檔案編纂的特征

時(shí)間：2022-10-07 20:25:59 檔案管理畢業(yè)論文我要投稿

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檔案編纂的特征

　　檔案編纂的特征

　　摘要：檔案編纂工作在21世紀(jì)顯得非常重要。

　　隨著信息化，數(shù)字化的來(lái)臨，檔案編纂也有了客觀的變化。

　　但是這種變化不是隨意的，也需要結(jié)合檔案的內(nèi)在性質(zhì)來(lái)產(chǎn)生。

　　對(duì)于檔案的編纂工作特征的描述，需要從其性質(zhì)中開(kāi)始著手討論，只有認(rèn)識(shí)清楚了檔案的定義和性質(zhì)，才能夠?qū)n案編纂工作經(jīng)行論述。

　　本文在重點(diǎn)論述了檔案的定義和性質(zhì)的基礎(chǔ)上，詳細(xì)的論述了檔案編纂的特征。

　　關(guān)鍵詞：檔案;定義;性質(zhì);編纂特征

　　一、檔案的概念、性質(zhì)

　　(一)檔案的定義

　　對(duì)于檔案的定義，說(shuō)法很多，也產(chǎn)生了很多的爭(zhēng)辯，到底哪一個(gè)科學(xué)，現(xiàn)在還難統(tǒng)一，有待于進(jìn)一步研究。

　　下面我們引用的是最權(quán)威的說(shuō)法，也就是《中華人民共和國(guó)檔案法》中的說(shuō)法：“檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。”

　　這一定義包括以下幾個(gè)要素：

　　1、檔案的來(lái)源

　　檔案是各機(jī)關(guān)，社會(huì)組織和個(gè)人在其自身活動(dòng)中形成的。

　　檔案形成者大致可以分為三類(lèi)：一是官方性質(zhì)的各種機(jī)關(guān);二是半官方的各種社會(huì)組織(社會(huì)團(tuán)體、宗教、公司等);三是一定的個(gè)人(著名人物，著名家庭和家族)。

　　檔案又是來(lái)源于形成者特定的實(shí)踐活動(dòng)。

　　國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人，在其實(shí)踐活動(dòng)中，為了相互交往，上傳下達(dá)和記錄事情，必然產(chǎn)生和使用許多文件。

　　日后經(jīng)過(guò)整理保存起來(lái)，就成為檔案。

　　豐富的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，決定了檔案來(lái)源和內(nèi)容的廣泛性，一定來(lái)源和內(nèi)容的檔案又具有內(nèi)在的聯(lián)系性。

　　2、檔案形式的多樣性

　　任何檔案都以一定的物質(zhì)形式存在和運(yùn)動(dòng)，長(zhǎng)期的社會(huì)實(shí)踐，使檔案的形式不斷發(fā)展和變化，豐富多彩。

　　從載體材料上看，有龜甲獸骨、竹片木板、絲織縑帛、紙張、磁帶、磁盤(pán)、膠片;從信息記錄的方式上看，有手寫(xiě)、刀刻、印刷、攝影、錄音、錄像等;從表達(dá)方式上，可歸納為文字、圖像、聲音。

　　3、檔案的本質(zhì)屬性

　　檔案是人們社會(huì)活動(dòng)的原始記錄，原始記錄性是其最本質(zhì)的屬性。

　　主要表現(xiàn)在檔案是形成者在自身職能活動(dòng)中形成的各種文件材料轉(zhuǎn)化來(lái)的，不是事后另行編寫(xiě)和隨意收集的間接材料。

　　它具有記錄和反映機(jī)關(guān)、組織和著名人物活動(dòng)的原始性品格，是歷史的真跡和憑證，有著重要的查考使用價(jià)值。

　　這也是檔案區(qū)別于圖書(shū)資料的主要特點(diǎn)之一。

　　(二)檔案的性質(zhì)

