關(guān)于會(huì)議組織方案

　　會(huì)議組織方案（一）

　　一、 會(huì)前準(zhǔn)備

　　1、確定會(huì)議是否必要。能否通過(guò)其他方式使會(huì)議準(zhǔn)備解決的問(wèn)題更有效地獲得解決？

　　2、確定會(huì)議的目的。試圖達(dá)成什么樣的結(jié)果？會(huì)議準(zhǔn)備做出什么樣的決定？準(zhǔn)備取得什么的行動(dòng)方案？

　　3、準(zhǔn)備議事日程。列出與會(huì)議目的有關(guān)的項(xiàng)目。依重要程度進(jìn)行項(xiàng)目排序。把有關(guān)項(xiàng)目歸并為一組。 限定每個(gè)項(xiàng)目的商議時(shí)間。

　　4、收集所有與會(huì)議所議項(xiàng)目有關(guān)的信息。如果太長(zhǎng)、太多，將其要點(diǎn)摘錄出來(lái)。

　　5、會(huì)前將會(huì)議議事日程和整理好的文件在與會(huì)人中間傳閱。

　　6、根據(jù)要討論的問(wèn)題限定與會(huì)人員。

　　7、在正式開(kāi)會(huì)之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡(jiǎn)要告訴大家。

　　二、會(huì)議期間控制

　　1、敘述會(huì)議的目的。

　　2、核對(duì)并記錄與會(huì)者。

　　3、根據(jù)議事日程順序提出每個(gè)項(xiàng)目，然后進(jìn)行討論，征求有關(guān)與會(huì)者的意見(jiàn)。

　　4、給每一個(gè)人表述自己意見(jiàn)的機(jī)會(huì)。

　　5、控制討論過(guò)程。如果發(fā)生與論題無(wú)關(guān)或深入到不必要的細(xì)節(jié)上，應(yīng)及時(shí)引導(dǎo)到議題本身。

　　6、如果討論變得復(fù)雜，出現(xiàn)各種不同的見(jiàn)解時(shí)，你要根據(jù)自己的理解將各種觀點(diǎn)加以概括。

　　7、堅(jiān)持預(yù)定的時(shí)間，不要拖延。

　　8、在每個(gè)項(xiàng)目討論結(jié)束后加以概括，以便決策或達(dá)成結(jié)論。

　　9、在會(huì)議結(jié)束時(shí)，對(duì)已取得的結(jié)果進(jìn)行概括。如確有必要進(jìn)一步討論，可以推遲到下一次會(huì)議。

　　10、確定下次會(huì)議的議題和時(shí)間。

　　三、會(huì)后工作

　　1、在與會(huì)和未與會(huì)的人中間傳閱會(huì)議記錄。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確。會(huì)議中所形成的決策要突出承擔(dān)行動(dòng)的責(zé)任人姓名、時(shí)間及標(biāo)準(zhǔn)。表明下次會(huì)議的日期和時(shí)間。

　　2、根據(jù)會(huì)議，對(duì)執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

　　會(huì)前工作：

　　1、與會(huì)議主辦者洽談。

　　2、向會(huì)議主辦方提供會(huì)議接待策劃方案和報(bào)價(jià)。

　　3、邀請(qǐng)會(huì)議主辦者實(shí)地考察會(huì)議舉辦場(chǎng)所。

　　4、與會(huì)議主辦者確認(rèn)會(huì)議接待方案。

　　5、與會(huì)議主辦者簽訂會(huì)議接待標(biāo)準(zhǔn)合同。

　　6、確認(rèn)會(huì)議主辦者預(yù)付會(huì)議訂金事宜。

　　7、在會(huì)議舉辦前制定會(huì)議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條例及會(huì)議接待手冊(cè)。

　　8、準(zhǔn)備會(huì)議資料。（含代邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會(huì)議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。）

　　會(huì)中工作：

　　9、機(jī)場(chǎng)、碼頭、車站：專人、專車分批分時(shí)段按要求接站。

　　10、會(huì)議酒店現(xiàn)場(chǎng)：會(huì)議秘書分發(fā)會(huì)議資料，來(lái)客接待。

　　11、會(huì)議秘書協(xié)助會(huì)場(chǎng)布置及會(huì)場(chǎng)的會(huì)務(wù)服務(wù)。

　　12、會(huì)議秘書在會(huì)議接待（報(bào)到）處協(xié)助會(huì)務(wù)組確認(rèn)和分發(fā)房間，確認(rèn)VIP用房及整理記錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會(huì)議禮品及房間派送水果等會(huì)務(wù)工作。

　　13、確認(rèn)用餐時(shí)間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。

　　14、提前確認(rèn)會(huì)議代表（客戶）的娛樂(lè)項(xiàng)目、娛樂(lè)場(chǎng)所及消費(fèi)和付費(fèi)的方式。

　　15、確認(rèn)旅游公司為該會(huì)議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購(gòu)、娛安排事宜（日程安排、房餐車導(dǎo)游等安排）。

