航道整治工程檔案管理論文

　　航道整治工程檔案管理論文

　　摘要：對航道整治工程檔案管理的依據(jù)、過程進行了歸納，對檔案管理的措施進行了總結，并結合具體工程闡述了檔案管理的成效，為今后航道整治工程的檔案管理工作提供借鑒。

　　關鍵詞：航道整治 檔案管理

　　檔案工作是保存歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的重要工作，可以說檔案工作是既有極其縱深的歷史，又有無限廣闊的空間。

　　當前，國家和交通運輸部對長江航道建設發(fā)展的重視和支持力度越來越大。

　　長江南京以下12.5米深水航道建設工程、荊江河段航道整治工程等一批重點項目陸續(xù)上馬，長江干線航道建設迎來了黃金發(fā)展時期。

　　檔案管理作為工程建設管理的重要組成部分，隨著航道工程的大規(guī)模建設發(fā)展，對檔案管理的要求也會越來越高，這對檔案工作既是機遇也是挑戰(zhàn)。

　　檔案管理依據(jù)

　　為便于航道整治工程的檔案管理，交通運輸部研究制定了有關檔案管理辦法，長航局結合長江干線水運工程特點，針對該辦法做了進一步的細化，出臺了相關的實施細則。

　　目前，航道整治工程檔案管理的依據(jù)主要有：交通運輸部《水運建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》(交辦發(fā)[2009]225號);交通部《航道建設工程竣工驗收管理辦法》(交通部令2008年第1號);長航局《長航局系統(tǒng)建設項目文件材料立卷歸檔管理細則(試行)》的通知(長航辦[2012]16號);對于整治工程中配套建設有船舶的，還需遵照長航局《長航局系統(tǒng)船舶建造項目文件材料歸檔要求及管理規(guī)定(暫行)》的通知(長航辦[2012]17號)。

　　檔案形成過程

　　航道整治工程檔案的形成，主要有以下幾個過程：

　　收集：在工程實施的不同階段，各參建單位分別對照檔案管理有關辦法，從日常工作中記錄整理形成原始資料，經(jīng)收集并分類后統(tǒng)一歸檔至專職檔案管理員處，并檢查資料是否閉合，完整。

　　編輯：在整理檔案資料過程中，本著“態(tài)度決定一切”、“細節(jié)決定成敗”的理念，高標準、嚴要求，從內容到形式都要符合標準的要求，不放過任何一絲細小的錯誤。

　　在整理工程檔案過程中，要加強監(jiān)督與指導，對不規(guī)范、不符合歸檔要求的地方及時進行整改，直到滿足歸檔要求。

　　審核：資料歸檔后，交由檔案驗收部門組長、副組長進行審核。

　　從內容、紙張、規(guī)范程度等查看是否符合整理要求。

　　若發(fā)現(xiàn)不合格，則立即返回重新進行整理。

　　立卷：在立卷前，對工程資料再次進行了全面檢查，查看資料是否存在缺頁、不規(guī)范等情況，確保檔案資料的準確性、完整性、規(guī)范性。

　　然后立卷，做好檔案盒封面及卷內目錄，將對應的資料裝入檔案盒。

　　檔案管理措施

　　1、工程建設與檔案工作同步管理，確保檔案的及時性

　　工程開工時，建設單位作為檔案管理的核心，把檔案管理工作擺在工程建設的重要位置，與工程各項管理工作同部署、同推進、同考核，及時成立了檔案管理小組，全面負責項目檔案的組織、協(xié)調和監(jiān)督、指導工作，同時對施工、監(jiān)理及設計單位提出了明確的檔案收集、整理的具體要求。

　　要求各單位配備專職檔案管理員，添置必要的檔案保存設備，將工程檔案進行集中管理。

　　在日常巡檢中，建設單位在檢查工程進度的同時檢查文件資料的形成情況，確保檔案的形成與工程進度同步。

　　2、嚴格執(zhí)行工程檔案管理有關規(guī)定，確保檔案的完整性

　　工程檔案是隨著工程的籌備和建設而形成的，是工程建設活動的真實反映和歷史記錄。

　　在日常的檔案管理中，建設單位組織各參建單位認真學習檔案管理的有關文件，要求各參建單位熟練掌握在工程實施的不同階段內，各自的檔案管理職責，檔案收集范圍、內容、數(shù)量及相關的材料整理要求。

　　建設單位督促各參建單位各負其責，使各級人員達成共識，齊抓共管，將工程檔案管理貫穿工程的立項、實施、驗收等各階段，實行檔案全過程管理。

　　按照檔案管理的依據(jù)性文件所規(guī)定的內容，做好自身有關文件資料的收集、整理工作，同時督促施工、監(jiān)理單位將工程項目建設過程的各類文件、圖紙按要求整理、歸檔，并及時向建設單位移交。

　　每個單位工程或合同段施工完成后，要求必須經(jīng)過檔案檢查合格后才同意交工驗收，從而確保了工程檔案的完整性。

　　3、認真審核，加強檢查、及時督促各參建單位同步整理工程檔案，確保檔案的準確性

　　工程檔案是工程建設過程中的重要依據(jù)，在工程建設的整個階段，建設單位作為項目文件材料立卷歸檔工作的負責人，按照“誰形成，誰負責”的基本原則，始終強調工程檔案真實性的重要。

　　對施工、監(jiān)理、設計單位上報各類工程資料，建設單位都按要求認真審核，重點對工程計量支付、工程隱蔽工程檢測、原材料送檢、現(xiàn)場安全管理等資料嚴格把關。

