- 淺談企業(yè)會計電算化后財務(wù)檔案管理畢業(yè)論文 推薦度：
- 相關(guān)推薦
淺談電算化企業(yè)的會計檔案管理
【摘要】隨著會計電算化的實行，企業(yè)會計檔案管理工作出現(xiàn)了內(nèi)涵充實、對人員的素質(zhì)以及檔案信息的真實性和安全性要求更高等新的特點，但同時也產(chǎn)生了新的問題。要搞好電算化會計的檔案管理，必須提高會計人員的素質(zhì)和計算機(jī)操作技能。完善各項管理制度以強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)。同時，加強(qiáng)會計電算化系統(tǒng)的檔案建設(shè)，以適應(yīng)新時期會計電算化提出的新要求。建好用好電子會計檔案，提高會計檔案管理工作水平和會計管理工作效率，更好的服務(wù)于企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)。
【關(guān)鍵詞】電算化;會計檔案;管理
計算機(jī)在會計領(lǐng)域的普及和應(yīng)用，使企事業(yè)單位的會計核算系統(tǒng)越來越多地被計算機(jī)所取代，會計電算化成為會計工作的發(fā)展方向，成為促進(jìn)會計基礎(chǔ)工作規(guī)范化和現(xiàn)代化的一種重要手段。為適應(yīng)會計工作規(guī)范化、現(xiàn)代化的客觀要求，伴隨著電算化會計產(chǎn)生的與傳統(tǒng)形式的會計檔案既相互配合，又密切聯(lián)系的全新的電算化會計檔案管理成為會計工作發(fā)展的一個新的研究課題。根據(jù)財政部、國家檔案局財會字(1998)32號文件，1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規(guī)定，采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位，不僅要電子會計數(shù)據(jù)，而且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案，在制度上確立了從電算化會計檔案是雙重的會計檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會計檔案與包括存儲在計算機(jī)硬盤中的會計數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子會計檔案。由此形成了許多機(jī)讀數(shù)據(jù)與文件，同時也賦予了企業(yè)會計檔案管理許多新的特點。
一、會計電算化下會計檔案管理新特點
1.電算化促進(jìn)了會計檔案內(nèi)涵的充實會計檔案的載體本身發(fā)生了變化，不僅要電子會計檔案，而且要紙質(zhì)會計檔案，這就意味著會計檔案擁有了雙重的檔案載體。電算化會計檔案除傳統(tǒng)概念上的會計檔案外，還包括會計電算化過程中形成的紙質(zhì)文件、電子文件以及系統(tǒng)軟件。其中系統(tǒng)軟件檔案又可分文字材料與計算機(jī)軟件程序兩部分。
2.電算化條件下，會計檔案的信息的真實性和安全性要求更高會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計檔案保管，保管期截至該系統(tǒng)停止使用或有重大更改之后的1—3年。與舊的檔案文件相比電子檔案易被修改;電子檔案的保存，受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息有效期等因素的影響。會計檔案在收集過程中，由于操作人員時間觀念不強(qiáng)，沒有及時或定期按規(guī)定把計算機(jī)系統(tǒng)中的所有會計資料備份到磁性介質(zhì)或光盤上;沒有脫離原計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行保存。同時，數(shù)據(jù)共享和系統(tǒng)維護(hù)中存在著很大的風(fēng)險。一旦因意外或人為錯誤造成數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)被破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復(fù)原有的會計資料，電算化系統(tǒng)不能正常工作。實際工作中許多單位的電子檔案在保管過程中，操作員往往是簡單備份保存，且保存在電算化系統(tǒng)附近，一旦意外，后果不堪設(shè)想。有的檔案保管人員缺乏必要的物理知識，不懂磁性介質(zhì)的物理特性，將電子檔案存放在磁場附近，造成備份資料瞬間消失。由于這些程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼既是使電算化會計信息系統(tǒng)能夠運(yùn)行的前提條件，又是保證電算化會計信息系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的故障維護(hù)查詢資料，因而這些資料雖然不是會計核算活動的產(chǎn)物，沒有具體的數(shù)據(jù)和表格，但是由于沒有它們的支持，整個會計核算過程就無法進(jìn)行，所以必須作為電算化會計檔案的特殊部分予以保存。
