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論檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)中的保管費(fèi)用因素
摘要：檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)是檔案鑒定工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，而明確影響鑒定標(biāo)準(zhǔn)的因素是正確制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)，作好鑒定工作的重要依據(jù)和出發(fā)點(diǎn)。長期以來，我國對(duì)影響檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)的因素研究頗深，例如：文件的內(nèi)容、文件的來源以及社會(huì)需求等方面都已達(dá)成共識(shí)，但保管費(fèi)用因素卻是近些年來才提到的，并且隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展它在檔案鑒定諸因素中的地位愈來愈重要，重視和加強(qiáng)對(duì)保管費(fèi)用因素的研究有著重要的意義。
關(guān)鍵詞：檔案管理，保管費(fèi)
一、保管費(fèi)用的含義及與管理效益之間的關(guān)系
眾所周知，保管文件需要一定的物質(zhì)條件做基礎(chǔ)，即有很多方面的費(fèi)用支出，如保存空間、裝具、人力等，這些因素會(huì)影響著檔案的鑒定，即檔案鑒定人員在判定檔案價(jià)值時(shí)必須考慮保管費(fèi)用因素。所謂保管費(fèi)用，是指對(duì)以后保管檔案過程中所需各種費(fèi)用的估計(jì)，它包括庫房費(fèi)用、處理費(fèi)用、保護(hù)費(fèi)用和參考費(fèi)用。其中，庫房費(fèi)用是指建筑庫房所需的費(fèi)用;處理費(fèi)用是指每立方英尺文件對(duì)其進(jìn)行處理和編目所需的工時(shí)，它是檔案鑒定中的一個(gè)永恒的和決定性的因素;保護(hù)費(fèi)用是指文件在保護(hù)或修復(fù)過程中所需設(shè)備和材料的費(fèi)用。①由此，檔案人員必須權(quán)衡經(jīng)費(fèi)來源與所保存文件未來的用途。保存費(fèi)用與研究價(jià)值的比較是鑒定人員鑒定檔案的一個(gè)不變因素，若是兩種材料包含基本相同的信息，則保存體積較小的，它可以節(jié)省庫房面積。同時(shí)，若是一份或幾份文件從宏觀或微觀上發(fā)揮作用的價(jià)值低于保存所付出的代價(jià)時(shí)，亦只能忍痛割愛。
二、保管費(fèi)用是確定檔案鑒定原則和鑒定標(biāo)準(zhǔn)的重要因素
鑒定標(biāo)準(zhǔn)是人們?cè)阼b定活動(dòng)中應(yīng)用于對(duì)象的價(jià)值尺度和界限。這些標(biāo)準(zhǔn)不是檔案工作人員主觀隨意的產(chǎn)物，它是檔案工作人員在長期的理論研究和實(shí)踐工作中總結(jié)出來的歷史性結(jié)論。因此，它是隨著社會(huì)的發(fā)展而不斷完善的，它的內(nèi)容是客觀的。長期以來，國內(nèi)外檔案學(xué)者對(duì)檔案屬性的標(biāo)準(zhǔn)以及主客體需要的標(biāo)準(zhǔn)都作了深入的研究，并對(duì)實(shí)際工作起到了指導(dǎo)和依據(jù)作用。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案數(shù)量的急劇增長，保存檔案的物質(zhì)條件雖然有很大改善但仍顯得力不從心，這使得檔案的鑒定者們不得不在鑒定檔案時(shí)，考慮該檔案的利用價(jià)值與保存其所付出的費(fèi)用之間的比例。換言之，只有當(dāng)檔案發(fā)揮作用所帶來的利益，超過因保存檔案所付出的代價(jià)時(shí)，它才具有保存價(jià)值。這就是近些年來國內(nèi)外檔案界提出的效益標(biāo)準(zhǔn)。效益標(biāo)準(zhǔn)的提出豐富了現(xiàn)時(shí)期的檔案鑒定理論，這是對(duì)謝倫伯格鑒定思想的進(jìn)一步發(fā)揚(yáng)。早在50年代，謝倫伯格就認(rèn)為，任何一份檔案都可能在某個(gè)時(shí)候、某種場合發(fā)揮作用，但是不可能把它們都保存下來。社會(huì)用于保管的能力畢竟是有限的。因此，美國檔案學(xué)者菲利普·鮑爾提出：“價(jià)值一定要同費(fèi)用放在一起權(quán)衡”。