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分析傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館的差異
下文是一篇小編精心準(zhǔn)備的分析傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館的差異，歡迎各位檔案管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的同學(xué)進(jìn)來(lái)看看哦!
摘 要：在電子時(shí)代，以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的數(shù)字檔案館日益成為人們所關(guān)注的焦點(diǎn)。因此，介紹了傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館在管理模式、管理流程、管理理念、管理對(duì)象和管理環(huán)境等方面的區(qū)別，并闡述了傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館并存發(fā)展將是今后我國(guó)檔案館的發(fā)展方向。
關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)檔案館;數(shù)字檔案館;比較
傳統(tǒng)檔案館的工作重點(diǎn)是接收、保管檔案，以檔案文獻(xiàn)服務(wù)為主，以本館所保存的檔案為基礎(chǔ)，向利用者提供各種檔案文獻(xiàn)服務(wù)。傳統(tǒng)檔案館在對(duì)檔案接收、整理、鑒定、保管、提供利用這一系列工作中已形成了一套相對(duì)完整的制度和流程。數(shù)字檔案館采用了新的技術(shù)來(lái)完成檔案的收集、整理、鑒定、保管與提供利用等工作任務(wù)。因此，數(shù)字檔案館的工作有著全新的內(nèi)容，這些內(nèi)容值得我們?nèi)パ芯俊?/p>
一、傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館的管理模式存在差異
傳統(tǒng)檔案館是我們黨和國(guó)家永久保存檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面利用檔案史料的中心。傳統(tǒng)檔案館是以實(shí)體的建筑物形式存在的，因其管理對(duì)象為記錄在紙張等載體上的以文字符號(hào)、圖表、圖像等形式存在的檔案信息，這種檔案信息的存在方式也被稱(chēng)為“實(shí)體”，所以，傳統(tǒng)檔案館的檔案管理模式是將館藏檔案以全宗或案卷為保管單位，圍繞著收集、整理、保管、鑒定、編研和提供利用等業(yè)務(wù)開(kāi)展工作，體現(xiàn)集中統(tǒng)一的管理原則和思想。具體地說(shuō)，傳統(tǒng)檔案館的管理模式是遵循集中統(tǒng)一的管理原則，圍繞檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)展開(kāi)的檔案管理模式。
數(shù)字檔案館是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及多媒體技術(shù)而產(chǎn)生的一種新型檔案館。它是采用現(xiàn)代高新技術(shù)所支持的數(shù)字檔案信息系統(tǒng)，代表的是一種信息環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建，是超大規(guī)模的、沒(méi)有時(shí)空限制的知識(shí)信息中心。數(shù)字檔案館的管理模式是一個(gè)開(kāi)放式的硬件和軟件的集成平臺(tái)，通過(guò)對(duì)技術(shù)和產(chǎn)品的集成，把當(dāng)前大量各種檔案載體數(shù)字化。也就是說(shuō)，“數(shù)字檔案館”是一個(gè)電子信息的倉(cāng)儲(chǔ)，能夠存儲(chǔ)大量的、各種形式的信息，用戶可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)方便的訪問(wèn)它，以獲取這些信息，并且其信息存儲(chǔ)和用戶訪問(wèn)不受地域限制。所以，數(shù)字檔案館的檔案管理模式與傳統(tǒng)檔案館的檔案管理模式是不同的。數(shù)字檔案館的管理模式是在集中統(tǒng)一管理原則指導(dǎo)下，對(duì)檔案信息集中統(tǒng)一管理及開(kāi)發(fā)利用，對(duì)電子文件本身則采取了分散管理的辦法，只對(duì)檔案信息進(jìn)行“虛擬接收”實(shí)行集中統(tǒng)一的管理。
數(shù)字檔案館采取了新的信息技術(shù)來(lái)完成檔案的收集、整理、鑒定、保管與提供利用等工作任務(wù)。盡管傳統(tǒng)檔案館和數(shù)字檔案館之間存在著很多區(qū)別，但數(shù)字檔案館必經(jīng)是由傳統(tǒng)檔案館發(fā)展而來(lái)的。傳統(tǒng)檔案館是數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)、數(shù)字檔案館是傳統(tǒng)檔案館的擴(kuò)展、數(shù)字檔案館是現(xiàn)代化的新型檔案館。
二、傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館管理流程存在差異
傳統(tǒng)管理流程的差異表現(xiàn)在：