　　每季度均組織對項目進行績效考核，考核過程中，將工程項目檔案的整理作為一項重要考核內容，對資料中存在的問題進行通報，督促各參建單位限期進行整改。

　　同時，積極邀請檔案專家對工程檔案進行檢查和指導，及時發(fā)現(xiàn)問題進行整改，確保工程檔案的準確性。

　　4、科學分類，合理組卷，確保工程檔案的系統(tǒng)性

　　檔案管理最終的目的就是在于服務。

　　要發(fā)揮好檔案的服務作用，就必須進行系統(tǒng)整理，達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。

　　建設單位根據(jù)工程建設過程特點，按照工程前期、準備、實施、竣工四個階段進行整理。

　　工程前期階段文件，由建設單位負責收集與整理。

　　主要包括工程立項、環(huán)境評估、防洪論證等資料。

　　盒內按照批復在前，請示在后，報批過程中有關審查文件材料依次排列。

　　工程準備階段文件，由勘察、設計單位對工程勘察、設計資料進行整理，并于工程實施前向建設單位移交。

　　建設單位負責收集整理工程開工前的建設準備資料，主要包括招標投標、合同管理、開工備案、質監(jiān)登記等資料。

　　工程實施階段文件由各參建方在工程施工時，同步整理工程檔案，并于交工驗收前向建設單位移交。

　　本階段主要收集了工程實體形成的過程資料，主要包括工程管理、質量保證、質量評定、過程圖紙等資料。

　　按照資料編制單位和單位工程(合同段)劃分情況進行排列。

　　工程竣工階段文件由建設單位負責，各參建單位配合收集與整理，主要包括參建各方的竣工總結、工程效果分析報告、竣工審計報告、竣工驗收鑒定書及證書等。

　　資料整理后，建設單位按規(guī)定進行統(tǒng)一裝訂，并在案卷封面和卷脊編寫了案卷流水號，便于查閱，確保了檔案的系統(tǒng)性。

　　檔案管理應用實例及效果

　　以長江中游沙市河段航道治理臘林洲守護工程為例，開工伊始，在建設單位的統(tǒng)一組織和領導下，各參建單位高度重視工程檔案的收集、整理和歸檔工作。

　　檔案工作以“抓規(guī)范、求提升、爭一流”為目標，認真對照檔案規(guī)范建設標準，全面加強檔案建設，確保本工程檔案形成、收集及整理均符合要求。

　　施工單位成立了以項目經(jīng)理為組長的檔案管理領導小組，設立了檔案室，對工程施工中所形成的各種門類、各種載體的檔案實行綜合管理，建立了統(tǒng)一領導、層次分明、健全完善、運轉高效的檔案管理機構。

　　嚴格實施檔案工作責任制，形成了一級抓一級，層層抓落實的檔案管理責任運行機制。

　　在整理過程中，將工程《檔案資料目錄表》中的項目、任務分解到人，責任落實到人，做到每一項均有小組成員負責和指揮，又有具體人員去整理。

　　強化每一個人的責任同時強調團隊合作精神。

　　扎扎實實的推進檔案資料整理工作，取得顯著成效。

　　監(jiān)理單位注重加強資料信息管理，設立專職信息監(jiān)理員，采用計算機管理和無線、網(wǎng)絡通信相結合手段，建立以監(jiān)理部為中心的信息收集和傳遞體系。

　　同時按照工程資料管理的要求，督促指導施工單位做到工程資料和工程實體同步。

　　監(jiān)理工程師從施工準備階段、施工階段、交工驗收到汛后維護等各階段充分收集工程資料信息，一方面掌握工程第一手信息，便于提出針對性的監(jiān)理意見或指令，另一方面，篩查原始資料信息，將工程真實信息及時反饋給業(yè)主、設計等相關部門，確保及時形成全面可靠的工程資料。

　　工程完工后，該項目共整理檔案94卷，其中工程前期文件5卷;工程準備文件24卷;工程實施文件63卷;工程竣工驗收文件2卷。

　　該工程全套文件資料按照《長航局系統(tǒng)建設項目文件材料收集歸檔范圍》所規(guī)定的內容，將工程建設全過程中應該歸檔的文件、圖紙歸檔，各種文件原件齊全，技術數(shù)據(jù)準確可靠，簽字手續(xù)完備;并遵循水運工程基本建設程序各階段文件材料的自然形成規(guī)律成套性原則，保持文件材料的有機聯(lián)系分類科學，組卷合理;能夠真實反映項目竣工時的實際情況和建設過程，滿足今后維護使用的需要。

　　結語

　　檔案管理是項目管理中不可或缺的一環(huán)，檔案管理過程中，要抓早抓細，從工程立項階段至工程竣工驗收全過程掌控，建設單位要牽頭建立采取事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關的項目檔案全過程管理機制。

　　認真根據(jù)檔案管理有關文件要求，督促各參建單位的檔案工作，經(jīng)常性組織培訓學習，在日常巡查中，加強對工程資料的檢查指導，同時利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡平臺與各參建單位資料員加強溝通交流，提供檔案管理效率。

　　在今后工作中，還需進一步提高檔案管理工作的重視度，切實加強檔案資源利用，努力提高管理規(guī)范化水平，促進檔案管理工作再上新臺階。

　　參考文獻：

　　[1]交通運輸部檔案館.水運建設項目檔案管理文件匯編[Z].北京：交通運輸部檔案館，2009.

　　[2]長航局檔案中心.長江航務管理局基本建設項目管理文件匯編[Z].武漢：長航局檔案中心，2012.

　　[3]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[M].北京.中國人民大學出版社，2006(5).

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