往根據(jù)自己的理解，按照《歸檔文件整理規(guī)則》對文件進(jìn)行鑒定，但因每個人的理解不同，對一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給今后利用工作帶來不便。

　　(3) 缺乏對檔案鑒定的意義與地位的認(rèn)識。

　　在一些基層單位，檔案人員只注重收集工作，缺乏對檔案鑒定的意義與地位的認(rèn)識，沒有把鑒定工作當(dāng)成檔案的核心工作加以對待。

　　在檔案鑒定工作中不能去其糟粕，取其精華，剔除無價值的檔案，把有價值的檔案保管好，而是“有文必歸“現(xiàn)象比較普遍。

　　利用時，不能按照利用者的需求及時查找出來，不能把檔案的作用發(fā)揮出來 。

　　(4) 缺少專門的檔案人才。

　　檔案鑒定是一項科學(xué)性很強(qiáng)、難度性較大的工作，是檔案工作者全部工作中最困難和最重要的一項業(yè)務(wù)活動。

　　目前，大部分企業(yè)檔案管理隊伍文化層次比較低，大部分檔案工作人員不是檔案專業(yè)畢業(yè)的， 這種情況不利于檔案鑒定工作水平的提高。

　　2 提高檔案鑒定工作水平的對策

　　(1) 加強(qiáng)對檔案價值準(zhǔn)確性的鑒定。

　�、� 保存價值鑒定。

　　指對文件材料有沒有保存價值、保存價值大小的鑒別，并以此作為確定文件材料是否歸檔的重要依據(jù)。

　�、� 準(zhǔn)確性鑒定。

　　要求檔案人員逐件逐張去審查檔案材料，從內(nèi)容、作者、名稱、可靠程度等方面，全面考查分析確定其價值。

　　如：正文與底稿是否相符，正本副本是否相符、竣工章等是否遺漏丟失或者弄錯等，在文件材料歸檔時，由檔案人員進(jìn)一步鑒別，并在備考表中檢查人欄簽字或以其他形式確認(rèn)歸檔文件的準(zhǔn)確性。

　　(2) 加強(qiáng)檔案鑒定工作制度化、程序化建設(shè)。

　　檔案部門應(yīng)根據(jù)室存檔案定期或不定期進(jìn)行鑒定，逐卷、逐件進(jìn)行清點造冊，分批、分期進(jìn)行鑒定。

　　對需要延長保管期限的案卷，在有關(guān)目錄及案卷備考表中予以注明，繼續(xù)保存;對應(yīng)當(dāng)銷毀的檔案，編制“銷毀清冊”一式兩份，按有關(guān)程序予以銷毀。

　　通過鑒定，有利于提高室存檔案的質(zhì)量。

　　(3) 成立檔案鑒定機(jī)構(gòu)及鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。

　　企業(yè)應(yīng)該成立檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組，小組成員由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人及檔案機(jī)構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T組成。

　　領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)本單位檔案鑒定及銷毀的最終審定，具體工作由檔案部門(或?qū)Ｂ殭n案人員)和與檔案內(nèi)容有關(guān)的職能部門共同承擔(dān)。

　　檔案鑒定機(jī)構(gòu)的成立，有效避免了檔案鑒定工作的主觀性、隨意性，確保了檔案鑒定工作的準(zhǔn)確、無誤。

　　(4) 完善各種檔案保管期限表。

　　在檔案鑒定工作中檔案保管期限表具有舉足輕重的作用，它是檔案鑒定的一個重要標(biāo)準(zhǔn)，決定文件保管的類型以及時間的期限，影響檔案鑒定工作的質(zhì)量和效率。

　　檔案人員應(yīng)根據(jù)國家檔案局發(fā)布的《DA/T22-2000歸檔文件整理規(guī)則》制定適合本單位的文件材料歸檔范圍和保管期限表，使鑒定人員在操作時有明確的標(biāo)準(zhǔn)可以參照，從而提高檔案鑒定的效率與質(zhì)量。

　　(5) 加強(qiáng)檔案人才隊伍建設(shè)。

　　科學(xué)發(fā)展觀的本質(zhì)和核心是以人為本，只有堅持以人為本，努力培養(yǎng)和造就一批高素質(zhì)的檔案工作人員，才能有效推動檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。

