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醫(yī)院招標(biāo)采購檔案管理
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醫(yī)院招標(biāo)采購檔案管理【1】
摘要：本文指出目前部分醫(yī)院檔案管理中對政府招標(biāo)采購檔案資料管理不夠重視。
論述醫(yī)院政府招標(biāo)采購檔案的重要性，并提出醫(yī)院的政府招標(biāo)采購檔案資料管理的設(shè)想。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院;招標(biāo)采購;檔案;管理;
院檔案管理中，病人信息資料檔案最為重要(成立專門的病案室進(jìn)行管理)。
政府招標(biāo)采購檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分。
但是，部分醫(yī)院近年來對于政府招標(biāo)采購資料檔案的管理工作，還未引起足夠的重視。
醫(yī)院的檔案資料，包括基建工程檔案，大型設(shè)備檔案，藥品招標(biāo)檔案，辦公設(shè)備招標(biāo)檔案，等等。
目前部分醫(yī)院只重視基建檔案，醫(yī)療設(shè)備檔案。
對于藥品招標(biāo)檔案和辦公設(shè)備檔案未引起重視。
實際上，藥品招標(biāo)采購是醫(yī)院招標(biāo)工作的重頭戲。
藥品采購支出是醫(yī)院支出的大部分。
辦公設(shè)備支出雖然金額較少，但也是醫(yī)院執(zhí)行政府集中采購工作政策的反映。
資料是反映招標(biāo)過程其公平、透明性的依據(jù)。
有關(guān)資料整理歸檔后，可以作為以后工作的指導(dǎo);它反映著醫(yī)院對政府招標(biāo)采購工作執(zhí)行力度。
體現(xiàn)醫(yī)院執(zhí)行政府招標(biāo)采購政策的實際行動。
醫(yī)院的政府采購檔案資料管理存在一些問題：
醫(yī)院的檔案管理有其特殊性。
醫(yī)院的政府招標(biāo)采購檔案資料管理未能引起足夠的重視有具體的原因：一是醫(yī)院檔案資料多管理人員少，無法顧及所有檔案資料管理。
比如藥品政府采購是藥劑部門操作。
設(shè)備采購又分為醫(yī)療設(shè)備和后勤設(shè)備，由不同部門采購，部門多資料散，收集整理費時費力。
二是目前尚未出臺國家統(tǒng)一的政府采購檔案管理規(guī)范，即使是地方政府部門政府采購檔案管理工作也滯后于政府采購活動。
三是醫(yī)院采購部門重視采購活動而不重視檔案管理。
四是沒有健全和執(zhí)行政府采購檔案管理制度。
致使不及時填制、登記、編制、收集、分類、整理、裝訂等方面的工作。
從而影響了醫(yī)院的政府招標(biāo)采購檔案資料管理工作。
醫(yī)院的政府采購檔案管理有其重要性。
醫(yī)院的政府采購檔案資料是醫(yī)院全部檔案的組成部分，它同其他檔案一樣具有重要作用。
先舉個工作上的簡單例子：江門市中心醫(yī)院1997年與某跨國公司購買一臺大型設(shè)備，保修期限內(nèi)一個配件多次維修，造成儀器時停時轉(zhuǎn)，不能正常工作。
一過保修期，廠商工程師便將該配件換掉，零件費130萬元。
我方多次查閱檔案，根據(jù)維修記錄資料確定是廠家產(chǎn)品質(zhì)量問題，雙方經(jīng)過多次商談，最后我方以廠家產(chǎn)品質(zhì)量問題為由只須付65萬元零件費。
一個檔案能為醫(yī)院節(jié)省了65萬元。
一個檔案能為醫(yī)院節(jié)省了65萬元，醫(yī)院的政府招標(biāo)采購檔案資料將會起到更大的作用。
《政府采購法》第四十二條對采購檔案的內(nèi)容作了明確規(guī)定“采購文件包括采購活動記錄、采購預(yù)算、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評估報告、定標(biāo)文件、合同文本、驗收證明、質(zhì)疑答復(fù)、投訴自理決定及其他文件、資料。”
采購活動記錄至少應(yīng)當(dāng)包括下列內(nèi)容：
(一)采購項目類別、名稱;
(二)采購項目預(yù)算、資金構(gòu)成和合同價格;
(三)采購方式，采用公開招標(biāo)以外的采購方式的，應(yīng)當(dāng)載明原因;
(四)邀請和選擇供應(yīng)商的條件及原因;
(五)評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及確定中標(biāo)人的原因;