他指出：“一種嚴(yán)格而實(shí)在的費(fèi)用核算是所有例行鑒定工作的一個(gè)必要條件。”②在國內(nèi)，有許多檔案學(xué)者也提出了同樣的觀點(diǎn)�！稒n案工作基本知識(shí)》、《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》的作者陳兆??、和寶榮教授根據(jù)實(shí)際工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提出了必須研究保存效益的觀點(diǎn)。馮惠玲教授亦認(rèn)為：“任何一個(gè)社會(huì)、任何一個(gè)國家所能提供的檔案保存能力都是有限的，人力、物力、財(cái)力等因素必然直接制約檔案保存的質(zhì)量和數(shù)量。因此，在鑒定工作中應(yīng)摒棄不計(jì)成本、多多益善的觀點(diǎn)，要考慮一下每份檔案是否值得保存，值得保存多久。”③
由此看來，保管費(fèi)用因素是確定檔案鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)的重要因素，它體現(xiàn)了檔案保管必須注重效益的指導(dǎo)思想，這是一種客觀必然要求所致。但有人認(rèn)為，保管費(fèi)用作為鑒定的系數(shù)之一，會(huì)影響鑒定工作的客觀性，使鑒定標(biāo)準(zhǔn)受到經(jīng)濟(jì)市場的影響。其實(shí)，鑒定本質(zhì)上是解決檔案數(shù)量的無限增長性與人類有限的保存能力之間的矛盾，這個(gè)矛盾的最終解決體現(xiàn)的將是檔案管理的效益問題，包括社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益兩部分。其中，社會(huì)效益在鑒定標(biāo)準(zhǔn)中主要是在檔案內(nèi)容屬性標(biāo)準(zhǔn)及主客體需要標(biāo)準(zhǔn)中體現(xiàn)。但是作為經(jīng)濟(jì)效益方面在前兩者中無法體現(xiàn)，所以，要想完整地體現(xiàn)檔案管理的效益必須使用反映量化經(jīng)濟(jì)效益的保管費(fèi)用因素，來作為衡量的客觀標(biāo)準(zhǔn)，這不但不會(huì)影響鑒定工作的客觀性，相反，它是確定檔案保管價(jià)值的最客觀的標(biāo)準(zhǔn)，它是完整的判定檔案價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)中的不可分割的一部分。特別是對(duì)我國這樣的發(fā)展中國家而言，用量化的標(biāo)準(zhǔn)確切地體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益不僅是一種社會(huì)發(fā)展的必然，而且具有很大的現(xiàn)實(shí)意義。認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，對(duì)檔案鑒定理論是一種豐富，同時(shí)，對(duì)目前經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型時(shí)期的檔案工作解決一些實(shí)際性的問題將起到不可忽視的依據(jù)作用。
三、重視費(fèi)用因素將效益標(biāo)準(zhǔn)貫徹到檔案鑒定中的對(duì)策
1?轉(zhuǎn)變觀念，堅(jiān)持經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的辯證統(tǒng)一。人們將檔案作為信息存儲(chǔ)、保管和提供利用，這個(gè)過程本身就是為了追求某種效益，所存檔案若不能滿足社會(huì)的需求或者保存檔案的付出與滿足的需求相比得不償失，那么保管檔案就變成了無效勞動(dòng)。當(dāng)然，這種效益中包括社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益兩方面。所謂以最小的投入達(dá)到最大的產(chǎn)出，自然包含著那些可能是潛在的、間接的但又是非常重要的社會(huì)效益，同時(shí)，現(xiàn)實(shí)存在的保管檔案信息所付出的人力、物力和財(cái)力是否具有合理性，也是一個(gè)不容忽視的問題，因?yàn)槠湔撟C結(jié)果既能向人們展示檔案管理活動(dòng)對(duì)社會(huì)的貢獻(xiàn)，又可為檔案部門的投資提供依據(jù)。特別是在市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的今天，在檔案部門財(cái)力有限，庫房內(nèi)又存諸多無須保存檔案的狀況下，更需轉(zhuǎn)變?cè)械闹恢匾暽鐣?huì)效益而忽視經(jīng)濟(jì)效益的觀念和作法，從總體上考察檔案管理活動(dòng)在經(jīng)濟(jì)上的合理性，重視保管費(fèi)用因素對(duì)效益的影響，切實(shí)將其貫徹到鑒定工作中去，這對(duì)目前檔案工作中優(yōu)化館藏提高效益具有重要的意義。
