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風(fēng)電建設(shè)工程檔案管理論文
風(fēng)電建設(shè)工程檔案管理論文
【摘 要】本文以親身參加風(fēng)電建設(shè)工程檔案管理的工作體會(huì)，闡述了檔案工作的重要性、風(fēng)電建設(shè)工程檔案管理工作的特點(diǎn)及檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)。
【關(guān)鍵詞】風(fēng)電建設(shè)工程;檔案管理;工作體會(huì)
國(guó)家基本建設(shè)的快速發(fā)展，我國(guó)各行業(yè)檔案資料的作用更是顯現(xiàn)出來，檔案管理工作越來越受到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視。
國(guó)家把工程檔案的管理水平列入了基本建設(shè)工程整體質(zhì)量的一部分。
各級(jí)建設(shè)者為了提高檔案管理工作的水平，引了信息化管理軟件使檔案管理工作也由傳統(tǒng)的手工操作進(jìn)步到運(yùn)用現(xiàn)代辦公設(shè)備和技術(shù)進(jìn)行管理。
收集完整、整理規(guī)范、科學(xué)管理、合理利用工程檔案資料成為了各級(jí)建設(shè)者不可推卸的質(zhì)量職責(zé)。
1.風(fēng)電建設(shè)工程檔案工作的特點(diǎn)
風(fēng)能是可再生綠色環(huán)保能源，有利于保護(hù)生態(tài)環(huán)境。
風(fēng)電建設(shè)工程的檔案資料是工程建設(shè)期的歷史記錄，它能真實(shí)地反映工程建設(shè)的全過程。
在工程建設(shè)期內(nèi)它是一部各項(xiàng)在建工作的指導(dǎo)和參考書;工程竣工移交給生產(chǎn)(管理)單位后，它是工程設(shè)施的維護(hù)管理、確保風(fēng)電工程長(zhǎng)期安全穩(wěn)定運(yùn)行、充分發(fā)揮投資效益的一顆支柱;隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，它又將成為工程改擴(kuò)建的重要依據(jù)。
總之，工程檔案是建設(shè)者留給后來人的寶貴財(cái)富，它會(huì)無時(shí)無刻地發(fā)揮出經(jīng)濟(jì)效益的潛能。
由于風(fēng)電建設(shè)項(xiàng)目在建設(shè)期要形成大量的管理文件和專業(yè)性強(qiáng)的科學(xué)技術(shù)性資料。
它包含文件、文字記錄、圖紙、圖表、計(jì)算材料和聲像資料及其它有參考價(jià)值的載體。
歷史的經(jīng)驗(yàn)告訴我們，只有嚴(yán)格地按照國(guó)家檔案管理規(guī)范和風(fēng)電行業(yè)的有關(guān)規(guī)律對(duì)風(fēng)電建設(shè)工程檔案資料進(jìn)行達(dá)標(biāo)投產(chǎn)管理才能做到收集完整，形成規(guī)范的、有參考價(jià)值的竣工資料。
在工程建設(shè)期的檔案工作有以下幾個(gè)特點(diǎn)：
(1)風(fēng)電建設(shè)工程涉及管理和施工單位多，參建人員經(jīng)常有變動(dòng);必須存檔的資料在施工階段就應(yīng)及時(shí)收集，否則實(shí)現(xiàn)歸檔完整很困難。
(2)風(fēng)電工程的構(gòu)成是一個(gè)多學(xué)科、專業(yè)分散且技術(shù)性強(qiáng)的系統(tǒng)工程，它的存檔資料要實(shí)現(xiàn)科學(xué)分類、規(guī)范整理、管理人員應(yīng)具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)外，還應(yīng)熟悉風(fēng)電建設(shè)的全過程并具備一定的專業(yè)技術(shù)知識(shí)。
(3)竣工檔案的編制工作是一項(xiàng)繁瑣細(xì)致的工作。
要求管理人員有較強(qiáng)的責(zé)任感和事業(yè)心，自覺地嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和風(fēng)電行業(yè)的檔案管理規(guī)范，有良好的敬業(yè)精神。
(4)檔案管理人員應(yīng)善于運(yùn)用現(xiàn)代辦公設(shè)備和專業(yè)技術(shù)，對(duì)文件、圖紙資料的文字檔案編制和電子檔案的處理和管理工作。
具備使用現(xiàn)代辦公條件的素質(zhì)。
2.風(fēng)電建設(shè)工程檔案管理
通過經(jīng)歷了風(fēng)電站的建設(shè)，如何確保工程竣工檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、分類科學(xué) ，在參加了檔案管理工作后有以下工作體會(huì):
2.1收集竣工資料要從源頭抓起
竣工檔案資料之所以重要就在于它的真實(shí)性和完整性。
而風(fēng)電建設(shè)工程的原始資料是由方方面面的參建單位積累起來的。
從工程立項(xiàng)到工程竣工驗(yàn)收經(jīng)歷的時(shí)間長(zhǎng)、人員變化也大，誰施工誰做竣工的原則難以做到。
一些參建單位為了應(yīng)付也只能編制出回憶錄似的資料，其真實(shí)性已無從談起。
工程一開工，業(yè)主就應(yīng)把檔案資料作為一項(xiàng)重要工作來抓。
竣工資料的收集工作應(yīng)按邊施工邊收集的原則進(jìn)行。
否則，工程竣工后很多應(yīng)收集的資料無從找起。
因此，資料的收集歸檔工作應(yīng)在參建項(xiàng)目的合同中有明確約定，并與工程價(jià)款的結(jié)算結(jié)合起來。
