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住房公積金貸款檔案管理
住房公積金貸款檔案管理【1】
【摘要】規(guī)范化管理住房公積金貸款檔案，有利于降低貸款的風(fēng)險(xiǎn)，讓公積金運(yùn)營處在一個良性循環(huán)的模式里，對于正確實(shí)施國家公積金之制度有著十分重要的意義。
此文主要研究分析了住房公積金貸款檔案之基本概念、特點(diǎn)、重要作用、管理中存在的問題以及規(guī)范管理檔案的方式。
【關(guān)鍵詞】住房公積金;貸款檔案;管理
所謂的住房公積金貸款，主要指的是一種個人住房信用貸款，與此同時(shí)它是一種政策性貸款。
住房公積金貸款所面對的對象是處在住房公積金的制度下具有民事能力的人群。
與商業(yè)性貸款相比，住房公積金貸款利率低、門檻低、期限長，方便了廣大人群購買自住房，提高了他們的購買能力，讓他們得以在良好的居住環(huán)境下生活。
總之，住房公積金貸款能有效解決城鎮(zhèn)居民住房的問題，讓住房公積金充分發(fā)揮了住房保障的功能。
如今，住房公積金貸款不斷增加，業(yè)務(wù)快速發(fā)展，其所存在的風(fēng)險(xiǎn)也凸顯出來，因此我們應(yīng)該明確住房公積金貸款管理規(guī)范的重要性，降低貸款風(fēng)險(xiǎn)性。
一、住房公積金貸款檔案基本概念
所謂的住房公積金貸款檔案指的是，管理住房公積金的部門在公積金貸款的相關(guān)工作中所形成、歸集的各類文件材料的權(quán)證，它真實(shí)記錄了各當(dāng)事人在借貸的過程里履行各自的權(quán)利、義務(wù)的行為，它是管理部分之債權(quán)存在的證明。
住房公積金貸款檔案是公積金管理相關(guān)工作的產(chǎn)物，也是公積金制度得以正確推行之基礎(chǔ)。
檔案主要包括兩個部分資料，分別為貸款前期辦理過程資料、貸款后期管理資料。
住房公積金貸款形成的材料包含有借款人及配偶基本信息(戶口本、身份證、單身證明或結(jié)婚證)、申請表、繳存證明、借款人與配偶信用證明、放款通知書、談話備忘錄、擔(dān)保協(xié)議、還款承諾書、買賣合同或轉(zhuǎn)讓合同、付款憑證、借款抵押合同等，以上形成的一連串資料被我們稱為“原始資料”;我們所說的“發(fā)生資料”，指劃撥貸款以后來進(jìn)行后期管理過程中所產(chǎn)生的資料，比如催收記錄、還款證明、還清證明、貸款核銷、法律訴訟等。
以上的“原始資料”與“發(fā)生資料”一起構(gòu)成為一套具有自身特點(diǎn)的完整的合同材料，成為一宗住房公積金貸款檔案。
二、檔案所具有的特點(diǎn)
1.它的形成過程具有動態(tài)性.。
在一般情況下人們會理解檔案是在所有工作辦理結(jié)束后形成的文件，不過貸款檔案不是這樣的，住房公積金貸款的工作是由三個階段組成，分別為貸前、貸中、貸后，最長需要的時(shí)間可以達(dá)到三十年，在貸款工作已經(jīng)全部結(jié)束以后，再去整理檔案明顯是不現(xiàn)實(shí)的。
檔案在借款者提出貸款的申請，到獲得借款后就形成了。
貸款檔案的形成不代表貸款工作全部結(jié)束，還要在以后的過程中不斷給檔案增加新的內(nèi)容，比如還款情況、訴訟、擔(dān)保情況等，到借款者把還款義務(wù)履行完為止。
正因?yàn)橘J款工作具有長期性的特點(diǎn)，因此貸款檔案的形成具有動態(tài)性。
2.檔案材料具有特殊性。
每使一宗住房貸款完成，都需要履行很多的程序，也牽涉到較多的部門，所形成的材料文件也不統(tǒng)一，所以貸款檔案材料具有其特殊性。