　　原始記錄性(或第一手資料、歷史真跡)是檔案的本質(zhì)屬性，除這一本質(zhì)屬性外，還有兩個(gè)一般屬性：知識(shí)屬性和信息屬性。

　　1、檔案的知識(shí)性

　　知識(shí)是人類(lèi)對(duì)主、客觀世界的認(rèn)識(shí)。

　　它源于人類(lèi)的社會(huì)實(shí)踐。

　　檔案是人類(lèi)認(rèn)識(shí)和改造世界的記錄，是知識(shí)的一種載體。

　　檔案記載了人類(lèi)社會(huì)各個(gè)歷史時(shí)期，在政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、外交、科技、文化藝術(shù)、教育和衛(wèi)生等各方面的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，是古往今來(lái)人們積累起來(lái)的知識(shí)寶庫(kù)。

　　這就決定了檔案具有積累、存儲(chǔ)知識(shí)的職能。

　　2、信息性

　　檔案是一種信息。

　　什么是信息?目前尚未有統(tǒng)一的見(jiàn)解，《辭海》上說(shuō)：“信息是指對(duì)消息接受者來(lái)說(shuō)預(yù)先不知道的報(bào)道。”信息論的創(chuàng)始人之一維納認(rèn)為，信息是事物存在的方式或運(yùn)動(dòng)狀態(tài)以及這種方式或狀態(tài)的直接或間接的表述。

　　根據(jù)這種理解，檔案當(dāng)然是一種信息，是國(guó)家信息資源的重要組成部分。

　　作為信息，檔案信息與其它類(lèi)別的信息具有共同的特征：可擴(kuò)充性(隨時(shí)間的變化將不斷擴(kuò)充)、可壓縮性(可加工使之精練、濃縮，便于存貯而內(nèi)容不會(huì)磨損和丟失)、可傳播性和可分享性。

　　當(dāng)然檔案信息也有自己特有的個(gè)性：

　　(1)產(chǎn)生的特征――原始性

　　信息，按其形成特點(diǎn)可分為原生性信息和派生性信息。

　　檔案是原始記錄，是沒(méi)有經(jīng)過(guò)加工處理的原始信息，可作為其他信息進(jìn)行再加工的原材料，而產(chǎn)生情報(bào)、圖書(shū)和資料等派生信息。

　　(2)價(jià)值特征――真實(shí)性

　　檔案是歷史真跡，記載了當(dāng)事人的印章、簽字、筆跡等。

　　它最原始、最真實(shí)、最具體地反映了事物的本來(lái)原貌，是令人信服的真憑實(shí)據(jù)。

　　因此具有重要的憑證作用和廣泛的參考作用，這就決定了檔案信息的有益性和實(shí)用性，所以可稱(chēng)作價(jià)值特征。

　　(3)來(lái)源特征――廣泛性

　　人類(lèi)的社會(huì)實(shí)踐歷史悠久，豐富多彩，多種多樣。

　　因此檔案具有從古到今、門(mén)類(lèi)眾多、內(nèi)容廣泛、形式多樣、數(shù)量浩瀚的特征。

　　社會(huì)實(shí)踐的延續(xù)不斷，無(wú)窮無(wú)盡，又使檔案信息具有取之不盡、用之不竭的特點(diǎn)。

　　檔案來(lái)源的廣泛性，決定了檔案信息的廣泛性。

　　二、檔案編纂的特征

　　在詳細(xì)論述了檔案的性質(zhì)與定義之后，我們?cè)賮?lái)細(xì)細(xì)研究檔案編纂的特征，只有了解了檔案的性質(zhì)和定義，才能夠理解和研究檔案編纂的特征。

　　先就其特征作如下表述：

　　(一)檔案編纂具有社會(huì)性特征

　　從事檔案編纂工作的主體是檔案工作人員。

　　檔案編纂人員是以社會(huì)公眾代表的身份參與檔案信息的加工、創(chuàng)作活動(dòng)的。

　　因此，編纂主體在檔案信息的選擇過(guò)程中，不能以自己的主觀意志或社會(huì)個(gè)體的價(jià)值觀作為判斷、使用檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)，更不能庸俗地迎合某些社會(huì)思潮，而應(yīng)該以廣大社會(huì)公眾對(duì)文化的需求、原始文件信息傳播的難易程度等社會(huì)價(jià)值為標(biāo)準(zhǔn)來(lái)選擇檔案信息。

