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檔案整理工作實施方案
檔案整理工作方案【一】
一、整理工作的意義
檔案整理的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的利用。
檔案整理工作，在檔案總體管理中具有重要意義。
它是檔案利用、開放，發(fā)揮檔案作用的一項前提條件，是整個檔案工作中重要的基本建設(shè)。它是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)，檔案整理科學(xué)化和標準化的提高，對于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。
二、整理的內(nèi)容和步驟
(一)內(nèi)容包括：
區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內(nèi)文件整理、編目、裝訂(或“裝盒”)、排列案卷目錄的編制。
(二)步驟可分為：
1、了解情況，擬訂方案
主要應(yīng)了解立檔單位的情況(其成立、撤銷和變化的時間以及原因、職能、其隸屬關(guān)系、其內(nèi)部機構(gòu)、負責人情況、文檔工作情況、印章和標記)，還應(yīng)了解全宗的數(shù)量，所屬年代(形成時間)，主要內(nèi)容、保管狀況、完整程度、混雜情況、整理質(zhì)量、提供利用時間。
2、區(qū)分全宗和分類
3、細分和組卷、草擬案卷標題
4、初步排列案卷順序，檢查分類是否合理，弄進行適當調(diào)整。
5、全面審查修改標題。
6、固定排列位置、編制案卷目錄以及文件的張?zhí)�、頁號、件號�?/p>
對某些破損的文件進行裱糊。案卷的排列以全宗為單位，按照不同的分類、載體或保管期限分別排列。排列方法要統(tǒng)一，不能隨意變動。
三、整理工作的原則是
(一)充分利用原有基礎(chǔ)
1、 充分地重視和利用先前的整理基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。
2、 在整理過程中，應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。
(二)保持文件之間的歷史聯(lián)系
文件之間的歷史聯(lián)系，主要體現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容和形式幾個方面。
1、 文件在來源方面的聯(lián)系。文件是以一定的機關(guān)及其內(nèi)部組織機構(gòu)或一定的個人為單位，有機地形成的。形成文件的這些單位，使文件構(gòu)成了來源方面不可分割的歷史聯(lián)系。
2、文件在時間方面的聯(lián)系。形成檔案的機關(guān)和個人所進行的具體活動，都有一定的過程和階段性，因而使文件之間具有自然的時間聯(lián)系。
3、 文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系。文件是機關(guān)或個人在履行一定職責的各種活動中，為了解決一定問題而產(chǎn)生的。它的形成者的特定活動，使文件之間在內(nèi)容上具有密切聯(lián)系。
4、文件在形式方面的聯(lián)系。文件的內(nèi)容必然通過一定的形式表現(xiàn)出來。所謂文件形式，包括它的內(nèi)部形式和外部形式兩方面：種類、名稱和載體、記錄方式等。這也構(gòu)成了文件之間一定聯(lián)系。 對于保持文件之間的聯(lián)系，應(yīng)該辯證地看待和處理。
四、便于保管和利用
保持文件之間的歷史聯(lián)系，不是整理檔案的主要目的，所以不能為聯(lián)系而聯(lián)系，便于保管和查找檔案，才是檔案整理工作的基本出發(fā)點和最終要求。
(一)全宗概念及含義
Ⅰ、全宗定義
全宗是一個獨立的機關(guān)、組織或個人在社會活動中形成的檔案有機整體。
全宗解放初稱為“芬特”。1955年改為
�、颉⑷诘暮x
1、 全宗是一個有機整體
同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。
2、 全宗是在一定歷史活動中形成的
全宗的這種整體性具有客觀性，而不是純粹人為的(即任意的)。全宗的整體性，是由其內(nèi)部的歷史聯(lián)系所決定的。
3、 全宗是以一定的社會單位為基礎(chǔ)而構(gòu)成的
全宗是以產(chǎn)生它的機關(guān)、組織和個人為單位而構(gòu)成的。這就為檔案全宗這種整體確定了一個時空范圍以及縱向和橫向間的區(qū)分標志。
(二)為什么要按全宗整理檔案?