拿一住房抵押貸款作為例子，借款者提出書面的貸款申請以后，還要經(jīng)過貸前檢查、抵押登記、房地產(chǎn)評估等系列過程，這一些程序皆需書面材料。
它們沒有統(tǒng)一格式，其紙型紙質(zhì)與書寫工具也都不一樣。
這樣一來，也就增加了整理、保管貸款檔案的難度。
3.檔案使用十分頻繁。
貸款工作有著長期性，所以該類檔案使用的頻率遠(yuǎn)高于別的類型的檔案。
比如記錄借款者履約的情況時(shí);當(dāng)貸款遇上風(fēng)險(xiǎn)，要對抵押物處置時(shí);履約完成后貸款者把相關(guān)材料歸還借款者時(shí)，皆要隨時(shí)隨刻調(diào)用檔案。
4.類別差異性。
正因?yàn)閾?dān)保方式不一，導(dǎo)致了個人貸款所需材料也不一樣。
住房公積金貸款在目前有三種方式：抵押、保證和質(zhì)押，在整理保管資料時(shí)要根據(jù)擔(dān)保形式的不同區(qū)別地對待。
5.檔案的保管責(zé)任很重大。
住房公積金貸款所涉及的金額比較大，它關(guān)系到了借款者、貸款人切身利益，還直接關(guān)系到很多繳存者的利益，因此防范貸款風(fēng)險(xiǎn)更顯重要性。
三、檔案的重要作用與重要性
1.它是防范貸款風(fēng)險(xiǎn)的依憑。
貸款檔案具有重要法律效用，比如當(dāng)事人進(jìn)行了違約，無法履行相關(guān)權(quán)利和義務(wù)，以致風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生。
當(dāng)事各方都可用貸款檔案當(dāng)為依據(jù)，并且采取行為，把風(fēng)險(xiǎn)降到最低。
2.它是規(guī)范化管理住房公積金的基礎(chǔ)。
公積金的所有權(quán)屬于廣大的繳存人，公積金直接牽涉千萬職工的利益，因此規(guī)范化管理檔案很重要。
貸款檔案管理的規(guī)范程度直接決定公積金管理的合理程度。
3.它是加強(qiáng)貸款后跟蹤管理之依據(jù)。
因貸款跨越時(shí)間較長，參與辦理的人員變動大，因此對貸款的管理需要始終把檔案當(dāng)作依據(jù)，不然跟蹤管理的工作就無法進(jìn)行下去。
4.它是社會中征信體系里的一部分。
它能真實(shí)反映貸款的各方的情況，借款者履行合同的記錄體現(xiàn)了借款者的誠信度。
公積金的繳存以及使用就是個人信用的履行過程，所以管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該要充分利用檔案這一形式構(gòu)建完善的征信體系。
四、檔案管理的基本原則
1.按照“一宗一卷”整理。
將一宗貸款歸集成一卷，這是基本理念，不要因?yàn)橘J款材料少，將幾宗材料合起來，這樣的話不利于對檔案的保管。
2.即時(shí)地進(jìn)行歸集。
信貸員工作時(shí)總是需要同時(shí)辦理多宗貸款，會使得貸款資料容易混淆。
信貸員理應(yīng)及時(shí)收集貸款工作中各類材料，需要針對各擔(dān)保形式貸款，制定一套收集檔案的目錄。
由于信貸員第一個審閱貸款資料，因此他們負(fù)有貸款檔案歸集第一責(zé)任。
3.把格式進(jìn)行統(tǒng)一。
貸款的材料類別很多，所以整理貸款檔案難度很大，在整理的過程中，應(yīng)該統(tǒng)一格式。
制定合同的格式時(shí)，要采用A4幅面進(jìn)行制定，在裝訂的時(shí)候?qū)⑵渌論?jù)統(tǒng)一粘貼到A4紙上。
4.創(chuàng)建全宗目錄。
將每卷檔案基本情況羅列到全宗目錄里，以便檢索使用。
全宗目錄的建立可以按貸款數(shù)量多少或者按自然年份。
五、檔案管理過程里存在的問題
1.關(guān)于管理設(shè)施問題。