　　首先，對在崗人員應(yīng)加強(qiáng)職業(yè)培訓(xùn)，使其接受新知識、新理念、新技能。

　　其次，檔案工作者要樹立終身學(xué)習(xí)的思想，不斷提高自身的知識水平和業(yè)務(wù)技能。

　　再次，及時招收、引進(jìn)高素質(zhì)的檔案專業(yè)人才，為檔案事業(yè)注入新鮮血液。

　　只有這樣才能提高檔案人員自身的鑒定水平，從而提高鑒定工作的效率和質(zhì)量。

　　企業(yè)檔案鑒定工作【2】

　　摘 要 檔案是一個單位開展各項工作的歷史記載，它既是歷史的見證，又能為現(xiàn)實和將來服務(wù)。

　　檔案鑒定是檔案工作的一個中間環(huán)節(jié)，是檔案具有生命價值的決定環(huán)節(jié)。

　　做好檔案鑒定工作，對于開發(fā)檔案信息資源，更好地利用檔案，具有十分重要的意義。

　　關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案 鑒定

　　一、提高企業(yè)檔案鑒定工作的認(rèn)識

　　企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和。

　　包括計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資管理、勞動人事、教育衛(wèi)生和黨政工團(tuán)工作等方面的檔案。

　　企業(yè)檔案的鑒定，要嚴(yán)格按照國家檔案局頒布的《企業(yè)檔案管理辦法》組織實施。

　　其工作內(nèi)容有以下兩方面：一是確定應(yīng)保存的檔案及其保管期限。

　　這項工作是在檔案形成前期進(jìn)行的。

　　先由各職能部門在檔案部門的協(xié)調(diào)下，對應(yīng)歸檔材料進(jìn)行鑒定，確定其完整性、準(zhǔn)確性和保存價值，然后按價值大小確定其保管期限。

　　二是通過對檔案的定期核查，確定失去保存價值的檔案，予以銷毀。

　　它包括對已過保管期限的檔案材料進(jìn)行價值審查;對部分檔案材料重新確定其保管期限和進(jìn)行密級調(diào)整;對已失去保存價值的檔案材料，通過一定程序后予以銷毀。

　　企業(yè)檔案是某一歷史階段的產(chǎn)物，判定其是否具有保存價值，必須結(jié)合當(dāng)時的歷史背景，分析檔案的內(nèi)容和形式。

　　動態(tài)地、發(fā)展地進(jìn)行檔案鑒定工作特別重要。

　　檔案鑒定主要指檔案價值的鑒定。

　　檔案鑒定工作的開展是檔案的價值差異和不斷增加的檔案數(shù)量決定的。

　　它的作用在于：(1)便于保管。

　　通過鑒定，對有保存價值的檔案，給予良好的安全保管條件，盡可能延長其壽命;對失去保存價值的檔案盡可能及時剔除銷毀，騰出有限空間;(2)便于利用。

　　鑒定可以去其糟粕，留其精華，便于利用時按照使用者的需求，充分發(fā)揮檔案的使用價值;(3)便于應(yīng)付突發(fā)事變。

　　通過鑒定，區(qū)分了主次，若遇突然事變，能及時、迅速地將重要檔案搶救和轉(zhuǎn)移。

　　二、企業(yè)檔案普遍存在的問題

　　檔案價值的鑒定需要站在歷史的、宏觀的、發(fā)展的高度來看待鑒定的問題。

　　雖然有法律、法規(guī)對檔案鑒定工作進(jìn)行了規(guī)范，鑒定的內(nèi)容和鑒定程序也較為明確，但總的來說，在檔案鑒定工作中，主要存在以下矛盾和問題。

　　一是在歸檔鑒定時傾向于“多而全”。

　　行政事務(wù)性檔案多，業(yè)務(wù)性檔案少。

　　在確定保管期限時，出現(xiàn)“寧長勿短”現(xiàn)象。

　　二是對到期檔案存在“鑒而不銷，怕負(fù)責(zé)任”，混淆鑒與銷的關(guān)系，總認(rèn)為“多比少好，留著有用”。

　　存留的檔案，紙質(zhì)文件多，電子檔案少，且紙質(zhì)版與電子版存在不相稱的問題。

　　三是檔案鑒定工作存在宏觀指導(dǎo)多，微觀操作規(guī)范少。

　　鑒定的結(jié)果取決于檔案鑒定工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)與工作能力。

　　一份檔案，不同的人員去鑒定，就有幾種不同的價值取向，即使同一個人在不同時期、不同背景下鑒定同一份檔案，其結(jié)果也不盡相同。

　　所以企業(yè)檔案鑒定工作要有切實可行的檔案鑒定操作規(guī)程。

　　四是前些年在企業(yè)開展的檔案工作達(dá)標(biāo)升級活動中，許多檔案人員曾經(jīng)是以豐富庫藏，檔案數(shù)量多多益善為追求的目標(biāo)，忽略了庫藏檔案的內(nèi)在質(zhì)量與價值因素，增加了檔案鑒定的工作量和工作難度。

