檔案數(shù)字化管理論文
一、教學(xué)檔案數(shù)字化管理的必要性
目前，許多學(xué)校教學(xué)檔案管理都滯后于時代的發(fā)展，檔案的管理主要是以紙質(zhì)和實物載體為主，在安全保管、快速查閱、有效利用方面存在缺陷。為了確保教學(xué)檔案長期保存，需要花費大量的人力、物力、財力。紙質(zhì)和實物檔案占用的空間也比較大，對保管的環(huán)境和儲藏室要求也比較高，這無形中也增加了管理成本。教學(xué)檔案大多是紙質(zhì)檔案，在查閱過程中，由于對紙質(zhì)檔案反復(fù)查閱，很容易損壞檔案原件，保存的難度也加大。隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用日趨廣泛，教學(xué)檔案數(shù)字化也是學(xué)校檔案管理的必然趨勢。
教學(xué)檔案的數(shù)字化管理對促進(jìn)檔案信息資源有效整合，豐富信息資源庫，實現(xiàn)資源共享具有十分重要的作用。教學(xué)檔案數(shù)字化管理是指以電子檔案為對象，以電子計算機等數(shù)字設(shè)備為手段，基于網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)教學(xué)檔案收集、整理、保管、保護(hù)、共享利用的檔案管理模式。它既是傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理手段的補充和延伸，更是傳統(tǒng)教學(xué)檔案的發(fā)展和革新。一方面，教學(xué)檔案的數(shù)字化應(yīng)該具備傳統(tǒng)教學(xué)檔案的基本功能，它包括了檔案信息的收集、整理、保管、編目、保護(hù)、利用等；另一方面，它也與傳統(tǒng)教學(xué)檔案有著本質(zhì)的區(qū)別。因此，加快學(xué)校教學(xué)檔案的數(shù)字化管理是學(xué)校信息化建設(shè)的需要，是學(xué)校管理信息化進(jìn)程的必然所在。
二、教學(xué)檔案數(shù)字化管理的主要內(nèi)涵
學(xué)校教學(xué)檔案數(shù)字化的內(nèi)涵主要在于加強綜合檔案館（室）軟件和硬件的建設(shè)。
首先，要充分利用校園網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化和分層級的檔案信息管理平臺，提高管理效率和檔案的利用率。建立和完善網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，通過校園網(wǎng)內(nèi)運行，方便快捷，設(shè)置校內(nèi)外訪問控制列表，確保系統(tǒng)運行安全。
其次，為了達(dá)到教學(xué)檔案存儲的安全性，要建立多級存儲系統(tǒng)。教學(xué)檔案的數(shù)據(jù)存儲可采用磁盤、磁盤列陣、磁帶庫等多級存儲方式，通過數(shù)據(jù)多級存儲，確保數(shù)據(jù)安全。
最后，為提高檔案查詢的準(zhǔn)確度和效率，實現(xiàn)檢索工具的多樣化，采用案卷檢索、目錄檢索和全文檢索。要設(shè)置分類目錄、專題目錄、案卷目錄、全宗文件目錄。對檔案中的一些關(guān)鍵詞、檔案號等進(jìn)行編排，提高檢索和查詢速度，提高檔案的利用率和實現(xiàn)快速查閱功能。教學(xué)檔案在收集歸檔時，對紙質(zhì)和實物檔案的歸檔要進(jìn)行處理，完成教學(xué)檔案的電子化。鑒于電子文檔可以修改，其載體呈現(xiàn)不穩(wěn)定的狀態(tài)。
因此，紙質(zhì)和實物載體的保存顯得尤為重要。在歸檔時做好紙質(zhì)、實物檔案與電子文檔的相互印證和標(biāo)注，同時做好歸檔工作。教學(xué)檔案數(shù)字化管理，要對檔案實體進(jìn)行掃描，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時對圖像進(jìn)行糾偏、去污等處理。要核對電子信息，對檔案原件及數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，對電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。在教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)的整個過程中，各部門、各操作環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成教學(xué)檔案信息的采集、審核和入庫工作。教學(xué)檔案的查閱實行分級審核方式，按管理和使用權(quán)限查閱，確保信息安全。教學(xué)檔案數(shù)字化查閱，以校園網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，在校內(nèi)外實現(xiàn)查檔、閱檔功能。學(xué)校綜合檔案館（室）在系統(tǒng)安全管理方面進(jìn)行多方考慮：可按日期、按時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán)。按閱檔權(quán)限審批，對教學(xué)檔案閱檔過程進(jìn)行詳細(xì)的記錄。教學(xué)檔案信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性。首先，提高了管理的效能。
三、教學(xué)檔案數(shù)字化管理存在的問題
教學(xué)檔案是一所學(xué)校在教學(xué)實施過程中形成的最原始的材料。由于學(xué)校都是按照各個學(xué)科教研室進(jìn)行教學(xué)管理，由各科室完成教學(xué)檔案，在教學(xué)檔案的管理中還存在著許多問題，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：