在目前來看，許多公積金管理機(jī)構(gòu)的基本設(shè)施都不健全，檔案庫房的安排設(shè)計(jì)也達(dá)不到規(guī)定要求，縣級的條件更為簡陋，檔案可能隨時(shí)遺失或毀壞。
2.制度不相一。
很多地方對于公積金檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和制度都不統(tǒng)一，有的地方根據(jù)自己的情況制訂一些規(guī)制，但是缺乏系統(tǒng)性、統(tǒng)一性、全面性。
3.歸集不完整。
現(xiàn)在不同地方管理系統(tǒng)不一，人員少，事物繁雜，許多檔案被分散到各科室，造成對檔案的管理歸集無法統(tǒng)一規(guī)劃。
4.檔案資源的浪費(fèi)。
在檔案歸檔的途中大量資料都來于別的一些社會部門，但是各部門的軟件系統(tǒng)不一，無法對接，導(dǎo)致檔案資源無法共享，造成不必要的浪費(fèi)。
5.管理隊(duì)伍業(yè)余。
很多機(jī)構(gòu)的管理人員都是臨時(shí)上崗，沒有經(jīng)驗(yàn)，基本理論也不懂，只能應(yīng)對些比較簡易的工作。
六、強(qiáng)化檔案管理的對策
1.強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，完善管理體系。
認(rèn)識到做好檔案工作的重要性，把檔案管理工作和公積金業(yè)務(wù)結(jié)合起來一起部署、實(shí)施和考核，嚴(yán)格檢查檔案管理工作，制定責(zé)任追求制度。
還要成立優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)隊(duì)伍，負(fù)責(zé)檔案工作的監(jiān)督、領(lǐng)導(dǎo)、檢查。
2.完善管理的設(shè)施。
加快庫房建設(shè)，提供必要的硬件設(shè)施，以保證檔案的安全與完整。
還要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，搭建信息平臺以共享檔案資源。
3.加大對人員的培訓(xùn)。
培養(yǎng)一些了解信貸和檔案工作的人員，讓其擔(dān)任管理員。
挑選人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，聘請專業(yè)講師，授于他們檔案管理專業(yè)知識和技術(shù)，讓他們成為有技術(shù)有能力的管理人才。
結(jié)束語：
住房公積金貸款檔案的管理是一項(xiàng)重要的工作，管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對檔案的管理，用科學(xué)的方法規(guī)范化管理，務(wù)必維護(hù)千萬繳存人的權(quán)益。
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完善住房公積金貸款檔案管理【2】
摘要：公積金貸款是我國改善職工住房問題的一項(xiàng)重要措施。
國家規(guī)定，凡是正常足額繳存住房公積金的職工均可按公積金貸款的相關(guān)規(guī)定申請公積金貸款，從而由職工所在單位及職工個人共同解決職工住房難的問題。
在此基礎(chǔ)上，建立住房公積金貸款的業(yè)務(wù)檔案是為了防范貸款風(fēng)險(xiǎn)而實(shí)行的一項(xiàng)必要措施。
深入探討公積金貸款檔案的概念、管理和特點(diǎn)，對進(jìn)一步完善公積金貸款檔案管理具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。
關(guān)鍵詞：公積金;貸款;檔案;管理