�、�、這種方法符合檔案的形成規(guī)律和特點。
同一個全宗教的檔案不能任意分散，不同國家的檔案不能隨意混雜，科學(xué) 理解文件的歷史聯(lián)系。檔案都是圍繞一個機關(guān)或個人的活動而形成的。此方法還便于保管利用。
�、�、全宗是組成國家全部檔案的基本單位。
一個機關(guān)的活動體現(xiàn)著一定的職能，執(zhí)行一定的任務(wù)，發(fā)揮一定的功能。
1、在我國，全部國家所有的檔案為國家檔案全宗，這是由于許多小全宗組成。另外，全宗也是檔案館的統(tǒng)計單位。
2、全宗，也是一個相對的概念，據(jù)蘇聯(lián)理論，它包括全宗、檔案館全宗、國家檔案全宗三個概念，我國一般取第一、三個概念，第二個概念則很少提。一個檔案館收集的若干全宗數(shù)為檔案館全宗，我國則稱館藏。并且蘇聯(lián)的提法是若干檔案館全宗形成國家檔案全宗。
�、蟆⑷谠跈n案整理上占有重要地位，是保證整理工作質(zhì)量的重要條件。區(qū)分全宗是整理工作的第一步。
�、簟⑷跒闄n案提供利用，奠定了科學(xué)基礎(chǔ)。
如果全宗劃分準確，全宗檔案完整齊全，就會為利用帶來方便，準確研究每個機關(guān)的活動情況和歷史面貌。
�、�、全宗是對檔案進行科學(xué)管理必須遵循的重要原則。
它不僅是一個單位和整理檔案的方法問題，而且是一個原則理論，蘇聯(lián)更把它稱為一種思想。
(三)立檔單位及其構(gòu)成條件
立檔單位也稱為
它的構(gòu)成條件是：
A、可以獨立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義對外行文;
B、設(shè)有會計單位或經(jīng)濟核算單位，自己可以編造預(yù)算或財務(wù)計劃;
C、設(shè)有管理人事機構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。
三個條件中，第一條最重要。判斷一個單位是否立檔單位，不能只依單位人數(shù)、級別大小來確定的，而是以第一個條件來判定。
(四)立檔單位的變化和全宗劃分。
�、瘛⒄䴔�(quán)的變化和立檔單位的劃分
1、政權(quán)發(fā)生了變化，同時社會性質(zhì)也發(fā)生了根本變化，就要另立全宗。(但在西藏，這方面分得不是很清楚)
2、政權(quán)發(fā)生了變化，社會性質(zhì)沒有發(fā)生根本變化。
如明、清朝更替、北洋軍閥和國民政府的更替等，雖然根本性質(zhì)沒有發(fā)生變化。但由于政權(quán)各自的領(lǐng)導(dǎo)人不同，歷史時期不同，歷史時期不同，具體的階段內(nèi)容不同。因此也應(yīng)當另立全宗。
各黨派、人民團體、宗教團體的全宗，只要其主旨和組織成分的基本構(gòu)成沒有發(fā)生根本性的變化，它們的檔案，無論在何時何地形成，應(yīng)構(gòu)成一個全宗;地方割據(jù)政權(quán)的更替也不影響全宗的劃分。 Ⅱ、生產(chǎn)關(guān)系的改變和全宗的劃分
這個方面主要是針對企、事業(yè)單位，如工廠、商店、學(xué)校、銀行等一個解放前后都存在的企事業(yè)單位，其性質(zhì)確有根本不同，但它們的檔案在工作生活中是有連續(xù)性的，其任務(wù)沒有根本變化，它們在各個時期形成的檔案是不可分割的整體，從而能較完整地體現(xiàn)此單位的變化發(fā)展，也更有利于查考利用。 Ⅲ、基本職能方面考慮
在立檔單位的政治性質(zhì)無根本變化的情況下，主要是分析它的基本職能是否有根本變化。
1、 凡是新成立的并具有一定獨立性的機關(guān)，就是新的立檔單位，它的檔案構(gòu)成新的全宗。