(六)廢標(biāo)的原因;
(七)采用招標(biāo)以外采購方式的相應(yīng)記載。
通過公開、公平、公正地進(jìn)行招標(biāo)投標(biāo)活動體現(xiàn)政府采購資金的使用效益提高。
并促進(jìn)廉政建設(shè)。
招標(biāo)采購檔案能系統(tǒng)、完整、真實地記載了政府招標(biāo)采購活動的全過程。
一方面為醫(yī)院保存提供真實可靠的原始資料，又可便于有關(guān)部門及管理組織對資料的備查，參考，利用。
能為醫(yī)院建設(shè)服務(wù)發(fā)揮作用。
二、采購檔案是防范風(fēng)險，減少法律責(zé)任的重要保證。
符合規(guī)定的完善的政府采購檔案，不僅在規(guī)范政府采購工作方面起著重要作用，而且在防范風(fēng)險方面也將起到關(guān)鍵作用。
目前質(zhì)疑和投訴招標(biāo)采購案件不斷涌現(xiàn)，政府采購檔案無疑為法律賦予的正當(dāng)?shù)牟少彊?quán)利予以保護(hù)。
采購檔案資料管理工作是要對采購檔案資料進(jìn)行收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計等。
醫(yī)院的政府采購檔案是反映采購活動過程及各項決策的記錄，完整妥善地保存采購檔案，可以為醫(yī)院的政府采購的統(tǒng)計分析、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、接受監(jiān)督檢查、處理糾紛、制定相關(guān)管理措施等項工作提供客觀依據(jù)。
醫(yī)院的政府招標(biāo)采購檔案資料管理可以強化內(nèi)部管理，提高政府采購的工作質(zhì)量。
提高采購資源的使用效益，促進(jìn)廉政建設(shè)，達(dá)到“公開、公平、公正”的目的。
醫(yī)院應(yīng)加強政府采購檔案資料管理工作。
設(shè)想：
醫(yī)院應(yīng)建立健全政府招標(biāo)采購檔案管理工作制度，明確職責(zé)分工。
采購業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)在執(zhí)行政府招標(biāo)采購項目過程中認(rèn)真收集采購文件和記錄。
負(fù)責(zé)項目的采購文件及記錄資料的真實性、有效性、完整性;檔案部門工作人員負(fù)責(zé)檔案的審核、歸檔、立卷、貯存管理。
負(fù)責(zé)對醫(yī)院有關(guān)部門需要借閱事務(wù)。
醫(yī)院可培訓(xùn)檔案兼職人員，以及采購部門人員兼職管理政府采購檔案。
按歸檔要求收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄。
檔案按照年度編號，卷內(nèi)材料按政府采購工作流程順序排。
從具體操作部門做起，加強內(nèi)部管理，使醫(yī)院政府招標(biāo)采購的檔案管理工作規(guī)范、科學(xué)、制度化。
促進(jìn)推動醫(yī)院的政府招標(biāo)采購檔案資料管理。
使醫(yī)院檔案管理工作更進(jìn)一步提高。
參考文獻(xiàn)：
[1]、孫士宏，唐春光;試述醫(yī)學(xué)信息資源的特點及對服務(wù)的影響;(J)《蘭臺世界》2012年8月(中旬);
[2]、陳必炎，余小蘭;淺談醫(yī)療設(shè)備檔案管理;(J)《中華現(xiàn)代醫(yī)藥》2002年第2卷第11期;
醫(yī)院科技檔案管理【2】
1 醫(yī)院科技檔案管理存在的問題
1.1 技術(shù)檔案的不完善、不規(guī)范、不準(zhǔn)確。
由于制度不健全，在某些科研活動中，醫(yī)務(wù)人員不注意積累科技文件材料，更沒有監(jiān)督措施，使檔案形成不齊全、不完善、不準(zhǔn)確。
甚至只保存了最終的呈報、審批及獎勵材料，而原始的記錄、實驗數(shù)據(jù)等材料都沒有。
1.2 檔案意識不強。
有些醫(yī)務(wù)人員缺乏檔案意識，有的甚至根本不知道什么是檔案，致使絕大多數(shù)科技文件材料在現(xiàn)實工作中外流，甚至丟失、損壞。
1.3 少數(shù)醫(yī)務(wù)人員不愿將科技文件材料歸檔。
科技文件材料的形成記載著醫(yī)務(wù)人員的勞動成果，有一定的價值和使用價值，立卷歸檔后有利于開發(fā)和利用。
但是仍有一部分人不愿歸檔，一是怕交的文件材料不合格，重抄，太麻煩;二是認(rèn)為留在自己手里用起來比較方便安全，怕有些文件歸檔后就查不到了;三是確有少數(shù)人思想保守，把知識私有化，更有甚者用假材料假數(shù)據(jù)歸檔。
