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淺議企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新環(huán)境下的檔案信息化建設(shè)
目前企業(yè)不斷在進行創(chuàng)新，在這樣的環(huán)境下，我國的檔案管理該走上一條什么樣的信息化建設(shè)道路呢，下面讓我們一起來看看這篇論文吧。
[論文關(guān)鍵詞] 企業(yè) 技術(shù)創(chuàng)新 檔案信息需求 檔案信息服務(wù)
[論文摘要] 信息對于企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新活動的發(fā)生、展開與實現(xiàn)有著重要的作用。本文闡述了企業(yè)在技術(shù)創(chuàng)新過程中檔案信息需求的類型，以及檔案信息服務(wù)部門在企業(yè)創(chuàng)新環(huán)境下應(yīng)如何加強檔案信息化建設(shè),為企業(yè)提供服務(wù)。
信息對于企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新活動的發(fā)生、展開與實現(xiàn)，有著重要的作用，同時，企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新是資源重新組合的活動，不僅需要物質(zhì)與能量資源，而且需要對信息資源的重新配置整合，達到創(chuàng)造新事物的目的。只有積累到一定數(shù)量、質(zhì)量的信息，才能保證創(chuàng)新選擇的正確和創(chuàng)新的順利進行。
1 企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新中的檔案信息需求
企業(yè)在創(chuàng)新過程中產(chǎn)生了很高的信息需求，只有全面了解企業(yè)的信息需求，檔案信息服務(wù)機構(gòu)才能更好地提供具有針對性的檔案信息服務(wù)，才能確定提供的服務(wù)是否有效、適用。企業(yè)在技術(shù)創(chuàng)新過程中的檔案信息需求是多種多樣的，其中最主要的信息類型包括：
1.1 市場信息
市場信息在企業(yè)競爭中起著引領(lǐng)技術(shù)競爭、促進技術(shù)創(chuàng)新的關(guān)鍵作用。企業(yè)從事技術(shù)競爭，其著眼點在于進入和占領(lǐng)國內(nèi)外市場，獲取市場信息則是開拓市場的強有力手段。
1.2 政策信息
企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新活動依托于國家的國情國力和國際創(chuàng)新趨勢等大環(huán)境，受到國家有關(guān)政策的調(diào)控和約束。了解政策信息是企業(yè)進行技術(shù)創(chuàng)新的基礎(chǔ)。
1.3 技術(shù)信息
為避免因信息閉塞造成重復開發(fā)、結(jié)構(gòu)趨同和防止因技術(shù)上難以逾越的困難而導致創(chuàng)新的失敗，技術(shù)創(chuàng)新必須有技術(shù)信息的扶持。只有掌握了雄厚的科技信息，才能使本來前景難斷的創(chuàng)新項目轉(zhuǎn)變?yōu)槌晒υ谖盏目煽毓こ獭?/p>
1.4 管理信息
管理信息是促進企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新的鑰匙。企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新不僅僅是技術(shù)問題，更是管理問題。一方面建立現(xiàn)代企業(yè)制度需要信息技術(shù)的支持，另一方面企業(yè)信息化的實施也將推動企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和管理模式的變革。
1.5 人才信息
經(jīng)濟的競爭和技術(shù)的競爭歸根結(jié)底是人才的競爭，是人才數(shù)量和質(zhì)量的競爭。在企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新中，人才是一個至關(guān)重要的因素。沒有創(chuàng)新人才，技術(shù)創(chuàng)新就無從談起。企業(yè)的人才信息檔案應(yīng)能夠反映各種人才的基本情況，如簡歷、專長、教育背景等。
在企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新過程中，企業(yè)檔案是一項重要的信息資源。檔案是保存與延續(xù)企業(yè)文化的載體，展示和傳播企業(yè)文化是檔案信息資源開發(fā)利用的目的。檔案資源只有通過信息化，建立起多層次、多種類、跨系統(tǒng)的檔案信息資源，才能真正實現(xiàn)檔案資源的價值和使用價值，使檔案信息服務(wù)體系滿足企業(yè)創(chuàng)新的要求，最大限度地為企業(yè)提供準確、超前和多樣性的資料信息，從而提升管理層面，提高企業(yè)整體的現(xiàn)代化管理水平。