　　把握檔案編纂主體的社會(huì)性，有助于讓編纂主體樹(shù)立社會(huì)責(zé)任感，增強(qiáng)政治敏銳性，提高自身素質(zhì)，防止在選擇檔案信息的文化方向時(shí)，因主觀因素而出現(xiàn)偏差。

　　(二)檔案編纂具有從屬性特征

　　首先，檔案編纂要從屬于黨和國(guó)家的意志，為黨和國(guó)家生存與發(fā)展總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)。

　　其次，它從屬于社會(huì)公眾，為公眾服務(wù)是編纂工作的宗旨和目的。

　　檔案編纂的從屬性決定了它如果脫離了社會(huì)和公眾，就不可能被廣大群眾所認(rèn)可，就喪失了存在的基礎(chǔ)，而檔案編纂工作只有適應(yīng)社會(huì)公眾需要才能發(fā)展繁榮。

　　檔案編纂信息的價(jià)值最終是要由社會(huì)公眾來(lái)認(rèn)可的，檔案編纂人員只有貼近社會(huì)、貼近公眾、貼近實(shí)際，才能創(chuàng)造出符合科學(xué)發(fā)展觀要求的檔案編纂信息和文化產(chǎn)品。

　　(三)檔案編纂具有相對(duì)自主性特征

　　在社會(huì)生活中，人們對(duì)于一種文化信息的理解和接受，往往習(xí)慣于根據(jù)自身實(shí)踐經(jīng)歷、認(rèn)識(shí)能力、心理感受等來(lái)判斷其優(yōu)劣。

　　由于產(chǎn)生的主觀反映不同，檔案編纂人員從檔案信息中選擇材料時(shí)，也難免要受自身主觀意識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、情感等因素的制約。

　　即便是水平很高的檔案編纂人員，也會(huì)受到一些行業(yè)潛規(guī)則或范式方法的影響而產(chǎn)生不同程度的心理定向因素。

　　這些因素將給檔案編纂人員在文化發(fā)展創(chuàng)新方面帶來(lái)潛移默化的影響。

　　盡管我們不希望帶來(lái)負(fù)面影響，但實(shí)際上編纂人員在選擇某一檔案信息時(shí)，都要或多或少地受到自身主觀意識(shí)的制約。

　　由于個(gè)人價(jià)值觀和素質(zhì)的差異，可能會(huì)導(dǎo)致某些珍貴檔案信息被編纂人員自覺(jué)不自覺(jué)地予以剔除或誤解的情況發(fā)生。

　　為此，一方面我們要承認(rèn)編纂人員的自主性;另一方面當(dāng)這種主觀性與檔案編纂的基本原則、社會(huì)公眾需求相違背時(shí)，要堅(jiān)決予以克服，使其負(fù)面影響限制到最低程度。

　　(四)檔案編纂富有時(shí)效性特征

　　檔案編纂是檔案動(dòng)態(tài)管理中的一個(gè)過(guò)程。

　　它是否有價(jià)值及價(jià)值的大小也與時(shí)間密切相關(guān)。

　　許多檔案信息在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)選出就有價(jià)值，錯(cuò)過(guò)了時(shí)機(jī)就失去了原有的價(jià)值;有的檔案信息在這個(gè)時(shí)間內(nèi)的價(jià)值就很大;錯(cuò)過(guò)這個(gè)時(shí)機(jī)其價(jià)值就會(huì)大大降低。

　　這一點(diǎn)尤其表現(xiàn)在檔案文獻(xiàn)中的科技信息、經(jīng)濟(jì)信息、決策信息和社會(huì)動(dòng)態(tài)信息方面，其社會(huì)價(jià)值和效應(yīng)與時(shí)間的關(guān)系更為密切。