2、 凡屬下列情形，均非機關(guān)基本職能的根本變化;機關(guān)職能與工作范圍的擴大或縮小，機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)的調(diào)，機關(guān)工作地點的變更，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的改變以及由于某種原因機關(guān)曾暫時停止一段時間的工作等。
3、 臨時機構(gòu)一般不單獨建立全宗，其檔案應(yīng)納入其主管機關(guān)檔案全宗統(tǒng)一管理，但屬于黨委、政府直接領(lǐng)導(dǎo)，執(zhí)行全面性的任務(wù)，為期比較長的，應(yīng)建立單獨全宗。
4、如果兩個機關(guān)合署辦公，而文件是分別處理的，它們所形成的檔案，應(yīng)該分別構(gòu)成全宗。而合署辦公前后各形成的檔案，一般應(yīng)屬于一個全宗。
(五)人物全宗
人物全宗是著名人物在其一生社會活動中形成的檔案整體。注意兩點：
1、不得收入官方檔案原件
2、一個人一生無論身分、政治立場如何變化，只構(gòu)成一個全宗。
人物全宗的收集問題：個人全宗與公共全宗的關(guān)系問題。因為許多個人檔案都是在公務(wù)活動中形成的。 個人在公務(wù)活動中形成的文件，原件應(yīng)放在立檔單位全宗中，復(fù)印件或附件可歸入個人全宗;另外，個人在他非公務(wù)活動中形成的文件，原件應(yīng)歸入個人全宗。
(六)全宗的補充形式
Ⅰ、聯(lián)合全宗
就是兩個或幾個關(guān)系密切的立檔單位形成的，難以區(qū)分而統(tǒng)一整理的檔案整體。
1、密切繼承關(guān)系的機關(guān)，文件彼此混雜;
2、職能互有密切聯(lián)系的機關(guān)，合署辦公，
�、颉⑷趨R集
是按照一定的特征組成的、檔案數(shù)量很少的若干全宗的集合體。
1、從相同類型的基層單位選擇接收的，具有代表性的若干小全宗
2、殘缺不全的一些全宗
****時期**地區(qū)工礦企業(yè)全宗匯集
聯(lián)合全宗和全宗匯集的區(qū)別：
1、它們的構(gòu)成不同
聯(lián)合全宗的檔案之間有著密切的聯(lián)系，檔案難以區(qū) 分，其組建的客觀依據(jù)較強;全宗匯集不一定富有聯(lián)系，而只是把數(shù)量少的小全宗匯集在一起，便于保管和統(tǒng)計，人為性相對地較大。
2、它們的性質(zhì)不同
聯(lián)合全宗是永久性的單位，整理之后再變動，而全宗匯集是暫時性的其中其個全宗增加了大量的檔案，就可從中分出去，另立全宗。
(七)判定檔案所屬全宗關(guān)鍵在于確定檔案的形成者――立檔單位。
要區(qū)分兩個概念：檔案的形成者、文件的作者。
(1) A、對內(nèi)部文件和發(fā)文 ，
B、對收文 ，
(2)判定的對象是案卷時，要注意，卷皮上往往都標明了立檔單位。
(3)沒有標明作者或收文者的，要分析和考證。
(4)經(jīng)幾個立檔單位辦理，歸入最后承辦完畢的立檔單位的全宗。
(八)全宗群
全宗群是具有某些歷史聯(lián)系的若干全宗的群體。
如：黨群、行政
工業(yè)交通系統(tǒng)
農(nóng)林水利系統(tǒng)
財糧商業(yè)貿(mào)易系統(tǒng)
科學(xué)文化教育衛(wèi)生系統(tǒng)
如：
* *地區(qū)政法系統(tǒng)全宗群
解放戰(zhàn)爭時期黨政機關(guān)全宗群