2?加強(qiáng)檔案鑒定理論的研究，使其更有利于指導(dǎo)實(shí)踐。由于效益因素在檔案管理中的重要性和客觀性，它應(yīng)該在檔案的鑒定依據(jù)——鑒定標(biāo)準(zhǔn)中體現(xiàn)出來，即鑒定檔案的標(biāo)準(zhǔn)除了檔案屬性標(biāo)準(zhǔn)、主客體需要標(biāo)準(zhǔn)，還應(yīng)有效益標(biāo)準(zhǔn)，以此來作為鑒定檔案價(jià)值時(shí)衡量費(fèi)用因素的理論依據(jù)。此外，檔案部門應(yīng)注重研究一些操作性強(qiáng)的工作規(guī)范和工作標(biāo)準(zhǔn)，并在制訂細(xì)則時(shí)考慮到保管費(fèi)用因素，如可修改現(xiàn)有保管期限表，將保管期限的劃分進(jìn)一步細(xì)分為1個(gè)月、3個(gè)月、6個(gè)月、1年、2年、3年、5年、7年、25年、75年、100年、永久等，在確定該文件究竟該保存多久時(shí)，應(yīng)將費(fèi)用因素考慮進(jìn)去，這樣在鑒定的具體工作標(biāo)準(zhǔn)中減少了人為因素的干擾，使其更具有科學(xué)性，更能體現(xiàn)效益因素。
3?完善鑒定組織和方法，提高管理效益。解決大量過期檔案滯留在昂貴的庫房中造成管理困難的一個(gè)最有效的方法是建立起經(jīng)常性的檔案專業(yè)鑒定秩序。即應(yīng)在各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)中成立檔案鑒定機(jī)構(gòu)，由檔案行政管理機(jī)關(guān)、檔案館的鑒定專家以及富有較多實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)的人員組成，專職負(fù)責(zé)檔案鑒定、存留與銷毀問題的研究及經(jīng)常性的檔案銷毀鑒定工作，以保證檔案始終處于被選擇的狀態(tài)中，從而提高管理效益。另外，鑒定的方法也應(yīng)采用定量方法與定性方法相結(jié)合。定性分析法是運(yùn)用自身特定的概念系統(tǒng)、特定的理性和規(guī)律從抽象思維中概括出來，它有利于對(duì)檔案價(jià)值社會(huì)效益的評(píng)價(jià)。而定量分析法則是用數(shù)理方法或計(jì)量方法來體現(xiàn)成本/效益、功能/費(fèi)用的關(guān)系，從而有利于檔案價(jià)值經(jīng)濟(jì)效益的評(píng)價(jià)。當(dāng)然，在采用定量方法中會(huì)遇到許多困難，它畢竟不同于質(zhì)能系統(tǒng)，檔案作為信息本身的統(tǒng)計(jì)也不同于物質(zhì)和能量，有時(shí)信息的投入與產(chǎn)出難以用確定的量來表達(dá)，這是由信息和信息活動(dòng)帶有極大的不確定性和模糊性因而很難確
定計(jì)量單位和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)造成的。④因此，建議兩種方法結(jié)合起來使用，例如對(duì)科技檔案或?qū)ｉT檔案的價(jià)值的評(píng)定用定量分析法比較準(zhǔn)確，當(dāng)評(píng)定文書檔案或黨政檔案時(shí)用定性分析法。在評(píng)價(jià)效益的過程中運(yùn)用定性分析得出的結(jié)論可以指導(dǎo)定量分析，運(yùn)用定量分析得出的數(shù)量指標(biāo)可以為定性分析提供基礎(chǔ)和進(jìn)一步的證明，以引起有關(guān)部門和檔案管理部門的重視，從而提高其效益意識(shí)，減少投入增加產(chǎn)出。
�、俎D(zhuǎn)引自韓玉梅主編《外國現(xiàn)代檔案管理教程》1版，83-84頁，中國人民大學(xué)出版社，1995年。
�、谵D(zhuǎn)引自美國檔案工作者協(xié)會(huì)《檔案工作的理論與方法》，1版，23頁，檔案出版社，1998年。
�、垡脏嚱B興、陳智為主編《檔案管理學(xué)》，2版，31頁，中國人民大學(xué)出版社，1996年。
④參考馬費(fèi)成等著《信息經(jīng)濟(jì)學(xué)》，1版，320頁，武漢大學(xué)出版社，1997年。
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