第一，教學(xué)檔案管理理念滯后。一些學(xué)校管理理念滯后，不注重教學(xué)檔案信息資源的價值，沒有及時開發(fā)和利用教學(xué)檔案信息資源。由于長期采取封閉式的管理模式，教學(xué)檔案沒有開發(fā)利用。管理人員服務(wù)意識不強，服務(wù)技術(shù)水平低下，經(jīng)費投入不足，設(shè)備陳舊，影響了教學(xué)檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程。
第二，教學(xué)檔案信息化程度低。由于長期受傳統(tǒng)觀念和傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理模式等因素的影響，目前一些學(xué)校在教學(xué)檔案收集、管理中還是采取最原始的方法，管理信息化還處在原始階段，沒有充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，管理效能低下。大多數(shù)教學(xué)檔案以紙質(zhì)載體為主，在檔案的收集、整理和保管過程中都是采取手工操作為主的方法。由于學(xué)校教學(xué)檔案數(shù)量較多，電子檔案的管理沒有建立系統(tǒng)化，沒有在校園網(wǎng)管理系統(tǒng)下運行，不利于教學(xué)檔案的利用和快速查閱，造成校園網(wǎng)資源浪費。
第三，教學(xué)檔案目錄查詢系統(tǒng)不完善。學(xué)校教學(xué)檔案的管理，一般采取按目錄整理保存的方式，沒有建立電子檔案查詢系統(tǒng)，教學(xué)檔案查詢時效低下，無法適應(yīng)和滿足教學(xué)的需要。電子檔案在查詢利用過程中，沒有建立完善的安全保障措施，系統(tǒng)管理在受到“黑客”攻擊時，致使系統(tǒng)不能正常運行。
第四，教學(xué)檔案信息缺乏系統(tǒng)管理。由于學(xué)校教學(xué)檔案都是由各科室、教研室獨立完成后歸檔，電子檔案保存比較分散，缺乏系統(tǒng)的管理，沒有依靠計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)集成，教學(xué)檔案資源不能共享，以至出現(xiàn)重復(fù)建檔、利用手段單一的現(xiàn)象。由于一些學(xué)校教學(xué)檔案管理的信息化程度比較低，沒有充分利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提高管理的效率。
四、教學(xué)檔案數(shù)字化管理的措施
一是提高檔案管理者信息素養(yǎng)。檔案管理信息化建設(shè)是為教學(xué)服務(wù)的，在教學(xué)檔案數(shù)字化管理進(jìn)程中，不僅僅是計算機軟硬件的建設(shè)，更要體現(xiàn)的是人與管理技術(shù)之間的集合。所以，學(xué)校檔案管理人員要掌握現(xiàn)代信息基本技能，掌握計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟悉計算機管理軟件，熟練掌握各種現(xiàn)代信息技術(shù)，運用網(wǎng)絡(luò)工具，為學(xué)校教學(xué)檔案信息開發(fā)打下良好的基礎(chǔ)。學(xué)校檔案管理人員要養(yǎng)成良好的信息收集能力，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)查閱者獲得更多信息資源。要逐步提高對學(xué)校教學(xué)檔案信息的加工、提煉能力。學(xué)校要加強檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷提高自身的專業(yè)能力和信息素養(yǎng)。
二是推進(jìn)教學(xué)檔案管理信息化進(jìn)程。教學(xué)檔案數(shù)字化能夠推動學(xué)校信息化建設(shè)，它具有紙質(zhì)檔案和實物檔案不可比擬的優(yōu)點，使信息檢索更方便，傳遞速度更快，不受時間限制，可以提高工作效率和檔案的利用率。學(xué)校信息化進(jìn)程是信息收集、傳播和運用能力的發(fā)展，將充分顯示其對教育的變革作用。檔案信息化建設(shè)涉及數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動化和文檔一體化管理。學(xué)校要把計算機、通訊、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代計算機技術(shù)運用于教學(xué)檔案管理之中。在教育信息化發(fā)展的大背景下，我們必須發(fā)揮學(xué)校教學(xué)檔案實現(xiàn)信息化的獨特優(yōu)勢，將教學(xué)檔案保管和利用的單一功能向信息采集、管理和服務(wù)等多項職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源合理配置，為學(xué)校發(fā)展提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)�？焖�、優(yōu)質(zhì)的教學(xué)信息支持學(xué)校的教育管理決策。學(xué)校要把教學(xué)檔案信息化納入學(xué)校數(shù)字校園建設(shè)規(guī)劃中，實施數(shù)字化校園發(fā)展戰(zhàn)略。要不斷加大教學(xué)檔案管理的軟、硬件投入，在信息化建設(shè)中，要加大計算機設(shè)備的投入，要配備數(shù)字化設(shè)備，如掃描儀、數(shù)碼攝像、攝影設(shè)備等。要充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，更好地為學(xué)校的教育發(fā)展服務(wù)。