　　此外，公眾對(duì)檔案信息內(nèi)容的需求也在隨著時(shí)間的推移而發(fā)生變化。

　　如公眾對(duì)檔案信息的喜好、期望、習(xí)慣等，都會(huì)隨著思想觀念、社會(huì)風(fēng)尚、經(jīng)濟(jì)水平以及個(gè)人年齡、素質(zhì)的轉(zhuǎn)變而表現(xiàn)出不同的需求。

　　因而，檔案編纂信息是否具有時(shí)效性，直接影響著檔案信息產(chǎn)品的價(jià)值和社會(huì)效果。

　　(五)檔案編纂具有系統(tǒng)性特征

　　檔案編纂是一項(xiàng)滿足多方面需求，具有綜合性特點(diǎn)的系統(tǒng)工程。

　　這反映了公眾對(duì)檔案信息日益多樣化的客觀要求。

　　為了收到良好的傳播效果，檔案編纂必須根據(jù)不同公眾的需要，遵循“系統(tǒng)管理，統(tǒng)一分類(lèi)，有效利用”的要求，有針對(duì)性地開(kāi)展編纂活動(dòng)。

　　顯然，檔案編纂得越系統(tǒng)，類(lèi)型越豐富，利用就越有效，就越容易開(kāi)發(fā)出檔案的內(nèi)在信息價(jià)值。

　　此外，檔案編纂不能片面強(qiáng)調(diào)原始性，或只滿足少數(shù)公眾的檔案信息需求，而忽視了廣大公眾對(duì)檔案信息編纂多類(lèi)型、多層次的文化需求。

　　檔案編纂工作應(yīng)根據(jù)國(guó)民整體文化素質(zhì)狀況和社會(huì)文化發(fā)展趨勢(shì)以及當(dāng)?shù)貙?shí)際情況，按照不同要求和標(biāo)準(zhǔn)，編纂出不同層次、不同類(lèi)型的檔案信息成果，以便于全體社會(huì)公眾吸收和利用。

　　(六)檔案編纂具有實(shí)用性特征

　　利用是檔案編纂成果實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的最根本目的和途徑。

　　編纂成果能否發(fā)揮重要的參考作用和服務(wù)作用，主要取決于所編纂的檔案信息是否具有實(shí)際利用的價(jià)值。

　　檔案編纂社會(huì)價(jià)值和效應(yīng)，只有在滿足公眾社會(huì)活動(dòng)的需要中才能得以實(shí)現(xiàn)。

　　特別是在全面實(shí)施國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展“十一五”規(guī)劃，全面建設(shè)小康社會(huì)宏偉目標(biāo)的大環(huán)境下，檔案編纂工作一定要順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，充分發(fā)揮檔案編纂成果在創(chuàng)新文化、傳播知識(shí)、社會(huì)教育、社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益等實(shí)用功能。

　　通過(guò)自身功能的發(fā)揮，贏得全社會(huì)對(duì)檔案編纂工作的重視和認(rèn)可。

　　結(jié)束語(yǔ)：檔案編纂工作是基于檔案之上的，其工作對(duì)象是檔案，其工作目標(biāo)也是檔案，因此在論述檔案編纂工作的特征之前，就需要搞清楚檔案的定義以及性質(zhì)。

　　在檔案的性質(zhì)的論述之中，我們可以發(fā)現(xiàn)檔案的特征以及存在形式，最重要的是能夠發(fā)現(xiàn)其中的內(nèi)在規(guī)定性，從而在對(duì)檔案有一個(gè)深刻的理解。

　　只有在理解檔案的基礎(chǔ)上，才能夠?qū)ζ溥M(jìn)行必要的解構(gòu)，從而理解檔案編纂的特征。

　　檔案編纂的特征，需要需要結(jié)合檔案的定義與性質(zhì)來(lái)論述，從而客觀的對(duì)編纂工作作必要的研究。

　　檔案編纂的特征由檔案的性質(zhì)決定，因?yàn)闄n案室本，編纂是末。

　　只有認(rèn)識(shí)了本，才能夠了解末。

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