甲乙雙方都要以誠信守約的態(tài)度認(rèn)真履行資料歸檔的職責(zé)。
只有抓住源頭才能確保資料收集完整、準(zhǔn)確。
2.2制度管理
在風(fēng)電建設(shè)工程工作的實(shí)踐中，對(duì)檔案資料進(jìn)行制度化管理是一個(gè)成功的經(jīng)驗(yàn)。
工程建設(shè)初期業(yè)主就建立嚴(yán)格的管理制度，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理模式。
業(yè)主、監(jiān)理和參建各方都要設(shè)專人領(lǐng)導(dǎo)、專人管理，各單位要建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)和管理制度(包括經(jīng)濟(jì)責(zé)任制)。
業(yè)主和監(jiān)理要明確劃分各單位的資料歸檔責(zé)任并定期進(jìn)行巡查，檢查、督促、指導(dǎo)各級(jí)的資料管理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。
對(duì)資料管理工作規(guī)范、成績(jī)突出的單位和個(gè)人要表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問題的單位要責(zé)成及時(shí)整改。
杜絕參建單位的檔案管理水平良銹不齊，出現(xiàn)問題成堆而無法整改的局面。
制度化管理可以提高建設(shè)工程檔案管理工作的整體水平。
2.3提高各級(jí)資料員的素質(zhì)
各級(jí)資料員的工作水平和責(zé)任心是確保檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵。
由于參建單位多，各單位的管理水平也會(huì)參差不齊。
業(yè)主要有針對(duì)性地組織資料管理員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的責(zé)任感，使他們熟知管理規(guī)范和竣工檔案編制歸檔工作的具體標(biāo)準(zhǔn)。
要求各單位進(jìn)入工地就編制出本合同應(yīng)提供的竣工資料詳細(xì)目錄，包括案卷提名和案卷編號(hào)一并提供給監(jiān)理單位審核。
使業(yè)主、監(jiān)理能有效地控制竣工資料在收集時(shí)不漏項(xiàng)、編制時(shí)分類科學(xué)、案卷提名正確;同時(shí)，發(fā)現(xiàn)問題時(shí)便于指導(dǎo)，檢查、督促時(shí)有依據(jù);參建單位在收集整理竣工資料時(shí)也有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。
檔案資料管理人員的工作素質(zhì)在一定程度上是竣工檔案質(zhì)量的保證。
2.4風(fēng)電建設(shè)項(xiàng)目檔案管理常見問題
(1)一個(gè)獨(dú)立的事件應(yīng)單獨(dú)組卷。
從事件的起因、發(fā)展的過程、處理的結(jié)果應(yīng)按照時(shí)間的順序歸檔在一起，便于查閱。
往往由于收集不及時(shí)會(huì)出現(xiàn)收集的資料存在缺漏項(xiàng)不連貫的情況。
(2)檔案組卷一般應(yīng)不少于三套：一套用于存檔、一套留作資料查閱、一套用于生產(chǎn);其中最少應(yīng)有一套是原件。
所謂原件應(yīng)是紅頭、加蓋紅章或手工實(shí)名親筆簽字的文件圖紙資料。
一個(gè)風(fēng)電建設(shè)工程經(jīng)過幾年的建設(shè)期原件資料的丟失情況比較普遍。
(3)同樣由于上述原因，各單位移交的竣工資料中會(huì)出現(xiàn)大量的復(fù)印件、冒名或代筆簽名的文件，簽名者不能為所簽資料的真實(shí)性負(fù)責(zé)。
(4)竣工資料書寫不規(guī)范：表現(xiàn)在字跡、圖樣不清晰，圖表不整潔，簽字手續(xù)不完備，永久、長(zhǎng)期保存的文件使用了易退色的書寫材料(紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆)書寫、繪制。
(5)竣工圖的編制修改不完整、不規(guī)范，竣工章加蓋部位不一致不清晰、簽字不完備、圖紙折疊方向大小不符合規(guī)范要求。
(6)檔案資料盒的脊背、封面及案卷提名編寫不能表明卷內(nèi)內(nèi)容，編碼錯(cuò)誤，卷內(nèi)的頁碼、表格填寫不正確等。
(7)電子檔案保管不善，編制的檔案目錄檢索查找不便捷。
(8)檔案資料管理環(huán)境不能防蟲、防潮、防鼠。
收集的資料損壞嚴(yán)重。
3.結(jié)束語
檔案管理工作的質(zhì)量是工程建設(shè)者管理水平的體現(xiàn)。
只要參加工程建設(shè)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)樹立有一切為用戶負(fù)責(zé)的質(zhì)量理念，重視檔案工作并建立有嚴(yán)格的管理制度，風(fēng)電建設(shè)工程的竣工資料一定是收集完整、準(zhǔn)確，編制規(guī)范、系統(tǒng)，能真實(shí)反映工程建設(shè)實(shí)際情況的達(dá)標(biāo)檔案。
歸檔資料才能真正具有為風(fēng)電工程安全運(yùn)行、充分發(fā)揮投資效益保架護(hù)航的功能。
同時(shí)，具備嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度、良好的業(yè)務(wù)水平是檔案管理人員必備的工作素質(zhì)。
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