公積金貸款是指由住房公積金管理中心運(yùn)用職工以其所在單位所繳納的住房公積金，通過委托商業(yè)銀行向繳存住房公積金的在職職工和在職期間繳存住房公積金的職工發(fā)放的房屋抵押貸款，通過履行一定審批手續(xù)，以貸款的方式用于職工籌集住房資金和提高職工的購房能力，從而解決職工住房難的問題。
建立公積金貸款檔案是為了把各方在借貸中的權(quán)利、義務(wù)真實(shí)地記錄下來。
一、住房公積金貸款檔案的概念和作用
檔案，是一種文件材料和憑證。
運(yùn)用公積金開展貸款業(yè)務(wù)是深受廣大職工歡迎的一項(xiàng)惠民舉措，有貸款行為就必然會產(chǎn)生很多文件材料和憑證，這些資料就是公積金貸款檔案的組成部分。
總的說來，住房公積金貸款檔案有以下四個方面的作用：
(一)貸款檔案是防范住房公積金貸款風(fēng)險(xiǎn)的憑證。
貸款檔案保存了貸款人的資料，具備一定的法律效用。
如果當(dāng)事人違約，或者未能履行義務(wù)，就可依據(jù)貸款檔案采取一定的行動來降低風(fēng)險(xiǎn)。
所以說，檔案的完整程度決定著貸款風(fēng)險(xiǎn)的高低。
(二)貸款檔案是住房公積金規(guī)范化管理的基礎(chǔ)。
我國自住房公積金制度建立以來，通過多年來的積累，目前公積金數(shù)額已非常龐大。
住房問題涉及到職工自身利益，如何管好用好這些資金意義重大。
公積金貸款業(yè)務(wù)的檔案管理是公積金管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，貸款檔案的規(guī)范化管理程度如何，直接影響到公積金管理工作的整體水平，可以說牽一發(fā)而動全身。
(三)貸款檔案是加強(qiáng)貸后跟蹤管理的依據(jù)。
目前，我國公積金管理機(jī)構(gòu)大多推行終身制貸款，而實(shí)現(xiàn)這一機(jī)制的載體就是貸款檔案。
由于還款時(shí)間長短不一和人員變遷等因素影響，增加了貸款檔案跟蹤管理的復(fù)雜性，同時(shí)也進(jìn)一步凸顯了完善貸款檔案管理制度的必要性和重要性，否則，貸后管理就是一紙空談。
二、住房公積金貸款檔案的特點(diǎn)
(一)長期性。
公積金貸款檔案是需要長期保存的文件，檔案內(nèi)容需要不斷完善、修改、補(bǔ)充，直到貸款還清為止，體現(xiàn)了檔案管理的長期性。
(二)復(fù)雜性。
公積金貸款檔案是在不斷完善各種手續(xù)的過程中逐漸完成的，其中涉及到的部門眾多，材料復(fù)雜多樣，來自不同業(yè)務(wù)部門的各類憑證、票據(jù)以及不同行業(yè)的資料，很難做到外觀上和格式上的完全統(tǒng)一。
(三)動態(tài)性。
公積金貸款檔案會根據(jù)個人需求和請求的改變而改變，到還清貸款時(shí)檔案不可能一成不變，這就要求檔案管理者眼勤手勤，對每一卷檔案都要實(shí)行動態(tài)化管理。
三、公積金貸款檔案管理中存在的問題
(一)對檔案的重視不夠。
在我國，很多人都會有這樣一種認(rèn)識：檔案嘛，只要不丟失、不泄密就足夠了，當(dāng)有關(guān)部門來查閱的時(shí)候，能夠找得到就行了。
這種觀念在很多檔案管理員甚至領(lǐng)導(dǎo)心中根深蒂固貽害無窮，是檔案規(guī)范化管理理念的大敵。
(二)檔案的不完整和不準(zhǔn)確。
在收集、整理、審核檔案的過程中，資料不完整的情況時(shí)常出現(xiàn)。
有些職工認(rèn)為個別項(xiàng)目不必填寫，自作主張地不填或者隨便填;有些職工則在填寫內(nèi)容(比如工作單位、聯(lián)系方式等)發(fā)生變化后不能主動申報(bào)修改，造成了檔案信息的不完整和不準(zhǔn)確。