檔案信息化建設(shè)是信息化建設(shè)的一部分，企業(yè)內(nèi)部某個部門的信息化也不是真正意義上的信息化。因此，信息化進程中要注重檔案信息整合，優(yōu)化企業(yè)檔案信息資源的布局，把檔案信息化看作是企業(yè)信息化的重要組成部分。把企業(yè)各部門的檔案信息納入相同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫中進行管理，如 “手冊報關(guān)核銷系統(tǒng)”、“人力資源管理系統(tǒng)”、“訂單管理系統(tǒng)”、 “生產(chǎn)管理系統(tǒng)”等，采取統(tǒng)一的軟件對檔案及檔案數(shù)據(jù)進行計算機處理和網(wǎng)絡(luò)化管理，以整體優(yōu)勢實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息資源共享，從而達到我們所需要的企業(yè)高層與部門管理環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系的目的。利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過對信息資源的深度開發(fā)和廣泛應(yīng)用，不斷提高生產(chǎn)、管理、決策的效率和水平，讓企業(yè)中高層電腦用戶能夠在輕松的人機對話中完成計算機任務(wù)的管理與決策，從而提高企業(yè)經(jīng)濟效益和企業(yè)競爭力。
2 企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新中的檔案信息服務(wù)
檔案信息服務(wù)就是為了讓人們能夠在特定時間獲取所需要的特定檔案信息而采取的服務(wù)措施。企業(yè)，作為專門的信息用戶，滿足其創(chuàng)新過程中的信息需求的關(guān)鍵是通過一切可能的途徑提供適當?shù)母鞣N形式的信息，供其選擇、使用，這就需要檔案信息提供者提供系統(tǒng)化的信息服務(wù)。檔案信息服務(wù)部門應(yīng)該充分運用信息化、網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢和手段，綜合集成，充分整合信息資源，增強服務(wù)手段，擴大服務(wù)內(nèi)容，開拓服務(wù)領(lǐng)域，提升服務(wù)水平，提高服務(wù)質(zhì)量，為技術(shù)創(chuàng)新服務(wù)體系發(fā)揮科技信息服務(wù)的有效支撐作用。筆者認為可從以下幾方面入手：
2.1 檔案信息數(shù)據(jù)庫開發(fā)服務(wù)
在為企業(yè)提供文獻檔案信息服務(wù)時，檔案信息服務(wù)部門擁有的豐富的信息資源不可能原封不動地傳遞給企業(yè)，因此應(yīng)根據(jù)企業(yè)的具體需求，選擇相應(yīng)的服務(wù)器。企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)配備交換機和操作平臺，建立有系統(tǒng)、完整的專題檔案數(shù)據(jù)庫，以便向用戶提供特色服務(wù)。例如可以建立文件級開放目錄中心，首先由企業(yè)確定出需要包含檔案信息數(shù)據(jù)源的范圍，然后根據(jù)用戶需求，從國內(nèi)外專利數(shù)據(jù)庫中套錄企業(yè)需要的所有專利信息，制成專利數(shù)據(jù)文件和圖片，最后根據(jù)開放檔案的有關(guān)辦法對文件數(shù)據(jù)庫進行審查，編制開放檔案目錄，把專利文件轉(zhuǎn)換成檔案數(shù)據(jù)庫(包括摘要和全文信息)提供給用戶。
應(yīng)用標準化的檔案管理系統(tǒng)，企業(yè)文書、業(yè)務(wù)部門可以隨時將形成的有查考利用價值的文件歸檔存儲到服務(wù)器上。檔案部門也可以將原有的檔案原件掃描后存儲到服務(wù)器上。當用戶通過身份確定，就可以在企業(yè)局域網(wǎng)的任何終端檢索、瀏覽到所需要的檔案信息及其全文，不必到檔案部門也能查找到檔案信息了。標準化的檔案管理為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)提供了快捷、高質(zhì)量的服務(wù)。
2.2 定題信息服務(wù)