三是創(chuàng)新教學(xué)檔案管理工作機制。推進(jìn)學(xué)校教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)，創(chuàng)新教學(xué)檔案管理機制，加快學(xué)校教學(xué)檔案管理信息化進(jìn)程。教學(xué)檔案數(shù)字化是檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，學(xué)校要對庫存的傳統(tǒng)載體檔案加工成數(shù)字檔案，通過計算機檢索、閱讀電子檔案，提高教學(xué)管理水平和效率。要加強教學(xué)檔案一體化建設(shè)，通過檔案數(shù)字化建設(shè)完成電子數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)建設(shè)。首先，將教學(xué)檔案的紙質(zhì)載體與數(shù)字檔案相結(jié)合，逐步推進(jìn)檔案的信息化管理程度。對紙質(zhì)文件做好收集、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等工作，同時要對紙質(zhì)文件建立機讀目錄、掃描、刻錄、脫機備份，實現(xiàn)信息化管理。其次，建立學(xué)校教學(xué)檔案的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，讓學(xué)校檔案數(shù)據(jù)之間可以互相轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)資源共享。
四是完善教學(xué)檔案規(guī)范化管理。制定實施相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，建立健全各項規(guī)章制度，是學(xué)校教學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵性所在。將學(xué)校檔案館藏的檔案通過掃描轉(zhuǎn)化為可供計算機識別和處理的數(shù)字化信息，收集電子文件歸檔存儲。建立電子檔案字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)。在數(shù)據(jù)利用方面，建立數(shù)據(jù)輸出標(biāo)準(zhǔn)。在引進(jìn)、開發(fā)、研制學(xué)校教學(xué)管理檔案時，必須建立符合計算機系統(tǒng)管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，如教學(xué)檔案的收集標(biāo)準(zhǔn)，分類、錄入等符合標(biāo)準(zhǔn)化管理要求。建立教學(xué)檔案的規(guī)范化管理體系，對教學(xué)電子檔案的歸檔、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化處理、數(shù)字檔案的保管與利用進(jìn)行科學(xué)管理，才能實現(xiàn)教學(xué)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化管理，達(dá)到資源共享。
五是加強教學(xué)檔案數(shù)據(jù)的安全管理。學(xué)校要加強教學(xué)電子檔案的管理，確保數(shù)據(jù)存儲安全。隨著數(shù)字化的建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)的不安全性也日益凸顯。要注重對網(wǎng)絡(luò)安全信息技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有效防范措施，確保教學(xué)電子檔案的安全。要完善電子檔案的管理制度，在查閱、利用上設(shè)置訪問權(quán)限和身份認(rèn)證，防止數(shù)據(jù)被更改、刪除和復(fù)制，確保檔案數(shù)據(jù)的原始性、真實性。做好電子檔案的數(shù)據(jù)備份。在安全措施方面，可采取物理安全措施、信息加密措施、網(wǎng)絡(luò)安全管理措施、訪問控制措施等。在訪問控制方面做好入網(wǎng)訪問、權(quán)限、目錄、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測、網(wǎng)絡(luò)鎖定、網(wǎng)絡(luò)端口和防火墻等控制，通過加強網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)，確保教學(xué)檔案信息安全。六是提高教學(xué)檔案管理效率。學(xué)校教學(xué)檔案數(shù)量較大，給歸檔工作和數(shù)字化管理帶來很大難度，要建立一支專兼職相結(jié)合的管理隊伍，專職檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的審核、指導(dǎo)工作，兼職檔案人員完成具體材料的收集、整理和歸檔及數(shù)字化工作。
信息資源作為一種重要的生產(chǎn)要素，在社會發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。在計算機環(huán)境下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已難以適應(yīng)時代的發(fā)展與需要。學(xué)校的檔案管理要與時代同步，加快教學(xué)檔案數(shù)字化管理是時代發(fā)展的需要。教學(xué)檔案管理要以信息化推動管理升級，以數(shù)字化管理為載體，將檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的教學(xué)檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享，不斷提高學(xué)校教學(xué)檔案的管理水平。
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