全宗內(nèi)檔案的分類，對于整個檔案整理工作的組織和質(zhì)量以及日常的檔案管理，都有重要的意義。 首先，檔案經(jīng)過區(qū)分全宗之后，如不經(jīng)過分類，還不免是一堆雜亂無章的材料，只有對全宗內(nèi)檔案進行合理的分類，才能提示出它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，真正使全宗成為一個有機整體，便于系統(tǒng)地提供利用。 其次，就整個整理工作的程序而言，只有經(jīng)過分類，其后的一系列環(huán)節(jié)才易于著手和逐步深入。 全宗內(nèi)檔案分類的優(yōu)化，可為檔案的全面管理創(chuàng)造有利條件。
分類的要求有
1、分類方法要從檔案的形成特點和規(guī)律出發(fā)，符合文件的歷史狀況，保持它們之間的歷史聯(lián)系。 2、分類應(yīng)當具體科學(xué)性、思想性、統(tǒng)一性、排斥性、伸縮性
(1)科學(xué)性：分類時，要按檔案本身的內(nèi)在聯(lián)系來進行，項目(類目)的設(shè)制力求合理，層次分 明，層次一般分一層，大型機關(guān)可分到二層三層(層次不宜過多)
(2)思想性：分類時注意政治思想性，體現(xiàn)有關(guān)的方針、政策，反對純客觀主義傾向和忽視政治內(nèi)容思想的傾向，對歷史檔案更要注意思想性、政治性和科學(xué)性。
分類的一般方法有
1、時間分類法
A、年度分類法
B、時期分類法
2、來源分類
A、組織機構(gòu)分類法
B、作者分類法
C、通訊者分類法
3、內(nèi)容分類法
A、問題分類法
B、實物分類法
C、地理分類法
4、形式分類法
A、按文件種類分類
B、按載體形態(tài)分類
C、按形狀規(guī)格分類
常用分類方法：
分類方法很多，常用的主要有三種：
(一) 年度分類法
(二) 組織機構(gòu)分類法
(三) 問題分類法
復(fù)式分類法的選擇和分類方案的編制
(一) 年度--組織機構(gòu)分類法
適用于立檔單位內(nèi)部組織變化不復(fù)雜的單位。
(二)組織機構(gòu)--年度分類法
適用于撤銷機關(guān)檔案。
(三)年度--問題分類法
多用于組織變化復(fù)雜，或由于機構(gòu)之間分工不明確、文書工作不正規(guī)等原因難以區(qū)分文件所屬機構(gòu)，以及沒有內(nèi)部機構(gòu)或內(nèi)部機構(gòu)非常簡單而無必要按組織機構(gòu)分類等情況�？傊�，在不可能和不適于按組織機構(gòu)分類時，往往采用它。
(四) 問題--年度分類法
多適用于撤銷機關(guān)檔案和歷史檔案。
立卷工作內(nèi)容包括：
組成案卷單位
擬寫案卷標題
卷內(nèi)文件的排列與編號
填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表
案卷封面的編目與案卷的裝訂(或“裝盒”)
立卷的方法
文件六特征立卷法：
按作者立卷
按時間立卷
按問題立卷
按地區(qū)立卷
按文件名稱立卷
按收發(fā)文機關(guān)立卷
案卷標題的擬制及封面編目
(一)要求：
1、 歷史觀點和政治上的正確性。
2、 文字簡練，表達準確。
3、 題名基本結(jié)構(gòu)力求完整。
題名的基本結(jié)構(gòu)包括文件的責任者(作者)、內(nèi)容(問題)和名稱(文種)三部分。必要時須標明地區(qū)、收發(fā)文機關(guān)和時間。
(二)歷史檔案案卷封面的要求
1、 機關(guān)名稱。歷史上曾經(jīng)存在的過的某一個機關(guān)，是歷史事實的反映，不能隨意改動，應(yīng)保留原
來的名稱。
2、 人物職務(wù)、稱號。不宜改成現(xiàn)代的稱呼。
3、 歷法和紀元。在案卷封面的編目中，應(yīng)以公歷和公元為標準。如果文件上使用的是其它歷法年號，則在公歷和公元年份日期之后用括號注明。
4、 文種。歷史上的文種，如奏、咨、指令、訓(xùn)令等應(yīng)保留原貌。