定題信息服務(wù)，是檔案信息服務(wù)機構(gòu)根據(jù)一定范圍內(nèi)的用戶對某領(lǐng)域的信息需求，確定服務(wù)主題，然后圍繞主題進行信息的搜集、篩選、整理，以定期或不定期形式提供給用戶的一種服務(wù)。檔案信息服務(wù)人員在廣泛調(diào)查企業(yè)創(chuàng)新信息需求的基礎(chǔ)上，選擇適用面廣的主題作為服務(wù)課題，然后主動與用戶聯(lián)系，根據(jù)用戶需求，建立信息用戶服務(wù)檔案，從而針對性地提供信息服務(wù);或者根據(jù)企業(yè)用戶的個性化需求，及時有效地向用戶推送實用信息，幫助用戶有效地解決科研、生產(chǎn)和經(jīng)濟活動中的一系列難題。當用戶將自己所需要的檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)向系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫提交以后，由專職的信息服務(wù)人員確定檢索詞，搜尋相關(guān)網(wǎng)站，經(jīng)過初步的分析、篩選、歸納、總結(jié)，最終形成用戶需要的檔案信息資源，并將這些資源以一定的語言格式進行有序化整理，編輯成一個或多個方案，并通過E-mail發(fā)送到用戶郵箱中，或者上傳到服務(wù)人員個人主頁、定題信息服務(wù)主頁等，方便用戶直接上網(wǎng)瀏覽、下載、打印課題最新文獻。
2.3 檔案信息咨詢分析與情報研究服務(wù)
情報研究和咨詢服務(wù)是科技信息服務(wù)最主要的服務(wù)模式之一，也是企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新信息服務(wù)中應(yīng)重點發(fā)展的一項服務(wù)內(nèi)容。檔案信息服務(wù)部門應(yīng)該利用自身優(yōu)勢，不斷跟蹤、編譯世界各國重大科技計劃、政策、管理、創(chuàng)新與發(fā)展戰(zhàn)略等方面的最新資料，建設(shè)專題數(shù)據(jù)庫，進行基礎(chǔ)性情報資料的積累與分析，為開展信息咨詢與情報研究工作奠定基礎(chǔ)。進而結(jié)合企業(yè)自身情況，進行不同層次的研究與開發(fā)，包括項目跟蹤研究、技術(shù)發(fā)展趨勢預測研究、評估研究、發(fā)展對策研究等，直接參與企業(yè)的科研生產(chǎn)活動，起到企業(yè)經(jīng)營者的參謀、“耳目”、“尖兵”的作用。
隨著企業(yè)創(chuàng)新機制的加強，企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)保護力度在不斷加大，企業(yè)檔案信息服務(wù)部門要相應(yīng)加強對科技檔案和知識產(chǎn)權(quán)檔案的保護，積極為企業(yè)自主創(chuàng)新服務(wù)。企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新的最終目的是促使企業(yè)形成持續(xù)自主的技術(shù)創(chuàng)新能力，是培育企業(yè)的持續(xù)市場競爭優(yōu)勢。而有效利用信息情報在技術(shù)創(chuàng)新中相當重要，信息情報的收集、整理、分析和預測已成為技術(shù)創(chuàng)新的必要手段。企業(yè)檔案信息服務(wù)部門應(yīng)調(diào)整自身的工作方法和方式，圍繞市場經(jīng)濟所關(guān)注的科技、經(jīng)濟、社會發(fā)展問題，開展調(diào)查，提高分析水平，為企業(yè)決策提供服務(wù)。
2.4 提供培訓服務(wù)
提高員工的信息素質(zhì)是增強企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新能力的重要手段之一。檔案信息服務(wù)部門可以定期舉行各種活動，通過開辦網(wǎng)上課堂，或是利用電子閱覽室定期授課等方式為企業(yè)提供檔案信息技術(shù)、信息理論、信息檢索等方面的培訓，進而提高企業(yè)員工的檔案信息素質(zhì)，使其了解檔案信息資源的種類、形式和檢索方法，掌握檔案信息的社會地位、作用、影響，利用檔案信息進行科學研究，利用文本和多媒體報告研究成果，從而推動企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新的進程，更有效地實施檔案信息化管理工作，為企業(yè)自主創(chuàng)新和實施知名品牌戰(zhàn)略服務(wù)。
企業(yè)檔案信息部門要加強學習，摸清家底，開拓進取，超前介入企業(yè)管理流程，全方位參與企業(yè)信息化建設(shè)，將自身融入信息系統(tǒng)，使檔案工作與企業(yè)設(shè)計、生產(chǎn)、施工、管理等工作流程相銜接，以加強對企業(yè)各種類型文件材料運行的監(jiān)控。還應(yīng)積極參與國際質(zhì)量認證體系的貫標活動，實現(xiàn)檔案信息資源的制度化、規(guī)范化管理，建立和完善企業(yè)檔案自動化系統(tǒng)，積極主動地從各個渠道獲取并綜合處理各類信息，編制出有一定水平的綜合性、專題性的報告供企業(yè)決策者分析和判斷，提高服務(wù)水平。
參考文獻:
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