3.電算化會計系統(tǒng)對人員的素質(zhì)及操作提出了新要求在傳統(tǒng)的手工操作條件下，從原始憑證的制作到會計報表的編制，都是靠人工完成的，因而具有保存價值的檔案資料僅指那些反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計憑證、會計賬簿、會計報表及有關(guān)的附屬資料。實行會計電算化以后。所有的會計核算業(yè)務(wù)都是通過計算機(jī)來完成的。由于計算機(jī)是一種特殊的操作工具，財務(wù)人員需要設(shè)計能被計算機(jī)識讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼，然后才能借助計算機(jī)進(jìn)行會計核算，處理。從電算化會計檔案的各運(yùn)行環(huán)節(jié)的管理與保存來看，應(yīng)設(shè)置會計電算化檔案管理崗位，專職負(fù)責(zé)會計電算化檔案管理，負(fù)責(zé)系統(tǒng)內(nèi)各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作。出納員不得擔(dān)任會計電算化檔案的管理職務(wù)。會計電算化檔案要存放在專門的檔案室。所有記賬憑證、上機(jī)日志、會計賬簿、財務(wù)報表(包括月度、季度、年度及不定期會計報表、附表)應(yīng)定期打印。其中，現(xiàn)金日記賬和銀行存款13記賬必須每t3打印。打印輸出的各種會計資料必須按規(guī)定整理保存。
二、會計電算化下檔案管理存在的問題
1.會計電算化對內(nèi)部控制的影響會計電算化，由于會計信息處理方式的改變，使傳統(tǒng)的內(nèi)部控制方法面臨挑戰(zhàn)。原手工操作下一些內(nèi)部控制措施在電算化后沒有存在必要性。如編制科目匯總表、憑證匯總表、試算平衡的檢查、總賬和明細(xì)賬的核對;原手工操作下一些內(nèi)容控制措施在電算化后轉(zhuǎn)移到計算機(jī)內(nèi)了，如憑證借貸平衡校驗，余額發(fā)生額平衡檢查。由此可見，電算化會計除了人這個執(zhí)行控制的主體外，許多內(nèi)容控制方法主要通過會計軟件來實現(xiàn)的。因此，計算機(jī)系統(tǒng)的內(nèi)部控制也由手工條件下的單一人工控制轉(zhuǎn)化為人工控制和程序控制相結(jié)合，在內(nèi)部控制中電算化系統(tǒng)的這些特點，使得電算化系統(tǒng)許多應(yīng)用程序中包含了內(nèi)部控制功能，這些程序化的內(nèi)容控制的有效性取決于應(yīng)用程序，如程序發(fā)生差錯或不起作用，由于人們依賴性以及程序運(yùn)動的重復(fù)性，使得失效控制長期不被發(fā)現(xiàn)，從而使系統(tǒng)“在特定方面發(fā)生錯誤或違規(guī)行為的可能性較大”。
2. 存儲介質(zhì)的變化對會計檔案管理提出更高要求在手工會計環(huán)境下，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙張之上，并按會計數(shù)據(jù)處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證、會計賬簿和會計報表。紙張上的書面數(shù)據(jù)形成會計人員所熟悉的會計證據(jù)原件，這些紙質(zhì)原件的數(shù)據(jù)若被修改，則容易辨別出修改的線索和痕跡，這也是傳統(tǒng)紙質(zhì)原件的一個基本特征。但是，電算化系統(tǒng)下原來紙質(zhì)的會計數(shù)據(jù)被直接記錄在磁盤或光盤上，是肉眼不可見的，很容易被刪除或篡改，由于在技術(shù)上對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別哪一個是業(yè)務(wù)記錄的“原件”。另外，電磁介質(zhì)易受損壞，所以會計信息也存在丟失或毀壞的危險。因此，在計算機(jī)中如何使磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)安全可靠，防止數(shù)據(jù)被非法修改是一個非常重要的問題。首先，對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉?fàn)�和防鼠咬等工作。
重要會計檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個以上不同的地點，最好在兩個不同建筑物內(nèi)。其次，采用磁性介質(zhì)存貯會計檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。借閱會計資料，應(yīng)該履行相應(yīng)的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在磁介質(zhì)上的會計資料借閱歸還時，還應(yīng)該認(rèn)真檢查，防止感染病毒。最后，嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，會計檔案不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。對任何偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、賬冊、軟盤等行為，都要進(jìn)行相應(yīng)的處理。