　　三、企業(yè)檔案鑒定應(yīng)遵循的原則

　　檔案鑒定工作是按照一定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和方法，甄別和判定檔案的價值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價值的檔案并加以銷毀，使保存的檔案達(dá)到精練的一項工作。

　　檔案鑒定的原則須堅持以下三個點：一是全面的觀點。

　　分析判定企業(yè)檔案的保管價值，要從國家的利益出發(fā)，從政治經(jīng)濟(jì)科學(xué)文化等方面分析企業(yè)檔案的現(xiàn)實作用與長遠(yuǎn)利益。

　　二是歷史的觀點。

　　企業(yè)檔案是生產(chǎn)經(jīng)營管理的記錄，也是企業(yè)歷史發(fā)展的記錄。

　　對具有歷史檔案性質(zhì)的企業(yè)檔案，我們必須用歷史的觀點準(zhǔn)確地判斷其保存價值。

　　三是發(fā)展的觀點。

　　隨著社會的不斷進(jìn)步，企業(yè)也會不斷地發(fā)展變化，其產(chǎn)生的檔案價值也會隨之發(fā)生變化。

　　有些檔案現(xiàn)在看來價值平平，若干年后也許會成為無價之寶。

　　在企業(yè)檔案鑒定工作中要堅持應(yīng)用唯物辯證法中的聯(lián)系與發(fā)展的觀點。

　　企業(yè)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)同企業(yè)的各項工作一樣在理論上、方法上做到“與時俱進(jìn)”，不斷發(fā)展。

　　四、企業(yè)檔案鑒定的具體做法

　　首先由企業(yè)檔案管理部門根據(jù)企業(yè)各門類檔案到期的情況，確定需要鑒定的檔案的范圍。

　　對每個年度需要鑒定的檔案，要逐卷、逐件列表清點造冊，做到摸清家底，明確范圍和工作量。

　　企業(yè)管理者要保證人員、資金等方面到位。

　　其次，建立專門的檔案鑒定權(quán)威機(jī)構(gòu)。

　　成立由企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)牽頭、各部門負(fù)責(zé)人參加的檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。

　　由各部門選派的檔案鑒定人員組成檔案鑒定工作小組，具體實施。

　　第三，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及企業(yè)檔案管理辦法中有關(guān)檔案鑒定的要求，培訓(xùn)、選拔人員，使鑒定人員能夠以較寬的專業(yè)知識、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，在鑒定檔案時，把那些真正有保存價值的檔案順利保存下來。

　　第四，檔案鑒定、銷毀工作完成后，寫出本次檔案鑒定工作報告，向檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組及上級檔案主管部門報備。

　　檔案鑒定工作從始至終形成的文件應(yīng)作為永久檔案加以保存。

　　第五，認(rèn)真做好保密工作。

　　在嚴(yán)格做好保密工作的同時，根據(jù)本單位的工作特點，切實完善各項保密措施，堵塞各個環(huán)節(jié)的泄密漏洞，嚴(yán)防失泄密現(xiàn)象發(fā)生。

　　檔案是一種重要的社會信息資源，不但要重視其載體的保管和保護(hù)，更要重視其所含信息的開發(fā)利用，來實現(xiàn)信息資源共享。

　　綜上所述，企業(yè)只要正確地認(rèn)識檔案鑒定工作的目的、意義、作用及其原則，真正從思想上重視檔案鑒定工作，從檔案鑒定制度上、工作計劃上確保落實，努力克服檔案鑒定工作中存在的難點，逐步摸索出一套完整有效的檔案鑒定工作程序與方法，就能保證檔案鑒定工作健康有序地開展起來，從而促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作朝氣蓬勃地向前發(fā)展，使檔案工作更加適合現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的需求。

　　參考文獻(xiàn)：

　　[1]奚瑾.企業(yè)檔案鑒定工作的實踐與思考[J].上海檔案，2010(11) .

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