1.4 行文制度不健全，立卷機制不靈活。
有些業(yè)務(wù)科室在某項科研完成后，不經(jīng)醫(yī)教科或檔案管理部門處理，就向上級部門呈報，不留底稿，不存檔，造成歸檔的文件中只有審批材料。
在立卷零散文件材料的收集機制不完善。
1.5 沒有專職的檔案管理人員。
2 做好醫(yī)院科技檔案管理工作的對策
2.1 增強檔案意識，重視檔案工作。
領(lǐng)導(dǎo)重視是做好科技檔案工作的前提。
科技檔案是醫(yī)院重要的信息資源。
醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把檔案工作擺在適當(dāng)?shù)奈恢蒙�，關(guān)心檔案建設(shè)，支持檔案工作，并向全院職工宣傳檔案工作的意義、目的，提高其認(rèn)識，增強其協(xié)助檔案部門做好檔案收集工作的自覺性。
2.2 把醫(yī)院科技文件材料的形成、積累和歸檔納入各項管理和制度中。
一是納入醫(yī)療工作程序中，例如：某項醫(yī)療科研活動，要按照醫(yī)療科研的工作程序，明確規(guī)定醫(yī)療科研準(zhǔn)備階段、研究階段、鑒定階段、上報獎勵階段以及推廣應(yīng)用階段各自應(yīng)形成和積累哪些文件材料。
二是納入醫(yī)療工作計劃管理中，每項醫(yī)療科研工作在計劃階段，都要相應(yīng)地把有關(guān)文件材料的形成、積累列入計劃之中，與科研任務(wù)同時下達(dá)，同時完成。
三是納入有關(guān)人員的責(zé)任制中，以強化有關(guān)人員的責(zé)任感。
2.3 發(fā)揮各醫(yī)療科室的協(xié)同作用。
對于醫(yī)療科技檔案的收集，除檔案部門收集外，要求業(yè)務(wù)部門也參加收集，幫助把關(guān)。
因為業(yè)務(wù)科室部門最清楚哪些科技文件材料應(yīng)該歸檔，從而保證科技檔案的完整準(zhǔn)確。
2.4 強化對零散科技文件材料的收集工作。
為使零散科技文件能完整及時地歸檔，制定了零散文件收集歸檔的制度，并要堅持下去。
在方法上做到三個結(jié)合，即全面動員與個別收交相結(jié)合，發(fā)動醫(yī)務(wù)人員主動交與檔案管理人員具體指導(dǎo)相結(jié)合，一般要求與有針對性收集相結(jié)合。
2.5 建立檔案人員相應(yīng)的工作制度。
相應(yīng)的工作制度是做好科技檔案管理的可靠保證，為此先后建立了檔案人員的責(zé)任制度，又相應(yīng)建立了歸檔、立卷、閱卷、借卷以及檔案收集的交接手續(xù)制度，并將制度上墻公布于眾。
使全院職工了解科技檔案收集的意義，使他們放下包袱，消除顧慮，積極參與科技檔案管理。
2.6 培養(yǎng)檔案管理人員的良好素質(zhì)。
檔案管理工作要求檔案人員業(yè)務(wù)要精、責(zé)任心要強。
選派專人到上級檔案部門進(jìn)行短期培訓(xùn)，訂閱檔案管理刊物進(jìn)行學(xué)習(xí)。
隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)管理手段在檔案工作中的應(yīng)用，要求檔案人員熟悉和掌握復(fù)制、縮微、視聽以及電子計算機等現(xiàn)代技術(shù)知識。
3 進(jìn)一步完善科技檔案，健全醫(yī)療照片檔案注釋工作
在一項科研成果、一個科研項目或一次科技醫(yī)療實踐等檔案材料中，都有不少照片出現(xiàn)。
照片能直觀地、形象地反映事物，反映歷史。
但是，一張照片如果沒有文字說明，也就失去了利用和保存的價值，因此，應(yīng)加強和完善對醫(yī)療科技照片檔案注釋工作。
注釋內(nèi)容要繁簡恰當(dāng)，照片的標(biāo)題和文字說明要簡潔，語言要通順，避免重復(fù)，對不同情況要區(qū)別對待。
如單張照片或一組照片總說明要詳細(xì)注釋，盡量揭示照片所包含的全部內(nèi)容，但一般不超過200字。
在照片檔案注釋中繁簡要合理、恰當(dāng)。
注釋內(nèi)容要齊全完整，不能隨意省略。
照片檔案的文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素，它是保持照片檔案齊全、完整的必要條件。
注釋時要避免以誤傳誤。
照片注釋中涉及的地點、時間、人物等要素必須核實準(zhǔn)確，特別是人物的姓名、身份更要準(zhǔn)確無誤，在注釋過程中要防止粗心大意。
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