3.財務(wù)網(wǎng)絡(luò)化帶來的新問題網(wǎng)絡(luò)安全性的指標(biāo)主要包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。近年來，隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化會計信息系統(tǒng)的日趨普及，網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用在很大程度上彌補(bǔ)了單機(jī)電算化系統(tǒng)的不足，使電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制更加完善，同時也帶來了新問題。目前財務(wù)軟件的網(wǎng)絡(luò)功能主要包括：遠(yuǎn)程報賬、遠(yuǎn)程報表、遠(yuǎn)程審計、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上催賬、網(wǎng)上報稅、網(wǎng)上采購、網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上銀行等，實現(xiàn)這些功能就必須有相應(yīng)的控制，從而加大了會計系統(tǒng)安全控制的難度。目前，各單位采用的方法有：用密碼管理和登陸制度控制網(wǎng)上財務(wù)數(shù)據(jù)的讀取;起用防火墻，隔離會計電算化系統(tǒng)與外部訪問區(qū)之間的聯(lián)系，限制外界透過防火墻對會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行非法訪問;采用數(shù)據(jù)加密、回響檢查等技術(shù)手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理以防止由于遮蔭問題、設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截盜用財務(wù)數(shù)據(jù)信息等安全隱患，保障會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運(yùn)行是各企事業(yè)單位應(yīng)始終重視的重要課題。
綜上所述，基于電算化會計檔案是電算化會計活動的產(chǎn)物，又是電算化會計活動的客觀表現(xiàn)，在經(jīng)濟(jì)活動中具有史料和查證作用。所以加強(qiáng)電算化會計檔案管理是電算化會計工作連續(xù)進(jìn)行的保證，是電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證，是電算化會計信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的保證。如果傳統(tǒng)形式的會計檔案是電算化會計檔案的基礎(chǔ)，那么電算化會計檔案就是電算化獨特的個性。
它代表著未來會計規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展方向，同時我們也應(yīng)高度重視電算化人才的開發(fā)與培養(yǎng)，并為此提供必要的物力、財力，造就一支高素質(zhì)的財會科技隊伍，為建立完善的、符合實際的，具有可操作性的電算化會計信息系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)管理提供必要的保證。電算化會計檔案作為會計檔案的一部分，它與傳統(tǒng)形式的會計檔案應(yīng)相互配合、密切聯(lián)系，更好的服務(wù)于企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)。
【參考文獻(xiàn)】
[1]張前.電算化環(huán)境對會計檔案的影響及管理要求【J】.交通財會，2001(1O)
[2]李新惠.電算化會計檔案應(yīng)注意的問題陰.檔案管理，2002(5)
【淺談電算化企業(yè)的會計檔案管理】相關(guān)文章：
淺談企業(yè)文書檔案管理10-05
淺談企業(yè)會計電算化后財務(wù)檔案管理畢業(yè)論文范文10-08
淺談會計電算化在企業(yè)中的應(yīng)用會計論文10-12
淺談會計電算化與企業(yè)信息管理09-30
淺談企業(yè)實行會計電算化的風(fēng)險和對策論文10-09
淺談電算化會計檔案的管理10-05
淺談檔案管理的論文10-08
淺談電子檔案管理09-30