第一，傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館的檔案信息來(lái)源及進(jìn)館方式不同。傳統(tǒng)檔案館的檔案信息來(lái)源主要是依靠人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中直接形成的各種紙質(zhì)文件材料，包括電子文件的紙質(zhì)打印件，具體的進(jìn)館方式是采用傳統(tǒng)的檔案接收和移交辦法。而數(shù)字檔案館的檔案信息來(lái)源主要是根據(jù)用戶的需要，對(duì)相關(guān)的檔案信息資源進(jìn)行“動(dòng)態(tài)搜尋和組織”，包括對(duì)數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行大面積的跨空間的、跨行業(yè)的搜尋和組織。數(shù)字檔案館的檔案進(jìn)館方式，目前有集中式與分散式兩種。以計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托，數(shù)字檔案檔案館可以采取分散保管、集中控制的文獻(xiàn)組織方法，不再把檔案實(shí)體收集進(jìn)館。
第二，傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館的檔案載體形式不同，傳統(tǒng)檔案館的檔案載體主要是紙張。幾千年來(lái)，紙張一直是信息保存與傳遞的主要載體與媒介。而與之對(duì)應(yīng)的數(shù)字檔案館檔案載體形式則多種多樣。數(shù)字檔案館的數(shù)字化信息主要存儲(chǔ)在光盤(pán)、硬盤(pán)和軟盤(pán)上。但新型載體存儲(chǔ)起來(lái)的信息，往往是不能直接閱讀的，必須借助于機(jī)器和設(shè)備，并且極易受到外力的干擾和破壞等等。
第三，傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館的檔案館運(yùn)行狀態(tài)和功能不同，傳統(tǒng)檔案館的運(yùn)行狀態(tài)可以簡(jiǎn)單概括為是對(duì)紙質(zhì)文件材料進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)及開(kāi)發(fā)利用的工作，傳統(tǒng)的檔案館則只能提供館藏實(shí)體檔案來(lái)提供人們利用。而數(shù)字檔案館運(yùn)行的實(shí)質(zhì)與人們所熟悉的傳統(tǒng)檔案館不同，它是根據(jù)用戶的需求，構(gòu)建一個(gè)虛擬的檔案信息環(huán)境，這種以用戶為中心而構(gòu)建的虛擬的檔案信息館藏，可以打破傳統(tǒng)檔案館的物理界限，是檔案館可以成為在網(wǎng)絡(luò)上能夠靈活方便地搜尋、選擇和聯(lián)結(jié)檔案信息資源的動(dòng)態(tài)信息系統(tǒng)。
第四，傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館的服務(wù)方式不同。傳統(tǒng)檔案館的服務(wù)方式基本上是以本地服務(wù)為主，服務(wù)工作的開(kāi)展以檔案館為中心，服務(wù)地點(diǎn)局限于檔案館內(nèi)，利用者必須到檔案館去，而檔案館的開(kāi)放時(shí)間也是極為有限的。在其開(kāi)放時(shí)間之外，無(wú)論你如何急需，一般來(lái)說(shuō)都無(wú)法獲得任何服務(wù)。數(shù)字檔案館以信息服務(wù)方式為主，以用戶為中心。檔案館可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將本館的以及網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)庫(kù)有關(guān)的信息直接傳送到用戶家中或辦公室里。只要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)上的個(gè)人電腦，就可以成為數(shù)字檔案館的服務(wù)對(duì)象，且能夠查找該檔案館的館藏及利用情況等所需要的信息。
第五，傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館的檔案整理形式不同。傳統(tǒng)檔案館的整理工作，主要是通過(guò)一系列的整理手段而進(jìn)行的，一般是將收集來(lái)的檔案，科學(xué)地組織起來(lái)，使之條理化、系統(tǒng)化，大體上可分為實(shí)體控制和智能控制兩個(gè)大部分。數(shù)字檔案館的庫(kù)藏檔案主要是以數(shù)字化的形式出現(xiàn)的，它符合電子文件的形成規(guī)律，使檔案的管理過(guò)程簡(jiǎn)單化，大大降低了檔案館的負(fù)擔(dān)。采用分散保管、集中控制的收集方法，使檔案實(shí)體分散于各個(gè)立檔單位之間。因此，其信息存放的物理位置實(shí)際上就體現(xiàn)了檔案的全宗關(guān)系，已經(jīng)清楚地說(shuō)明了檔案的相關(guān)背景信息。此外，傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館的檔案檢索工作不同。傳統(tǒng)檔案館的檔案檢索工作，主要是利用一些比較簡(jiǎn)單的、手工的檢索工具而進(jìn)行的。相對(duì)于傳統(tǒng)檔案館而言，數(shù)字檔案館可以實(shí)現(xiàn)檔案的全文智能化檢索方式。傳統(tǒng)檔案館的保護(hù)只要檔案文件保存在耐久性的載體上，就達(dá)到了保護(hù)檔案的目的。與之相對(duì)應(yīng)的，數(shù)字檔案館的保護(hù)工作包括兩方面的任務(wù)，一是要確保電子文件的長(zhǎng)期存取，也就是要注意軟硬件環(huán)境的維護(hù);二是保護(hù)電子文件數(shù)據(jù)的安全，防止電子文件的損毀、刪除、修改等。
三、傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館管理環(huán)境方面存在差異
傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館管理環(huán)境方面存在差異：
首先，表現(xiàn)在對(duì)技術(shù)的要求不同。由于傳統(tǒng)檔案館所保存的檔案主要是紙質(zhì)檔案和非常少量的縮微膠片、磁性載體等檔案，所以對(duì)傳統(tǒng)檔案館的技術(shù)要求一般比較低，多以手工管理為主，主要利用一些簡(jiǎn)單的檔案目錄、卡片等手工檢索工具進(jìn)行輔助管理，即可幫助用戶查找所需的資料內(nèi)容，進(jìn)而對(duì)技術(shù)的依賴(lài)性和要求較低。而數(shù)字檔案館的檔案主要是以磁介質(zhì)、光介質(zhì)等為主要載體的檔案，在工作條件上完全依賴(lài)于現(xiàn)代通信網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)進(jìn)行管理與工作，依靠高新技術(shù)的支持，實(shí)現(xiàn)的是館藏?cái)?shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、存儲(chǔ)海量化、服務(wù)自動(dòng)化、信息共享化的工作模式。很顯然，數(shù)字檔案館的新型的檔案載體形式雖然在技術(shù)和利用效率上優(yōu)于傳統(tǒng)檔案館，但是對(duì)技術(shù)的嚴(yán)重依賴(lài)性和對(duì)技術(shù)的高要求也是沒(méi)辦法改變的。
其次，對(duì)工作人員素質(zhì)的要求不同，傳統(tǒng)檔案館對(duì)檔案人員的素質(zhì)要求是由傳統(tǒng)檔案館工作的內(nèi)容及工作重點(diǎn)所決定的。傳統(tǒng)的檔案工作人員在很大程度上給人一種“倉(cāng)庫(kù)保管員”的印象。傳統(tǒng)檔案館對(duì)檔案人員素質(zhì)的要求是以掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和檔案工作技能為主的。數(shù)字檔案館的檔案管理工作人員區(qū)別于傳統(tǒng)的“倉(cāng)庫(kù)保管員”，是以一種嶄新的面孔出現(xiàn)的信息管理員，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)信息的轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)的分析、未來(lái)的預(yù)測(cè)等工作。數(shù)字檔案館的出現(xiàn)引起員工整體角色的轉(zhuǎn)變，對(duì)檔案工作人員的素質(zhì)、知識(shí)水平提出了更高的要求。它要求檔案工作者要調(diào)整心理狀態(tài)，更新觀念，以適應(yīng)新的信息環(huán)境;學(xué)習(xí)更多的科學(xué)文化知識(shí)，并掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，數(shù)字檔案館所需要的是復(fù)合型、一專(zhuān)多能的人才。
四、傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館管理理念方面存在差異
傳統(tǒng)檔案館的管理觀念，是一個(gè)由封閉、半封閉向半開(kāi)放、開(kāi)放逐漸轉(zhuǎn)變的過(guò)程。在傳統(tǒng)檔案館的條件下，檔案信息與紙質(zhì)載體有著互為存亡的關(guān)系，一損俱損，檔案館的管理觀念仍以“保管”為主，服務(wù)范圍相對(duì)狹窄，服務(wù)對(duì)象也比較單一，檔案的利用群體十分局限。傳統(tǒng)檔案館的管理理念實(shí)際上就是要突出“以檔案館為中心”，偏重檔案征集與保管工作，用戶直接到檔案館查找所需檔案材料即可，不用考慮其他因素。
在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，數(shù)字檔案館采取的是互相聯(lián)結(jié)，資源共享的本性，由于數(shù)字檔案館是本著公開(kāi)、共享、開(kāi)放的管理理念，進(jìn)而對(duì)傳統(tǒng)的觀念構(gòu)成了強(qiáng)烈的沖擊。電子時(shí)代下的檔案，開(kāi)放的觀念更加深入人心，數(shù)字檔案館更是提倡一種“信息超市”的管理理念，把用戶至上的服務(wù)理念作為檔案工作的重點(diǎn)，希望的是把檔案館建設(shè)成為一個(gè)能夠提供大量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的信息化、科技化檔案館。因而，數(shù)字檔案館強(qiáng)調(diào)的是“以用戶需求為中心”的管理理念，開(kāi)發(fā)高質(zhì)、規(guī)范的檔案資源，為用戶提供便捷的網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)。
通過(guò)傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館的比較，傳統(tǒng)檔案館在檔案資源收藏與提供利用中具有不可替代的地位，是數(shù)字檔案館的檔案信息來(lái)源;而數(shù)字檔案館也為傳統(tǒng)檔案館提供了進(jìn)一步的發(fā)展機(jī)遇。由于二者各自存在著優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，就決定了數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館必須相互依存，才能促進(jìn)我國(guó)檔案館事業(yè)的和諧迅速發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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