　　16、確認(rèn)并保障會(huì)議期間會(huì)場(chǎng)防盜、消防等安全工作、參會(huì)代表的人、財(cái)、物等安全工作。

　　17、確認(rèn)特殊客人（含領(lǐng)導(dǎo)、少數(shù)民族代表、VIP、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。

　　18、協(xié)調(diào)會(huì)議期間的交通工具的安排。

　　19、代辦會(huì)議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。

　　會(huì)后工作：

　　20、會(huì)務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評(píng)估、會(huì)議代表的意見(jiàn)反饋及處理工作。

　　21、會(huì)議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報(bào)道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。

　　22、與會(huì)議主辦者的費(fèi)用結(jié)算工作。

　　會(huì)議組織方案（二）

　　一、 會(huì)前準(zhǔn)備

　　1、確定會(huì)議目的：完善組織工作，促進(jìn)組織發(fā)展。

　　2、準(zhǔn)備與會(huì)議目的有關(guān)的項(xiàng)目，依重要程度進(jìn)行項(xiàng)目排序，把有關(guān)項(xiàng)目歸并為一組并限定每個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)行時(shí)間：

　　（1）會(huì)長(zhǎng)、秘書長(zhǎng)及理事會(huì)代表講話，對(duì)本年度工作進(jìn)行總結(jié)，對(duì)今后工作提出要求和期望；

　�。�2）各部門部長(zhǎng)匯報(bào)總結(jié)本年度工作情況及成果，公布下年度工作計(jì)劃；

　�。�3）公布年度考核結(jié)果，進(jìn)行表彰；

　�。�4）“暢談三分鐘”：組織成員各抒己見(jiàn)，暢所欲言，要求所有成員必須發(fā)言（內(nèi)容可以是感想、意見(jiàn)、建議等）。

　　3、收集所有與會(huì)議項(xiàng)目有關(guān)的信息，包括本年度活動(dòng)資料、各部門年度總結(jié)、績(jī)效考核結(jié)果等，由辦公室負(fù)責(zé)收集整理。

　　4、要求組織所有員工必須按時(shí)參加。

　　5、辦公室在開(kāi)會(huì)前發(fā)布會(huì)議通知，制定會(huì)議手冊(cè)，后勤部做好會(huì)場(chǎng)布置及衛(wèi)生。

　　6、在正式開(kāi)會(huì)之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡(jiǎn)要告訴大家。

　　二、會(huì)議期間

　　1、會(huì)議名稱：原色生活——石家莊大學(xué)生自然保護(hù)者協(xié)會(huì) **年度總結(jié)大會(huì)

　　2、會(huì)議目的：為更好地開(kāi)展工作，()總結(jié)本年度經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)工作方法，提高工作效率；擴(kuò)大溝通與交流，增進(jìn)員工之間感情；豐富組織文化，促進(jìn)組織整體發(fā)展。

　　3、會(huì)議時(shí)間：**年1月14日

　　會(huì)議地點(diǎn)：會(huì)議室

　　4、核對(duì)并記錄與會(huì)者。

　　與會(huì)人員：會(huì)長(zhǎng)、秘書長(zhǎng)、理事會(huì)成員、各部門部長(zhǎng)及干事

　　5、合理安排時(shí)間。

　　6、會(huì)議流程：

　�。�1）主持人宣布大會(huì)開(kāi)始（9：00——9：05）；

　�。�2）針對(duì)本年度工作情況以及今后工作發(fā)展方向和要求進(jìn)行大會(huì)講話（9：05——9：25）：

　　會(huì)長(zhǎng)講話；

　　秘書長(zhǎng)講話；

　　理事會(huì)代表講話；

　　（3）各部門部長(zhǎng)匯報(bào)總結(jié)本年度工作情況及成果，并公布下年度工作計(jì)劃（9：25——9：40）；

　�。�4）公布年度考核結(jié)果，進(jìn)行表彰（9：40——10：00）；

　�。�5）暢談三分鐘。組織成員每人三分鐘左右時(shí)間，各抒己見(jiàn)，暢所欲言，要求所有成員必須發(fā)言（內(nèi)容可以是感想、意見(jiàn)、建議等）（10：00——10：50）；

　�。�6）大會(huì)結(jié)束（10：50——11：00）。

　　三、會(huì)后工作

　�。ㄒ唬�會(huì)議承辦部門：辦公室、后勤部

　　辦公室負(fù)責(zé)內(nèi)容：

　　1、做好會(huì)議記錄，要求準(zhǔn)確完整，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、出勤情況、會(huì)議內(nèi)容及講話人姓名等；

　　2、將會(huì)議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、工作匯報(bào)總結(jié)進(jìn)行匯總，對(duì)員工發(fā)言進(jìn)行總結(jié)；

　　3、對(duì)會(huì)議經(jīng)費(fèi)進(jìn)行審批。

　　后勤部負(fù)責(zé)內(nèi)容：

　　1、做好桌椅的收拾；

　　2、安排出游，組織成員到西柏坡游玩，路費(fèi)由組織負(fù)責(zé)；

　　3、合理安排會(huì)議經(jīng)費(fèi)。

　�。ǘ�）會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算：去西柏坡，車費(fèi)20元，共17人，合計(jì)340元

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