(三)管理人員力量薄弱。
很多大型的檔案室管理人員明顯不夠，人手不足，加之不少檔案管理人員沒有受過專業(yè)培訓(xùn)，常常造成檔案不能及時(shí)歸檔和完善，直接影響到檔案的管理水平。
(四)查閱制度不嚴(yán)格。
國家對檔案的查閱制度有著嚴(yán)格的規(guī)定，但是據(jù)筆者調(diào)查了解，在實(shí)際工作中有不少公積金管理中心的貸款檔案管理員不能嚴(yán)格按照規(guī)范程序調(diào)閱檔案，這樣極易造成檔案丟失和貸款人信息泄露。
四、進(jìn)一步完善公積金貸款檔案管理
面對迅猛發(fā)展的商品房交易和不斷暴增的公積金貸款業(yè)務(wù)，如何完善公積金貸款檔案管理是擺在我們面前的一個重大課題，這就要求我們在實(shí)際工作中不僅要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理流程，更要使檔案的管理設(shè)計(jì)符合自身的業(yè)務(wù)需要。
(一)建立科學(xué)的管理制度。
檔案管理有兩大要求，即真實(shí)性和齊全性，對貸款檔案來說這點(diǎn)尤為重要。
如果貸款檔案不完整或者缺失，就意味著房貸資金面臨風(fēng)險(xiǎn)。
為了保證房貸資金安全，就必須建立健全科學(xué)完整的檔案管理制度，明確由專業(yè)人員進(jìn)行檔案資料的收集、整理、審核等工作，確保檔案的真實(shí)準(zhǔn)確和完整齊全。
(二)安全保管貸款檔案。
公積金貸款檔案不但涉及金額較大，而且牽涉眾多職工的切身利益。
做好檔案管理的制度設(shè)計(jì)之后，檔案的硬件安全管理就顯得尤為重要了。
檔案庫要具備防霉、防水、防火、防潮、防盜等基本條件，如果是數(shù)字化管理的單位，信息安全還應(yīng)排在首位。
(三)嚴(yán)格執(zhí)行查閱審批制度。
公積金貸款檔案是為了基于特殊信貸關(guān)系之上而建立起來的，其特殊性決定了它的查閱審批制度相較于其他檔案更加嚴(yán)格。
首先，作為一種職工個人貸款檔案，它要求管理人員應(yīng)為客戶信息保密。
因此檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱規(guī)定，不論任何人包括政府相關(guān)部門，在查閱檔案之前必須經(jīng)過公積金檔案管理部門批準(zhǔn)。
一旦出現(xiàn)由于檔案泄密造成經(jīng)濟(jì)損失和糾紛的情況，應(yīng)及時(shí)通過法律途徑來解決，同時(shí)嚴(yán)格追究當(dāng)事人的相關(guān)責(zé)任。
(四)規(guī)范整理檔案。
貸款檔案不如個人檔案那么多，但也應(yīng)該嚴(yán)格按照管理規(guī)范來執(zhí)行，不能因?yàn)榱可俣扇《嗳艘淮姆椒ㄟM(jìn)行保存。
在此基礎(chǔ)上，檔案管理人員每年還要定期逐卷整理核對資料，避免因損毀、丟失造成損失。
同時(shí)要加快推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化和信息化，跟上經(jīng)濟(jì)社會的高速發(fā)展，真正做到與時(shí)俱進(jìn)。
五、結(jié)語
檔案管理尤為重要，它不僅代表著一個單位在某個發(fā)展時(shí)期的管理水平，更是一個部門、一個城市，甚至一個國家發(fā)展水平的體現(xiàn)。
我們應(yīng)該用全新的視角來看待檔案管理，積極探索施行適應(yīng)現(xiàn)代化要求的新型管理模式，更好地促進(jìn)社會的和諧發(fā)展。
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