5、 地名。應(yīng)照原文標寫地名，酌情在括號內(nèi)注明現(xiàn)地名或相當于現(xiàn)在地理范圍的地名。
6、 文件的內(nèi)容和其他用語。對統(tǒng)治階級誣蔑人民的一些內(nèi)容和詞語，不能機械地照搬。對非政治性的名詞、術(shù)語，應(yīng)照原文沿用。如將薪俸改為工資，地籍整理法改為土地法令，是不必要的。 需要說明的是：
隨著檔案工作的發(fā)展，計算機技術(shù)的發(fā)展，立卷工作逐步由手工操作，向計算機輔助立卷發(fā)展。請參考有關(guān)文獻。
檔案整理工作方案【二】
為使建投公司的工作有序化、規(guī)范化，檔案建設(shè)是重要的一環(huán)。目前在硬件投入的基礎(chǔ)上，正在進行檔案的整理、歸檔工作�？偟南敕ㄊ牵毫⒆阌诟咂瘘c，規(guī)范化進行整理和建設(shè)。
基本設(shè)想及工作內(nèi)容如下：
一、檔案整理目標
按遼寧省檔案局[1992]20號文件標準(省一級)。
二、分類
按照建投公司的職能、業(yè)務(wù)特點及檔案管理的要求，分成三大類：
1、文書檔案
主要內(nèi)容是：上級文件、同級文件及各類材料。
2、財務(wù)檔案
主要內(nèi)容是：帳目、憑證、票據(jù)、報表等。
3、科技檔案
主要內(nèi)容是：北大街改造及外設(shè)項目。
三、整理方式及內(nèi)容
文書檔案：收集、整理上三級和本級文件的正文及底稿，將公司有保存價值的文件刻錄光盤(包括紙質(zhì)檔案);
聲像檔案：收集有關(guān)工作、工程、活動方面的聲像資料包括照片(包括底片)、音像帶、磁盤等，分類歸檔。
財會檔案：帳簿、報表、憑證裝訂成冊、編號、存檔。
科技檔案包括：
1、拆遷檔案。對所有拆遷按戶立卷、打目錄、打頁號、填寫備考表、編號等。
2、建筑工程檔案。
北大街改造所有工程包括：
(1)、回遷住宅工程，四個區(qū)55棟(設(shè)計圖紙檔案)共220卷，竣工圖紙檔案220卷，工程前期文件材料200卷左右，總計700卷左右。
(2)、仿古一條街工程，設(shè)計圖紙檔案、竣工圖紙檔案及工程前期文件材料，總計170卷左右。
(3)、北塔廣場工程，設(shè)計圖紙檔案、竣工圖紙檔案及工程前期文件材料，總計50卷左右。
(4)、佑順寺工程，設(shè)計圖紙檔案、竣工圖紙檔案及工程前期文件材料，總計20卷左右。
(5)、綜合管網(wǎng)工程，設(shè)計圖紙檔案、竣工圖紙檔案及工程前期文件材料，總計15卷左右。
3、投資項目檔案。按五大項目立卷，總計40卷左右。
四、編制檔案檢索工具和各種統(tǒng)計、登記冊
1、文書檔案(案卷目錄、分類目錄、字號目錄);
2、聲像檔案(聲像檔案總目錄、照片檔案總目錄、分類目錄);
3、財會檔案(三冊案卷目錄);
4、科技檔案(總目錄、案卷目錄、分類目錄)。
5、建立健全各類檔案的統(tǒng)計冊、查借閱登記冊等。
五、制訂檔案管理規(guī)章制度
1、借閱制度;2、歸檔制度;3、管理人員崗位責任制;4、保密制度;5、其它工作制度。
六、大致時間表
春節(jié)前，完成北大街改造工程圖紙、拆遷檔案整理、歸檔及編制相關(guān)檢索工具;
五月底前完成文書檔案、聲像檔案、財會檔案、除北大街改造工程以外的各類檔案整理、歸檔及編制相關(guān)檢索工具。之后，進入正常管理階段。
七、建議
為使我公司各類檔案實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，達到標準化、科學(xué)化、規(guī)范化，需要求各部門將保存在個人手中的所有文件、材料、圖紙、光盤、照片、錄音、錄象帶等，向檔案室移交，并填寫移交目錄。時間為一月十日前。
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